Een archiefdepot is geen steriele ruimte. Met de depotschoonmaak verwijder je zoveel mogelijk stof en vuil. Hierdoor wordt de voedingsbodem voor schimmel en plaagdieren beperkt.
Schoonmaak richt zich in eerste instantie op alle oppervlakken waar geen archief staat. De looppaden, topborden, lege legborden en bovenkanten van ladekasten liggen voor de hand. Maar denk ook aan de zijkanten van stellingen en kasten, lichtarmaturen, de bovenkant van eventuele metalen klimaatbuizen en -nozzles, muren, plinten, de vloeren tussen verrijdbare stellingen en alle andere gladde oppervlakken en randjes die een depot kan hebben.
Het is niet mogelijk en niet nodig om al die oppervlakken zeer regelmatig schoon te maken. Het logische uitgangspunt is dat de meest gebruikte oppervlakken het vaakst schoongemaakt worden, zoals de vloeren. Armaturen bijvoorbeeld, hoeven maar eens per jaar afgenomen te worden. Zo kan de schoonmaaklast over het hele jaar verdeeld worden.
Naast deze routineschoonmaak kan een extra schoonmaak nodig zijn. Bijvoorbeeld na rondleidingen, werkzaamheden in het depot of vanwege de bevindingen uit controles op plaagdieren en schimmels. In sommige gevallen moeten ook de dozen schoongemaakt worden.
Het dragen van een stofjas tijdens het schoonmaken voorkomt de verspreiding van stof en vuil. Draag deze niet buiten het depot en was hem regelmatig. Werk met schone handen, zonder gebruik van handcrème of -gel. Was ook ná het werken in het depot of met archiefstukken de handen. Je hebt immers gewerkt met stoffig materiaal dat mogelijk schimmelsporen bevat. Is een depot erg vies, zorg dan ook voor persoonlijke bescherming in de vorm van ongepoederde nitril handschoenen en een mondkapje.
| Middel | Wat is het? | Waar gebruik je het voor? | Hoe gebruik je het? |
|---|---|---|---|
| Stofzuiger | Stofzuiger met HEPA-filter om verspreiding van opgezogen stofdeeltjes te voorkomen. | Schoonmaken van vloeren, legborden, bovenkanten van ladekasten, dozen. | Volgens gebruiksaanwijzing. |
| Museum stofzuiger | Stofzuiger met HEPA-filter om verspreiding van opgezogen stofdeeltjes te voorkomen. | Schoonmaken van (on-)verpakte fysieke documenten en van verpakkingsmateriaal. | Volgens gebruiksaanwijzing. Gebruik een zacht zuigborsteltje en lage zuigsterkte voor onverpakte fysieke documenten. Vraag bij schade advies aan een restaurator. |
| Statische doek | Doeken met statische lading waardoor deze stof vasthouden. | Alleen voor het schoonmaken van vloeren zonder rails. Daarnaast eventueel gladde oppervlakken (stellingen, armaturen, etc.). | Met wisser voor de vloer of met de hand voor gladde oppervlakken. |
| Microvezeldoek | Doeken gemaakt van een mengsel van polyester- en polyamidevezels, dat heel goed vocht en vuil opneemt. | Schoonmaken van gladde oppervlakken (stellingen, ladekasten, armaturen, installatieonderdelen), eventueel dozen. | Volgens deze aanpak:
|
| Ontsmettingsmiddel | Producten op basis van:
| Ontsmetten van gladde oppervlakken waar met schimmel besmet materiaal heeft gestaan. | Volgens gebruiksaanwijzing, in combinatie met een microvezeldoek. Bevochtig het oppervlak van het doekje, of het schoon te maken oppervlak, licht door te sprayen met een (planten)spuit met het ontsmettingsmiddel. Droog goed na of controleer of het schoongemaakte oppervlak droog is voordat je er iets op zet. |
Op de juiste manier schoonmaken betekent het weghalen van:
- niet-hechtend vuil zoals stof;
- hechtend vuil zoals vingerafdrukken;
- diversen, zoals snippers papier, paperclips, elastieken, etc.
In een depot met luchtbehandeling is het belangrijk om van de inblaas van de luchtbehandeling naar de afzuiging toe te werken. Op die manier werk je met de luchtbeweging mee. Als er geen luchtbehandeling is, werk dan naar de deur toe. Omdat er rails liggen in een depot met verrijdbare stellingen, mag je in zulke depots de vloer alleen met een stofzuiger schoonmaken. Vegen met een statische doek kan zorgen dat vuil in de rails terecht komt, waar het lastig te verwijderen is. Hoofdpaden waar geen rails liggen mag je wel met statische doek vegen. Zijn er geen verrijdbare stellingen, dan kan de hele vloer met een statische doek geveegd worden.
Stofzuig de hoofdpaden en vaste zijpaden van het depot voordat je andere oppervlakken schoonmaakt. Dat voorkomt het opwaaien van stof.
Maak de ruimte vervolgens systematisch schoon. Draai bij verrijdbare stellingen een gangpad open, stofzuig. Neem stof af van de topborden en lege legborden (van boven naar beneden en van links naar rechts). Stofzuig opnieuw de vloer en ga door naar het volgende gangpad. Als alle tussenpaden zijn gedaan, stofzuig dan opnieuw de hoofdpaden en vaste zijpaden om alles wat op de grond is gevallen alsnog weg te halen.
Dweilen is verboden. Het heeft een negatieve invloed op de relatieve luchtvochtigheid in het depot.
| Locatie | Minimale frequentie | Methode |
|---|---|---|
| Ruimtes in het kantoorgebied die grenzen aan de ingang van het depot | Dagelijks | Stofzuigen of vegen met statische doek |
| Ruimtes in het depotgebied die grenzen aan de ingang van het depot | 1 keer per week | Stofzuigen of vegen met statische doek |
| Hoofdpaden in het depot | 1 keer per 3 maanden | Stofzuigen of vegen met statische doek |
| Vaste zijpaden tussen en om de stellingen | 1 keer per 6 maanden | Stofzuigen |
| Paden tussen verrijdbare stellingen | 1 keer per 6 maanden | Stofzuigen |
| Stellingen en hoge ladekasten - topborden | 1 keer per jaar | Vegen met microvezel- of statische doek |
| Stellingen en hoge ladekasten - zijkanten, etc. | 1 keer per jaar | Vegen met microvezel- of statische doek |
| Lage ladekasten - bovenkant | 1 keer per 6 maanden | Vegen met microvezel- of statische doek |
| Lage ladekasten - zijkanten | 1 keer per jaar | Vegen met microvezel- of statische doek |
| Armaturen, metalen klimaatbuizen, nozzles, leidingen, muren, plinten en alle andere gladde oppervlakken en randjes | 1 keer per 2 jaar | Afnemen met microvezel- of statische doek |
| Quarantaineruimte - tijdens gebruik | 1 keer per week | Vloer stofzuigen en de stofzuigerborstel 1 keer per maand met ontsmettingsmiddel ontsmetten |
| Quarantaineruimte - tijdens gebruik | 1 keer per maand | Vloer en legborden reinigen met ontsmettingsmiddel |
| Quarantaineruimte - voorafgaand aan een plaatsing archief | elke keer | Lege legborden waar het archief geplaatst wordt reinigen met ontsmettingsmiddel |
| Quarantaineruimte - na een plaatsing archief | elke keer | Vloer reinigen met ontsmettingsmiddel |
| Quarantaineruimte - na weghalen archief | elke keer | Lege legborden (waar het archief stond en de aangrenzende legborden) én de vloer reinigen met ontsmettingsmiddel |
| Situatie | Actie |
|---|---|
| 24 uur voorafgaand aan plaatsen van archief | Lege legborden afnemen met microvezel- of statische doek, lege lades afnemen en eventueel stofzuigen |
| Na het plaatsen van archief | Hoofdpad en zijpaden waar archief geplaatst is stofzuigen |
| Depots waar veel beweging is door raadplegingen of rondleidingen | Frequentie van schoonmaak van gehele depot verhogen |
| Na uitvoering van (bouw)technische werkzaamheden in depot | Hoofdpaden, zijpaden, armaturen en stellingen in het gebied waar de werkzaamheden hebben plaatsgevonden schoonmaken |
| Na aantasting door schimmel | Alle legborden en omringende oppervlakken afnemen met microvezeldoekjes en ontsmettingsmiddel |
| Meer dan gemiddelde aantallen plaagdieren (insecten) | Extra stofzuigen en monitoren. Bij blijvende besmetting professioneel laten bestrijden |
| Na calamiteit (bijvoorbeeld waterschade) | Alle legborden en omringende oppervlakken afnemen met microvezeldoekjes en ontsmettingsmiddel |
Controle van de schoonmaak gebeurt visueel. Kijk of er nog ergens vuil of stof ligt en gebruik daarnaast een (licht gekleurde) doek of tissue om te testen of een oppervlak schoon is. Voer de controle als volgt uit:
- controleer alle schoongemaakte ruimtes;
- bepaal vooraf voor elke ruimte welke oppervlakken gecontroleerd moeten worden (bijvoorbeeld de vloer en de stellingen);
- stel per controleronde vast hoeveel en welke specifieke oppervlakken je controleert. Controleer bijvoorbeeld de hele vloer. En kies in het depot een aantal willekeurige stellingen om te controleren;
- draai bij verrijdbare stellingen een andere stelling open dan die door de schoonmakers is opengelaten om te controleren of alle gangpaden schoongemaakt zijn;
- controleer of ook tussen stelling of (lade)kast en muur schoongemaakt is;
- controleer, waar van toepassing, of onder de (lade)kast schoongemaakt is;
- bij zichtbare stof- of vuilresten, papiersnippers of andere rommel op oppervlakken en/of vloer is de schoonmaak onvoldoende;
- schoonmaakacties en eventuele afwijkingen en opmerkingen noteer je in een logboek (zie voorbeeld-protocol).