Definitie
Gegevens die een informatieobject beschrijven.
Toelichting
Metagegevens dienen om andere gegevens te beschrijven. Metagegevens zijn bijvoorbeeld: wie legde wanneer en waarom een bepaald gegeven vast, en wanneer is het door wie gewijzigd en om welke reden? Het vastleggen van metagegevens vergemakkelijkt het beheren, vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie en is essentieel voor de betrouwbaarheid ervan.
In DUTO gaat het altijd over metagegevens die onderdeel vormen van het betreffende informatieobject. Het beheer van deze metagegevens is daarmee onlosmakelijk verbonden aan het beheer van het informatieobject. Daarbuiten kunnen ook aanvullende metagevens vastgelegd zijn, die los beheerd worden.
De standaard NEN-ISO 23081 geeft een uitgebreide uiteenzetting van de aard en het gebruik van metagegevens. De 'Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie' geeft hier nadere invulling aan voor de Nederlandse overheid. De DUTO-eisen gaan verder in op de metagegevens die minimaal vastgelegd moeten zijn en geeft de motivatie daarvoor.
Voorbeelden
Auteur van een notitie. Locatie waar een vergunning betrekking op heeft. Formaat van een bestand. Aanvrager van een subsidie. Datum van laatste wijziging.
Bronverwijzingen
Het begrip 'metagegevens' wordt in de meeste gezaghebbende bronnen niet gedefinieerd. Daarom geeft DUTO een eigen definitie die aansluit bij de manier waarop er veelal over geschreven wordt.
NEN-ISO 15489 geeft wel een explicite definitie van metagegevens: "gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven". Deze definitie gebruikt DUTO niet, omdat het een onnodige beperking geeft op de aard van de metagegevens. Dit sluit niet aan bij de gangbare manier om over metagegevens te praten. De elementen context, inhoud, structuur en beheer komen wel terug in de eisen die DUTO stelt aan metagegevens.