De duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is een relatief nieuw werkterrein. Verschillende professies komen daarin samen en nemen hun eigen referentiekader en begripsduiding mee. Voor een goede interpretatie en gebruik van de DUTO-eisen is het echter van belang dat gebruikers dezelfde taal spreken. Om die reden zijn bij de DUTO-eisen definities opgenomen van de belangrijkste gebruikte begrippen.
In het overzicht onder deze tekst staan de begrippen, zoals deze zijn vastgesteld (gepubliceerd) door de stuurgroep van 12 april 2016 (versie 1.0).
| Begrip | Definitie |
|---|---|
| Aggregatie | Een informatieobject dat is samengesteld uit andere informatieobjecten (de componenten van de aggregatie). |
| Archiefbescheiden | Informatieobjecten die vallen onder de Archiefwet 1995. |
| Archiefbewaarplaats | Een bij of volgens de Archiefwet 1995 aangewezen bewaarplaats die het beheer van blijvend te bewaren overheidsinformatie als taak heeft en daarin gespecialiseerd is. |
| Archiefruimte | Een ruimte, bestemd of aangewezen, voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging. |
| Archiefstuk | Enkelvoud van 'archiefbescheiden'. |
| Authentiek informatieobject | Informatieobject waarvan kan worden bewezen: a) dat het is wat het beweert te zijn; b) dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden, en c) dat het opgemaakt of verzonden is op het tijdstip als aangegeven. |
| Beheeromgeving | Geheel van voorzieningen waar een beheerder over kan beschikken om informatie te beheren. |
| Bewaartermijn | De termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt. |
| Bronapplicatie | Eerste beheerapplicatie van een informatieobject. |
| Bronproces | Het werkproces waarin een informatieobject is ontvangen of opgemaakt. |
| Categorie | Aanduiding van een verzameling entiteiten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken, zoals vastgelegd in een classificatieschema. |
| Classificatie | Ordening van entiteiten in categorieën op basis een classificatieschema. |
| Classificatieschema | Aanduiding van het systematisch ordenen van entiteiten in categorieën. |
| Computerbestand | Geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat (computer, smartphone, videorecorder enzovoort) onder één naam kan worden behandeld en aangesproken. |
| Context | De entiteiten die direct en/of indirect de inhoud, structuur en wijze van bevraging van een informatieobject bepalen. |
| Conversie | Het omzetten van een informatieobject van het ene medium naar het andere, of van het ene formaat naar het andere. |
| Digitaal depot | Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale informatie mogelijk maakt. |
| Duurzaam bestandsformaat | Bestandsformaat dat als geschikt is beoordeeld voor de vastlegging van een duurzaam informatieobject. |
| Duurzaam informatieobject | Informatieobject dat voldoet aan de daaraan gestelde kwaliteitscriteria gedurende de hele beoogde levensduur. |
| Duurzaam toegankelijk | Toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard. |
| Eis | Behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is. |
| Entiteit | Elk concreet of abstract ding dat bestaat, bestond of zou kunnen bestaan, met inbegrip van de onderlinge verbanden tussen deze dingen |
| Export | Presentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor machinale interpretatie. |
| Gebruiksomgeving | Geheel van voorzieningen waar een gebruiker (mens of machine) over kan beschikken om toegang te krijgen tot informatie. |
| Historische versie | Voorgaande versie van een informatieobject. |
| Identificatiekenmerk | Uniek kenmerk van een entiteit. |
| Informatiemodel | Beschrijving van de structuur en betekenis van de informatieobjecten in een bepaald domein. |
| Informatieobject | Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. |
| Kwaliteitsmanagementsysteem | Het geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende elementen waarmee de organisatie beleid en doelstellingen bepaalt voor de kwaliteit van het informatiebeheer, inclusief het behalen van deze doelstellingen. |
| Metagegevens | Gegevens die een informatieobject beschrijven. |
| Metagegevensschema | Beschrijving van de structuur en betekenis van de metagegevens van een informatieobject. |
| Migratie | Handeling waarbij records worden overgezet van het ene systeem naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid. |
| Norm | Een norm beschrijft een erkende werkwijze van een bepaald onderwerp en toepassingsgebied. Een norm komt via consensus tot stand en wordt door een erkende instelling ontwikkeld en beheerd. |
| Ondersteunde gebruikersomgeving | Gebruikersomgeving die door de zorgdrager ondersteund wordt voor de weergave van zijn informatieobjecten. |
| Open standaard | Afspraken vastgelegd in specificatiedocumenten die beheerd worden in een open standaardisatieproces dat voldoet aan: laagdrempelige beschikbaarheid van documentatie, geen hindernissen op basis van intellectuele eigendomsrechten, inspraakmogelijkheden, en onafhankelijkheid en duurzaamheid van de standaardisatie-organisatie. |
| Overbrenging | Verplichte procedure uit de Archiefwet om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk twintig jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats over te dragen |
| Overheidsinformatie | Informatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. |
| Overheidsorgaan | Organisatie die volgens de Archiefwet 1995 een overheidsorgaan is. |
| Preservering | Processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefstukken door de tijd heen. |
| Proces | Samenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak. |
| Procesgebonden informatie(object) | Informatie(object) ontvangen of gemaakt bij het uitvoeren van een werkproces (het bronproces). |
| Selectie | a. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. b. Activiteit binnen de selectie als onder a. waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden. |
| Selectielijst | Beschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording. Daarin staan de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden. |
| Substitutie | Het vervangen van archiefinformatie door reproducties. De originelen worden vernietigd. |
| Toegang | Recht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie. |
| Toegankelijke informatie | Informatie die binnen redelijke tijd vindbaar en bruikbaar is. |
| Toegankelijkheidsniveau | Vastgestelde set kwaliteitseisen voor de toegankelijkheid van informatieobjecten die behoren tot een bepaalde risicoklasse. |
| Verklaring van vernietiging | Een verklaring of proces-verbaal waarin de vernietiging van informatieobjecten wordt vastgelegd. |
| Vernietigen | Proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. |
| Versie | Een afzonderlijk informatieobject uit een reeks die door opeenvolgende wijzigingen is ontstaan. |
| Versiereeks | Reeks van opeenvolgende informatieobjecten die door wijzigingen op die informatieobjecten is ontstaan. |
| Vertaalschema | Instructie hoe metagegevens die voldoen aan metagegevensschemaA, vertaald kunnen worden naar metagegevens die voldoen aan metagegevensschema B. |
| Vervangen | Reproductie van records met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke records te kunnen overgaan. |
| Waardering | Activiteit binnen de selectie waarbij door bestudering van de contextvan informatieobjecten wordt bepaald welke categorieën informatieobjecten voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen. |
| Weergave | Presentatie van een informatieobject in een vorm geschikt voor menselijke interpretatie. |
| Zaak | Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. |
| Zorg | De algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, elk op eigen terrein. |
| Zorgdrager | Degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden. |