In de nieuwe Archiefregeling staat dat een archiefdepot alleen bestemd is voor de opslag van fysieke documenten. Het is dus geen werkruimte. Hierdoor is het depot makkelijker schoon te maken en te houden. En houd je het risico op besmetting klein.
Het verblijf van mensen in het depot is beperkt om het ontstaan en de verspreiding van vuil en stof (bijvoorbeeld ingelopen vuil, snippers, huidschilfers, haar, etc.) te beperken.
Een archiefdepot wordt bezocht om fysieke documenten te plaatsen en op te halen. Of om deze af en toe en kortstondig te raadplegen. Daarnaast wordt het depot natuurlijk betreden om schoon te maken. En om controles en eventuele onderhoudswerkzaamheden uit te (laten) voeren.
Beschrijven en (her)verpakken van fysieke documenten gebeurt bij voorkeur buiten het archiefdepot. Zo voorkom je onnodig verblijf van personen. Uitzondering zijn die gevallen dat het verplaatsen van documenten van de ene naar de andere ruimte een onevenredig risico op beschadiging van documenten oplevert.
Een archiefdepot is in principe alleen bedoeld voor opslag van fysieke documenten. In de praktijk blijkt echter vaak dat opslagruimte in een gebouw beperkt is en het depot ook gebruikt wordt voor opslag van andere materialen dan fysieke documenten.
Wat kan wel:
- archiefverpakkingsmateriaal, mits geordend in stellingen of geplaatst op plastic pallets;
- geregistreerde, archiefgerelateerde objecten waarvan besloten is dat ze (tijdelijk) bewaard moeten blijven.
Wat kan niet:
- kantoorartikelen omdat het archiefdepot dan te vaak en door te veel mensen wordt betreden;
- overtollig meubilair;
- alle overige materialen.