Archiefbescheiden

DUTO gebruikt zo min mogelijk het begrip 'archiefbescheiden'. Dit omdat 'archiefbescheiden' veelal wordt geassocieerd met informatie die een zekere ouderdom heeft bereikt en die wordt bewaard in een speciaal daarvoor ingerichte voorziening. Maar dat is niet wat de Archiefwet 1995 bedoelt met 'archiefbescheiden'. Met 'archiefbescheiden' bedoelt de wet 'procesgebonden informatie' - los van leeftijd en wel of niet onder beheer.

De Archiefwet 1995 omschrijft archiefbescheiden als:

1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd;

Bij archiefbescheiden gaat het dus om informatie gebonden aan de werkprocessen van het overheidsorgaan. Informatie die in de context van het functioneel handelen van een overheidsorgaan wordt gemaakt of ontvangen, valt onder het begrip ‘archiefbescheiden’. Een-en-hetzelfde informatieobject kan voor de ene organisatie dus een archiefstuk zijn, maar voor de andere organisatie niet. De woorden "naar hun aard" geven aan dat een overheidsorgaan een informatieobject niet naar eigen goeddunken kan bestempelen tot wel of geen archiefstuk (het is immers het bronproces van het informatieobject dat bepaalt of het een archiefstuk is of niet). Het archiveren ofwel het onder beheer brengen van archiefbescheiden is wel een keuze van de organisatie. Een overheidsorgaan is volledig verantwoordelijk voor zijn archiefbescheiden; ook voor de bescheiden die niet onder beheer zijn gebracht.

Het handelingsperspectief van een individuele ambtenaar is bepalend voor de vraag of de informatieobjecten die hij vanuit zijn functie maakt of ontvangt, archiefbescheiden zijn. Bij twijfel over de vraag of informatie wel of niet als archiefbescheiden kan worden aangemerkt, kunnen onderstaande vragen helpen:

• Handelt de ambtenaar vanuit zijn/haar functie in het genereren/ontvangen van de betreffende informatie?
• Is de betreffende organisatie een functionele actor in het uitoefenen van de functie en het genereren dan wel ontvangen van deze informatie?
• Is de ontvangen informatie uitsluitend bedoeld voor de betreffende organisatie?