In de Archiefregeling 2024 is gekozen voor een andere benadering van klimaatbeheer en luchtbehandeling in archiefdepots dan in vorige regelingen. Nog steeds staat een optimaal klimaat voor blijvend te bewaren fysieke documenten centraal, maar de specificaties zijn zodanig geformuleerd dat het mogelijk wordt dit op een energie-efficiëntere en dus milieuvriendelijkere manier te realiseren.
Deze module geeft nadere tekst en uitleg over deze nieuwe benadering. Er wordt uitgelegd waarom klimaatbeheersing belangrijk is en welke wettelijke eisen er zijn. De module beschrijft vervolgens hoe de in de Archiefregeling vermelde binnenklimaateisen bereikt kunnen worden en welke stappen gevolgd moeten worden voor het meten en monitoren van het binnenklimaat.
Deze module biedt kortom handvatten waarmee een voor fysieke documenten geschikt binnenklimaat gecreëerd, gemeten, gerapporteerd en geoptimaliseerd wordt.
Deze module is bedoeld voor:
- Degenen die verantwoordelijk zijn voor de klimaatinstallaties in archiefdepots en het onderhoud en functioneren daarvan. Dat kunnen gebouwbeheerders en facilitair medewerkers zijn, maar ook adviseurs en partijen aan wie het onderhoud en de inregeling van de installaties is uitbesteed.
- Zij die verantwoordelijk zijn voor het behoud van fysieke documenten. Het klimaat in een archiefdepot speelt daarin een belangrijke rol omdat dit effect heeft op de héle collectie. De inhoud van deze handreiking zal daarom van belang zijn voor iedereen die met de bewaaromstandigheden van fysieke documenten te maken heeft: van manager tot bestuurder, van depotmedewerker tot hoofd Collectie.
Deze module is informerend en adviserend. De Archiefwet verplicht om te zorgen voor de juiste bewaaromstandigheden voor blijvend te bewaren fysieke documenten. De in de Archiefregeling 2024 gestelde eisen geven aan hoe die bewaaromstandigheden eruit moeten zien. Bijvoorbeeld het klimaat in de archiefdepots. Toelichting op deze eisen wordt gegeven op de pagina Wettelijke eisen voor binnenklimaat en luchtcondities van deze Handreiking. Deze module ondersteunt de uitvoering van deze verplichting.
Deze module heeft betrekking op archiefdepots voor blijvend te bewaren fysieke documenten. Zowel bij verantwoordelijke overheidsorganen als bij archiefdiensten.
Voor blijvend te bewaren fysieke documenten wordt in de Archiefregeling onderscheid gemaakt tussen basisdepots en plusdepots. In beide soorten archiefdepots gelden dezelfde klimaateisen. Voor tijdelijk te bewaren fysieke documenten stelt de Archiefregeling geen eisen aan de bewaaromstandigheden of het gebouw. Deze vallen daarom buiten scope van deze module. Desalniettemin is het gewenst dat gezorgd wordt voor goede opslagcondities voor het fysieke materiaal. Het moet immers gedurende de bewaartermijn duurzaam toegankelijk blijven. Dat er geen eisen gesteld worden aan de bewaaromstandigheden van dit materiaal heeft te maken met de verwachting dat de digitalisering bij de verantwoordelijk overheidsorganen zich zodanig ontwikkelt dat er steeds minder tijdelijk te bewaren fysieke documenten zullen zijn.
Voorts bedoelen we in deze module met ‘fysieke documenten’ analoge dragers zoals papier en perkament, evenals fotografische materialen. Kleurenprocédés, films en negatieven op dragers van cellulosenitraat en celluloseacetaat vallen hier niet onder omdat ze een ander klimaat voor langdurige bewaring vragen. Hetzelfde geldt voor magnetische dragers (geluidsband, videoband) en digitale dragers (sd-kaarten, usb-sticks).
Deze module hanteert als uitgangspunt de voorstellen voor de nieuwe Archiefregeling zoals die in 2022 zijn besproken tijdens een door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap georganiseerde Klankbordgroep fysieke materialen, bewaaromstandigheden en gebouwen. Let op: dat zijn op dit moment nog concepten. De Archiefregeling is nog niet definitief vastgesteld. De bepalingen in kwestie kunnen pas met inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, -besluit en -regeling aangehouden worden voor de regeling van het klimaat in archiefdepots.
Maar het is nu al, onder de huidige Archiefregeling, mogelijk om de aanbevelingen uit deze module toe te passen. De ‘algemene buitentoepassingstelling’ in artikel 27 van deze Archiefregeling biedt hier ruimte voor. Deze bepaalt namelijk dat je ook andere dan in de Archiefregeling voorgeschreven maatregelen mag toepassen zolang deze dezelfde veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne bieden.
De doelgroep kan deze module dus nu al toepassen en zo energie besparen. Wat niet alleen duurzamer, maar ook financieel voordelig is.
De eisen voor archiefdepots zijn vastgelegd in de Archiefregeling. Daarin worden onder meer de bandbreedten weergegeven waarbinnen Temperatuur (T) en relatieve luchtvochtigheid (RV) zich mogen bewegen en de voorwaarden waaraan het klimaat in de archiefdepots moet voldoen. Dit maakt het mogelijk om zowel te zorgen voor optimaal behoud enerzijds als voor een meer energiezuinige, zo mogelijk passieve, klimaatbeheersing anderzijds.
Lees hier meer over de wettelijke eisen voor het binnenklimaat
Omdat we bepaalde fysieke documenten voor de eeuwigheid bewaren, is het belangrijk te zorgen voor een klimaat dat deze documenten in goede conditie houdt. Klimaatwisselingen mogen alleen langzaam, met de seizoenen mee, plaatsvinden. Daarmee wordt schade als gevolg van snelle rek en krimp voorkomen. Chemisch verval van archiefmaterialen gaat sneller bij een hogere temperatuur (T) en relatieve luchtvochtigheid (RV). Een hoge RV kan leiden tot schimmelvorming. Een lagere T en/of een lagere RV zijn, binnen zekere grenzen, juist bevorderlijk voor de levensduur van deze materialen. Daarom moeten T en RV binnen bepaalde grenswaarden vallen.
Lees hier meer over het belang van een goed klimaat
Om aan de Archiefregeling 2009 te voldoen zijn veel archiefdepots uitgerust met klimaatinstallaties die vaak regelen op een vast setpoint. Dit kost veel energie en werkt bovendien kortdurende fluctuaties in de hand. De nieuwe Archiefregeling maakt het mogelijk om andere keuzes te maken, bijvoorbeeld de keuze voor een oplossing die energiezuiniger is. Dit onderdeel legt uit welke methoden er zijn om een juist klimaat te realiseren in een archiefdepot.
Lees hier meer over het zorgen voor een goed klimaat
Om te kunnen bepalen of het klimaat in het archiefdepot correct is, is het noodzakelijk dat dit op een betrouwbare en representatieve manier wordt gemeten. Dit houdt onder meer in dat voldoende sensoren op de juiste wijze geplaatst worden. Dit onderdeel verduidelijkt hoe dat gerealiseerd kan worden.
Lees hier meer over de meting van het klimaat
Het klimaat in een archiefdepot moet niet alleen op een correcte manier worden gemeten, maar ook op een correcte manier worden gemonitord, geregistreerd en geëvalueerd. Op basis hiervan kan bepaald worden of het klimaat voldoet aan de gestelde wettelijke eisen of dat er bijvoorbeeld op korte of lange termijn maatregelen getroffen moeten worden. Tezamen vormt dit het klimaat-evaluatieprotocol. Dit onderdeel van de module legt uit hoe het monitoren, registreren en evalueren van het klimaat op een adequate manier gedaan kan worden.
Lees hier meer over de monitoring, registratie en evaluatie van klimaat
Wil je meer weten, raadpleeg dan de pagina met meer informatie