Fysieke documenten die mogelijk aangetast zijn door schimmel of plaagdieren moeten geïsoleerd worden van de rest van de collectie om eventuele besmetting van de rest van de collectie te voorkomen. Hiervoor moet een quarantaineruimte ingericht worden.
Dit kan een echte ruimte zijn, maar ook een afsluitbare kast. Zolang de ruimte maar geïsoleerd is van het depot en alleen voor van aantasting verdacht materiaal gebruikt wordt. Zorg er vervolgens voor dat deze documenten zo snel mogelijk beoordeeld en indien nodig behandeld worden. Idealiter is de quarantaineruimte of -kast het grootste deel van de tijd leeg.
In geval van een grootschalige besmetting met schimmel of moeten grotere aantallen fysieke documenten verplaatst worden naar een externe locatie. Dit maakt deel uit van een calamiteitenplan en kan het beste uitbesteed worden.
Een quarantaineruimte of -kast moet goed schoon te maken zijn. Zorg voor goed te ontsmetten oppervlakken, zoals een gladde vloer en betegelde muren. Gebruik metalen stellingen om het materiaal in te plaatsen. Gaat het om een kast, gebruik dan een metalen kast met deuren. Dan kan de inhoud afgesloten worden van de rest van de omgeving.
Juist in de quarantaineruimte moet het klimaat goed zijn. Houd een relatieve luchtvochtigheid van maximaal 60%, maar liever 55% of lager aan, en een temperatuur van maximaal 20°C, liever 18°C of lager. Als de quarantaineruimte voorzien is van klimaatbeheersing zorg dan dat dit een zelfstandig systeem is met een afvoer naar buiten. Gaat het om een kast, dan mag deze niet in het depot staan.