Voorkomen is beter dan genezen. Daarom moeten verworven fysieke documenten altijd gecontroleerd worden op vlekken, een muffe geur, vraat of andere tekenen van schimmel en plaagdieren. Zijn de ruimte waar het materiaal lag en de fysieke documenten schoon en droog? Hebben ze geen opvallende geur en zie je verder ook geen bijzonderheden? Dan is het risico op het verwerven van archief met actieve schimmelgroei en/of plaagdieren klein.
Maak in situaties waar sprake is van mogelijke schimmelbesmetting (bijvoorbeeld een ruimte of documenten die muf ruiken en klam aanvoelen) gebruik van persoonlijke bescherming in de vorm van ongepoederde nitril handschoenen, een FFP3-mondkapje en beschermende kleding, zoals een stofjas.
De bewaargeschiedenis van fysieke documenten zegt veel over het risico op aantasting door schimmel. Daarom worden de over te brengen fysieke documenten en het depot of de ruimte waar ze zich bevonden gecontroleerd. Bij voorkeur voorafgaand aan de overbrenging. Zo kun je besmet materiaal eerst schoonmaken en eventueel ontsmetten. Beoordeel de ruimte door te kijken, ruiken en voelen en doe navraag naar eventuele incidenten. Let ook op de conditie van de documenten: een muffe geur en slap papier zijn bijvoorbeeld een indicatie van een te vochtige bewaaromgeving. Al hoeft dat niet te betekenen dat er ook daadwerkelijk schimmelgroei aanwezig is. Stof en vuil, zowel op de documenten als in de ruimte, kunnen een hoge concentratie schimmelsporen bevatten.
Het is belangrijk om een goed beeld van een te verwerven bestand te krijgen. Bij een klein bestand doe je dat door alles te bekijken. Bij een groter bestand bekijk je een representatieve hoeveelheid willekeurige dozen. Voor de hoeveelheid te bekijken eenheden kan onderstaande tabel gebruikt worden.
| Omvang | Aantal te bekijken eenheden |
|---|---|
| Tot 1 meter | 100% |
| Tot 3 meter | 50% |
| Tot 5 meter | 30% |
| Vanaf 5 meter | 1 doos per meter of gebruik de steekproefcalculator van het Nationaal Archief |
Zijn de dozen of documenten niet genummerd, controleer dan willekeurige dozen. Hierbij loop je het hele bestand langs. Bevinden de fysieke documenten zich los in grote dozen zoals verhuisdozen of bananendozen, bekijk dan de inhoud van zoveel mogelijk dozen. In dergelijke dozen worden namelijk vaker plaagdieren aangetroffen.
Zijn de fysieke documenten genummerd en staan ze in een stelling, gebruik dan voor het kiezen van de te bekijken eenheden de steekproefcalculator van het Nationaal Archief.
Bekijk tijdens de controle dozen, mappen en de inhoud daarvan. En blader banden en delen door. Stof en vuil op dozen, mappen, banden en delen, roestige nietjes of papierclips, een muffe geur, sporen van waterschade, klam en slap papier, witte pluisvlekjes op linnen banden, poederig materiaal op het papier, etc. zijn indicatoren dat er iets aan de hand kan zijn. Aanvullend bekijk je beschadigde, vieze of op een andere manier verdachte stukken en dozen.
Heeft een objectschimmelpluis, kijk dan ook naar de ernaast, eronder en erboven staande stukken. De schade kan het gevolg zijn van een lekkage en dan is de kans groot dat die dozen ook aangetast zijn. Het kan ook dat de volgorde waarin je de dozen aantreft anders is dan die waarin de schade ontstaan is. In dat geval moet je meer dozen controleren.
Zie je schimmelvlekken, pluis of andere viezigheid op verpakkingen, dan moeten de verpakkingen vervangen worden. Zie je dit op fysieke documenten, dan moeten deze documenten schoongemaakt of ontsmet worden. Als al het materiaal er schoon en droog uitziet, kunnen de fysieke documenten zonder probleem overgebracht en in het depot geplaatst worden.
| Schimmel - afbeelding | Schimmel - toelichting | Schimmel - mogelijke risico's |
|---|---|---|
 | Er zijn gekleurde vlekken in het papier zichtbaar, maar geen los poeder, vuil of pluis. De kleuren zijn afvalstoffen van een oude schimmel, gehecht aan de papiervezel. | De schimmel vormt geen risico meer. Het document kan geraadpleegd en in het depot opgeborgen worden. |
 | Het papier is zacht, heeft nauwelijks nog samenhang en is daardoor zeer kwetsbaar. Maar er is nauwelijks of geen los poeder, vuil of schimmelpluis. Dat betekent dat het papier weliswaar aangetast is, maar dat de schimmel inmiddels niet meer actief is. | Deze documenten kunnen niet geraadpleegd worden. Het papier is zo zwak dat er een risico van verlies van informatie bij raadpleging is. Het kan wel in het depot worden bewaard. |
 | De roze vlekken duiden op een oude schimmel, maar het poeder of pluis ligt nog erg op het papier. Het papier is nog in goede staat en (nauwelijks) verzwakt. | Vuil, schimmelsporen en -resten kunnen zich verspreiden en allergische reacties veroorzaken. Het papier is niet verzwakt, dus dit document kan en moet schoongemaakt worden voordat het geraadpleegd en in het depot opgeborgen kan worden. |
 | Hier is duidelijk sprake van pluis, wat wijst op actieve schimmelgroei. Vaak voelt het papier (bovenste plaatje), het perkament (middelste plaatje) of de bandbekleding (onderste plaatje) klam, vochtig of zelfs nat aan. | Hanteer documenten met dit soort schade alleen met persoonlijke beschermingsmiddelen (handschoenen, stofjas, mondkapje). Als dit het gevolg is van een calamiteit, volg dan het collectiehulpverleningsplan!
Om verspreiding te voorkomen moeten de vindplaats en directe omgeving van deze documenten zo snel mogelijk ontsmet worden. |
 | Op dit soort banden, met een bepaald soort bekledingsmateriaal, komt vaak deze vorm van schimmel voor. | Hanteer documenten met dit soort schade alleen met persoonlijke beschermingsmiddelen (handschoenen, stofjas, mondkapje). Deze vorm van aantasting kan een teken zijn dat op de plaats waar deze banden liggen het klimaat niet goed is. Het is zaak dat te controleren en eventueel maatregelen te treffen. De objecten zelf moeten geïsoleerd worden om besmetting van de omgeving te voorkomen. |
 | Op deze doos zit pluis, vermoedelijk door een te vochtige bewaaromgeving. | Controleer het klimaat in de ruimte en tref eventueel maatregelen. Deze verpakking moet weggegooid worden en de erin geborgen documenten moeten worden gecontroleerd op aantasting door schimmel. Mogelijk is de omgeving ook besmet. En moet daarom ontsmet worden. |