De nieuwe Archiefregeling heeft aandacht voor het zorgvuldig en bewust bewaren van fysieke documenten in archiefdepots. Depothygiëne is daarin een nieuw onderdeel.
Deze module verduidelijkt wat depothygiëne inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kan of zelfs moet nemen en hoe je deze kunt documenteren.
Deze module is bedoeld voor:
- diegenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van archiefdepots. Wie dat zijn, is afhankelijk van de omvang en interne organisatie van de (archief)instelling;
- diegenen die de depots schoonmaken en -houden. Dat kunnen eigen medewerkers zijn, maar ook ingehuurde krachten;
- iedereen die in een archiefdepot komt. Dat is een brede groep, variërend van gebouwbeheerders en facilitair medewerkers tot behoudsmedewerkers, conserveringsadviseurs, collectiebeheerders en archivarissen.
Deze module is deels informerend en adviserend. En deels normerend.
Vrijwel alle onderdelen van deze module zijn informerend en adviserend. Alleen de volgende onderdelen zijn normerend en dus verplicht:
- toegelaten middelen voor schoonmaak;
- eisen voor minimale frequentie en methode reguliere schoonmaak;
- eisen voor extra schoonmaak bij specifieke situaties;
- eisen voor controle van de schoonmaak;
- eisen voor controle op plaagdieren;
- eisen aan een protocol voor schoonmaak;
- eisen aan een protocol voor controle op plaagdieren in het eigen depot;
- eisen aan een protocol voor controle op schimmel in eigen depot;
- eisen aan een protocol voor controle op schimmel en plaagdieren bij verwervingen.
Deze module heeft betrekking op archiefdepots met blijvend te bewaren fysieke documenten. Dus op zowel basisdepots en plusdepots, zowel bij overheidsorganen als bij archiefdiensten. De module helpt om het depot op een goede manier schoon te houden en het systematisch te controleren op plaagdieren en schimmel. Het bevat geen praktische informatie over het behandelen van fysieke documenten waarin schimmelgroei of de aanwezigheid van plaagdieren geconstateerd is.
Voor tijdelijk te bewaren fysieke documenten stelt de Archiefregeling geen eisen aan depothygiëne. Dit heeft te maken met de verwachting dat digitalisering zich zo snel ontwikkelt dat er steeds minder tijdelijk te bewaren fysieke documenten bij overheidsorganisaties zijn. Tijdelijk te bewaren fysiek materiaal valt dus buiten scope van deze module. Maar ook deze documenten moeten worden beschermd tegen vuil, schimmel of plaagdieren. Omdat ook dit materiaal zolang als nodig duurzaam toegankelijk moeten zijn.
In deze module bedoelen we met ‘fysieke documenten’ analoge dragers, zoals: papier en perkament, fotografische materialen, magnetische dragers (geluidsband, videoband) en digitale dragers (sd-kaarten, usb-sticks).
Deze module hanteert als uitgangspunt het voorstel van nieuwe Archiefregeling zoals die in de periode december 2023 – februari 2024 onderwerp was van een internetconsultatie. Let op: dat is op dit moment nog een concept. De Archiefregeling is nog niet definitief vastgesteld. De bepalingen in kwestie kunnen pas met inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, -besluit en -regeling aangehouden worden voor depothygiëne in archiefdepots.
Maar het is nu al, onder de huidige Archiefregeling, mogelijk om de aanbevelingen uit deze module toe te passen. De ‘algemene buitentoepassingstelling’ in artikel 27 van deze Archiefregeling biedt hier ruimte voor. Deze bepaalt namelijk dat je ook andere dan in de Archiefregeling voorgeschreven maatregelen mag toepassen zolang deze dezelfde veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne bieden.
De doelgroep kan deze module dus nu al toepassen.
De Archiefwet verplicht overheidsorganisaties en archiefdiensten te zorgen voor de juiste bewaaromstandigheden voor blijvend te bewaren fysieke documenten. De in de nieuwe Archiefregeling gestelde eisen geven aan hoe die bewaaromstandigheden eruit moeten zien.
Een belangrijke voorwaarde voor het langdurig bewaren van fysieke documenten is dat aantasting door schimmel en plaagdieren voorkomen wordt. Goede depothygiëne is daarbij essentieel.
Goede depothygiëne bestaat uit een aantal onderdelen, die elk even belangrijk zijn. Om te beginnen zijn er richtlijnen voor gebruik en schoonmaak van een depot. Daarnaast is controle op de aanwezigheid van plaagdieren en schimmel(sporen) in het eigen depot nodig om een beeld te krijgen van het risico op aantasting van de fysieke documenten. Ook binnenkomend archief moet op schimmel en plaagdieren zijn gecontroleerd voordat het in het depot geplaatst kan worden. En is een quarantaineruimte nodig om fysieke documenten die mogelijk aangetast zijn door schimmel en/of plaagdieren te isoleren van niet-aangetaste fysieke documenten.
Lees hier meer over op de volgende pagina’s:
- Gebruik van een depot
- Schoonmaak van een depot
- Controle op plaagdieren in het eigen depot
- Controle op schimmel in het eigen depot
- Controle op schimmel en plaagdieren bij verwerven
- Inrichting en gebruik van een quarantaineruimte
Daarnaast is instructiemateriaal voor de schoonmaak van een depot beschikbaar, gericht op en bedoeld voor schoonmakers.
Leg de afspraken, middelen en methoden vast in een protocol voor depothygiëne. Hierdoor kun je controleren op de kwaliteit van de uitvoering en verantwoording afleggen. De nieuwe Archiefregeling schrijft één protocol voor schoonmaak en één protocol voor geïntegreerde bestrijding van plaagdieren en schimmels voor.
Lees op de volgende pagina’s meer over de verschillende protocollen:
Wil je meer weten, raadpleeg dan deze pagina met meer informatie.