Informatiemodel

Om informatieobjecten te kunnen beheren en gebruiken (door mensen en machines), moet bekend zijn welke informatieobjecten er zijn en wat hun structuur en betekenis is. Dit wordt beschreven in een informatiemodel. Er is geen eenduidige vorm voor informatiemodellen. Maar ze omvatten meestal de volgende elementen in de een of andere vorm:

• Informatietypen: Een ordening van informatieobjecten in zogenaamde informatietypen. Elk informatietype vertegenwoordigt een verzameling informatieobjecten met vergelijkbare vorm en/of functie. Bijvoorbeeld 'vergaderverslag', 'persoon', 'aanvraag', 'notitie', 'inschrijving' en 'besluit'. 
• Attributen:  Per informatietype een opsomming van de zogenaamde attributen waaruit een informatieobject van dat type is opgebouwd. Een attribuut heeft de volgende structuur:
  • Een attribuut is een combinatie van een attribuutnaam (bijvoorbeeld 'datum', 'auteur' of 'agenda') en nul of meerdere attribuutwaarden (bijvoorbeeld '15 januari 2013' of 'Harry Mulisch').
  • Een attribuutwaarde is één van de volgende:
    • Een enkelvoudig gegeven (zoals een tekst, getal, datum, tijdstip of een ja/nee-waarde).
    • Een verwijzing naar een ander informatieobject. Een verwijzend attribuut wordt ook wel een relatie genoemd.
    • Een lijst met attributen (ook wel hiërarchische attribuut genoemd).
• Regels: Een opsomming van eisen waar de attributen aan moeten voldoen. Zoals:
  • Waardeverzameling: Beschrijving van de mogelijke attribuutwaarden. Bijvoorbeeld 'getal', 'datum', 'tekst' of 'een verwijzing naar een persoon'.
  • Cardinaliteit: Het minimaal en maximaal aantal waarden dat het attribuut mag hebben.
  • Condities: Beperkingen op de mogelijke waarden. Bijvoorbeeld dat een sterfdatum niet voor de geboortedatum kan liggen. Of een formule waarmee de waarden automatisch bepaald kunnen worden op basis van de andere attributen. 
• Betekenis (semantiek): Een beschrijving van de betekenis van de attributen.

Een informatiemodel is een conceptueel model. Dat wil zeggen dat het alleen de inhoud van een informatieobject beschrijft, maar niks zegt over de fysieke vorm waarin de gegevens zijn vastgelegd. Dezelfde inhoud kan in veel verschillende vormen zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld in een XML-bestand, in een relationele database of op papier. Dit wordt niet in een informatiemodel vastgelegd.

Een informatiemodel omvat de beschrijving van de metagegevens die bij elk informatietype horen. DUTO maakt geen principieel verschil tussen metagegevens en 'gewone' gegevens. De metagegevens zijn attributen net als alle andere gegevens. Het enige verschil is dat metagegevens inhoudelijk betrekking hebben op het informatieobject zelf. Soms beschrijft een informatiemodel alleen de metagegevens van een informatieobject. Dat wordt dan wel een metagegevensmodel of metagegevensschema genoemd.

Voor gestructureerde informatie is het gebruikelijk om een informatiemodel te maken. Maar ook ongestructureerde informatie (zoals een tekst of een afbeelding) hebben een structuur die beschreven kan worden in een informatiemodel. Zeker als de informatie digitaal is vastgelegd is er altijd een onderliggende vaste structuur.