Overbrenging

De Archiefwet 1995 schrijft voor dat blijvend te bewaren informatieobjecten uiterlijk na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Het begrip 'overbrengen' suggereert een fysieke verplaatsing en een andere beheerder, maar dat hoeft niet. Overbrenging is vooral een juridische handeling waar de Archiefwet en het Archiefbesluit eisen aan stelt. De archiefbeheerder kan dezelfde organisatie zijn als de organisatie die overbrengt. Dat is bijvoorbeeld het geval bij gemeenten. Een informatieobject kan bij overbrenging op dezelfde plaats (beheerapplicatie) blijven, mits deze plaats als archiefbewaarplaats is aangewezen. 

Met de overbrenging van informatieobjecten van een archiefruimte naar een archiefbewaarplaats, wijzigt het wettelijk regime voor openbaarheid waaronder deze informatieobjecten vallen. Voor de archiefruimte is dat de Wet open overheid (de Woo), voor de archiefbewaarplaats is dat de Archiefwet.

[De volgende passage is overgenomen uit 'Belangen in Balans']:

Het begrip ‘overbrenging’ in de archiefwet- en regelgeving markeert de overgang van overheidsinformatie naar een ander openbaarheidsregime. Met overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats gaat het zorgdragerschap van de archiefbescheiden die door organen van de Rijksoverheid zijn gevormd, over op de minister van OCW en is voortaan de Archiefwet 1995 van toepassing. Dit betekent dat bij het overbrengen van archiefbescheiden van overheidsorganen naar een archiefbewaarplaats een rechtsgevolg is verbonden: met de overbrenging worden de bepalingen over openbaarheid van de Archiefwet 1995 van toepassing. Het andere begrip dat hier van belang is, is het begrip ‘archiefbewaarplaats’. Deze dient aan een aantal in de Archiefwetgeving vastgelegde voorwaarden te voldoen. Overbrenging van archiefbescheiden impliceert dat de bescheiden voortaan in een archiefbewaarplaats bewaard dienen te worden. Dit betekent niet noodzakelijkerwijze een fysieke verplaatsing, want op basis van artikel 26, lid 3 van de Archiefwet 1995 kunnen ook andere rijksarchiefbewaarplaatsen worden aangewezen dan de in lid 1 en 2 van hetzelfde artikel genoemde.

Het begrip ‘overbrenging’ is een begrip dat ook in de digitale informatiewereld betekenis heeft, vanwege het rechtsgevolg dat aan deze handeling is verbonden. Dat de archiefbescheiden zelf niet noodzakelijkerwijs hoeven te worden overgeheveld, doet daar niets aan af. Voorwaarde is dat de omgeving waarin de overgebrachte archiefbescheiden worden opgeslagen, voldoet aan de eisen die aan een bewaarplaats worden gesteld. Het begrip ‘overbrenging’ schept ook duidelijkheid over een aantal andere aspecten die bij waardering en selectie van archiefbescheiden van belang zijn:

• Enkel archiefbescheiden die zijn aangemerkt als ‘te bewaren’, kunnen worden overgebracht.
• Opschorting van overbrenging kan volgens de Archiefwet 1995 slechts indien de archiefbescheiden ouder dan twintig jaar door het overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd (art. 13, lid 3 Archiefwet 1995).
• Opschorting kan alleen met een machtiging afgegeven door de minister van OCW.
• Opschorting kan ten hoogste voor een periode van tien jaar (verlenging is echter mogelijk).
• Het opschorten van overbrenging heeft ook een rechtsgevolg: van kracht zijn niet de bepalingen over openbaarheid van de Archiefwet, maar de bepalingen die gelden voor niet-overgebrachte archieven (lees: de Woo).