Er zijn verschillende redenen waarom een schoon depot belangrijk is voor het beheer en behoud van fysieke documenten. Het goed bijhouden van depots kost tijd en geld. Het schoonmaken en ontsmetten van door schimmel of plaagdieren aangetaste fysieke documenten kost echter nog veel meer tijd en is buitengewoon kostbaar. Door de nodige maatregelen te treffen kun je hieronder genoemde risico’s vermijden en schade aan de fysieke documenten voorkomen. Dit doe je door goed regelen, monitoren en indien nodig bijsturen van het klimaat. En door het schoonhouden en controleren van depot en collectie.
Stof en vuil op en om fysieke documenten kan gemakkelijk verspreid worden doordat het opwaait. Of doordat dezelfde handen eerst een vieze doos beetpakken en vervolgens de schone documenten die erin zitten. Stof en vuil kunnen de leesbaarheid van teksten en afbeeldingen verslechteren. Soms is dat blijvend omdat het vuil zich aan de papiervezels gehecht heeft en niet meer verwijderd kan worden. De oppervlakken van fysieke documenten kunnen bovendien beschadigd raken door het schurende effect van stof en vuil.
Schimmelsporen zijn overal aanwezig. Het is nauwelijks te voorkomen dat ze het depot in komen. Je kan het risico wel proberen te beperken door de lucht in het depot te filteren op fijnstof (zie de module klimaatbeheer). En door alles wat het depot binnenkomt te controleren op mogelijke schimmelgroei (zie: Controle op schimmel en plaagdieren bij verwerving).
Een stoffig depot is niet direct oorzaak van schimmelgroei, maar werkt het ontstaan ervan wel in de hand. In stof kunnen (veel) schimmelsporen zitten. Doordat stof ook vocht aantrekt en vasthoudt, een eerste voorwaarde voor schimmelgroei, is het een goede voedingsbodem voor schimmelsporen.
Een actieve, groeiende schimmel veroorzaakt onomkeerbare schade aan fysieke documenten. De schimmel breekt deze namelijk letterlijk af. Een fysiek document met actieve schimmelgroei kan bovendien zoveel schimmelsporen verspreiden dat de kans op een schimmelexplosie toeneemt als de relatieve luchtvochtigheid (langdurig) hoger is dan 60%. Als fysiek materiaal eenmaal is aangetast door schimmelgroei is het lastig en kostbaar om ze te ontsmetten en/of schoon te maken.
Plaagdieren kunnen ook aanwezig zijn in een depot. Net als schimmel(sporen) kunnen ze binnengebracht worden met niet goed gecontroleerde en niet schoongemaakte fysieke documenten of verpakkingsmateriaal. Het kan ook zijn dat plaagdieren door kieren naar binnen kruipen. Ze houden zich graag schuil in stoffige en vuile hoekjes. Schoonmaken voorkomt de komst van plaagdieren niet, maar beperkt verdere ontwikkeling of uitbreiding ervan.
Plaagdieren kunnen papieren documenten afgrazen, opeten of bevuilen. Net als voor aantasting door schimmel geldt dat het lastig en kostbaar is om door plaagdieren aangetaste documenten te ontsmetten.