Lessons learned: Technische Universiteit Eindhoven
Op 24 februari 2022 vond een interview plaats met de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) over archiveren by design. Er is gesproken met Wim Segers (Adviseur Data Management) en Stefan Osinski (Afdelingshoofd General Data Management).
Het praktijkvoorbeeld van de TU/e geeft weer hoe archiveren by design geworteld is in de governance. Ook is de betrokkenheid van adviseurs op het gebied van archiveren groot. Daarnaast laat de casus zien dat er aandacht nodig is voor meer bewustwording over het werken met data en documenten in alle lagen van de organisatie.
Context praktijkervaring
De TU/e past sinds 2014 archiveren by design toe. Er is een archiefvisie opgesteld waarin een aantal heldere uitgangspunten staan. Bijvoorbeeld over welke governance moet worden gevolgd bij het uitvoeren van projecten. Binnen projecten is de methodiek archiveren by design goed ingeburgerd. Het is nu de uitdaging om het naleven van de afspraken die zijn gemaakt tijdens het project steviger te borgen in de beheerorganisatie.
Les 1: archiveer zoveel mogelijk in de bron
De TU/e heeft er voor gekozen om zo veel mogelijk te archiveren in de bronapplicatie. Dit uitgangspunt staat ook vermeld in de archiefvisie. Het is over het algemeen namelijk complexer en duurder om digitaal te archiveren in een aparte archiefapplicatie. Uiteindelijk worden de blijvend te bewaren data wel vanuit de procesapplicatie naar de Records Management Applicatie (RMA) gemigreerd.
Les 2: maak afspraken over het te volgen proces
In de archiefvisie van de TU/e is ook aandacht voor de governance van projecten. De ervaring is dat in praktijk de betrokkenheid van adviseurs op het gebied van archiveren hierdoor groot is. Nu is het vanzelfsprekend dat de adviseurs worden betrokken, maar uiteraard heeft het wel een tijdje geduurd voordat dit ook daadwerkelijk zo in praktijk werd toegepast. Bij de aanschaf van een nieuwe applicatie worden adviseurs nu standaard betrokken. Een vraag die helemaal aan begin altijd gesteld wordt is: ‘Komt er archiefwaardige informatie in de applicatie?’. Hierop kan worden voortgeborduurd bij het verdere procesverloop van het op te starten project. Zoals bij het formuleren van de eisen en wensen die worden opgenomen in het Programma van Eisen.
Les 3: heb aandacht voor de beheerfase
Inmiddels worden de adviseurs in de praktijk goed betrokken bij projecten. De TU/e denkt nu na over verdere verbeteringen. Bijvoorbeeld: meer bewustwording creëren voor het belang van goede archivering en het denken vanuit document- en datalifecycle. Om meer aandacht te hebben voor de beheerfase is er een handboek kwaliteitszorg opgesteld. Dit handboek was de basis voor een awareness-training die aan alle lagen van de organisatie is gegeven.
Tijdens projecten worden afspraken gemaakt over het archiveren. Het is van belang dat er controle is op de naleving van deze afspraken. Een volgende stap is dan ook het verder vormgeven van een kwaliteitstoets. Door o.a. Data Domain Owners. Zij worden benoemd door het College van Bestuur. De Data Domain Owners zijn doorgaans directeuren van een dienst en decanen van een faculteit die tevens eindverantwoordelijk zijn voor de data van het desbetreffend domein. Zij kunnen vervolgens toetsen of de afspraken die zijn gemaakt tijdens projecten, bijvoorbeeld over tijdige vernietiging, ook voldoende worden toegepast in de praktijk.