Classificatieschema

Een classificatieschema bevat benoemde categorieën en per benoemde categorie de criteria waaraan de entiteiten moeten voldoen om tot die categorie te behoren. Vaak beschrijft een classificatieschema ook de onderlinge relaties tussen de categorieën (bijvoorbeeld: een mens is een zoogdier). Dit verduidelijkt de  betekenis van de categorieën en maakt het beter mogelijk om deze automatisch te verwerken (bijvoorbeeld om af te leiden dat elke mens ook een zoogdier is).

Categorieën worden gebruikt om entiteiten te labelen (als onderdeel van de metagegevens), wat aangeeft dat die entiteiten aan de betreffende kenmerken voldoen. Entiteiten kunnen informatieobjecten zijn of de dingen die in informatieobjecten worden beschreven (zoals personen, processen, gebouwen enzovoort). Labeling draagt bij aan de betekenisbeschrijving van informatieobjecten. Dat maakt dat ze beter kunnen worden verwerkt - zowel door mensen als door applicaties. De labels kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het zoeken of het automatisch beheren van informatieobjecten.

Net als het indelen in werkprocessen bijvoorbeeld, is het indelen in categorieën altijd subjectief. Het is dus van belang dat een classificatieschema aansluit bij de dagelijkse praktijk van de medewerkers. Anders is de kans groot dat het schema niet of verkeerd wordt gebruikt.

Bij informatieobjecten met ongestructureerde informatie wordt de categorie waartoe dat informatieobject behoort, vaak vastgelegd in de metagegevens van dat informatieobject. Een paar voorbeelden:

• een informatieobject dat de functie van een besluit heeft, valt in de categorie (in de praktijk benoemd als documenttype) 'besluiten'. Deze categorie wordt als metagegeven opgenomen in het informatieobject;
• een informatieobject hoort bij een zaak en die zaak hoort bij een zaaktype, zoals vastgelegd in een Zaaktypecatalogus (ZTC). Dat zaaktype wordt dan als metagegeven bij het informatieobject opgenomen. In de praktijk gebeurt dat wel op zaakdossierniveau, maar daarmee is het zaaktype ook een metagegeven bij de informatieobjecten in het zaakdossier.

Bij informatieobjecten die met gestructureerde informatie een of meer entiteiten beschrijven, worden categorieën waartoe een of meer van die entiteiten behoren ook vaak als content vastgelegd. Voor het zoeken en vinden van informatieobjecten maakt dat niet uit. Metagegevens worden vrijwel altijd als gestructureerde informatie vastgelegd, ook bij informatieobjecten met ongestructureerde informatie als content. Een voorbeeld: een medewerker behoort tot de functiecategorie 'adviseur'. Dat wordt als kenmerk vastgelegd in de content van het informatieobject dat die medewerker beschrijft.

Opname van de categorieën in de metagegevens van een informatieobject draagt onder andere bij aan de vindbaarheid en beschrijving van informatieobjecten en entiteiten. Daarnaast zorgt het ook dat er beheereisen aan categorieën informatieobjecten gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld dat bij een document van het type ‘agenda’ altijd een vergaderdatum in de metagegevens staat.

Een classificatieschema heeft vaak ook de functie en betekenis van een inventarisatie, bijvoorbeeld alle soorten c.q. categorieën processen van een organisatie. Een ander voorbeeld: het bedrijfsfunctiemodel van EAR maakt duidelijk welke functies er binnen de Rijksdienst bestaan en hoe ze onderling samenhangen. Daarmee vormt het bedrijfsfunctiemodel een beschrijving van de functionele organisatie van de Rijksdienst. Van sommige soorten classificatieschema's zijn er meerdere beschikbaar binnen de overheid. Soms wordt een classificatieschema opgevolgd door een een nieuwe versie. Dan is het belangrijk dat er vertaaltabellen zijn.