Lessons Learned: gemeente Reusel-De Mierden
Deze praktijkervaring beschrijft de ontwikkeling van de elektronische handtekening voor de gemeente Reusel-De Mierden. Hiervoor is een interview afgenomen met Camiel de Haas, consulent informatiemanagement, op 13 oktober 2021.
Uit deze praktijkervaring komt voornamelijk het voordeel van vooraf een uitgebreide analyse van de werkprocessen het vraagstuk naar voren. Hierdoor wordt het makkelijker om het project af te bakenen. En oplossingen op maat te creëren. Ook toont deze praktijkervaring aan dat het goed is om na te denken over hoe je medewerkers in de organisatie betrekt bij het project het implementeren van de oplossing. En welke medewerkers juist alleen op hoofdlijnen geïnformeerd kunnen worden. De gemeente Reusel-De Mierden heeft hier een mooie balans in gevonden bij dit project.
Context van de praktijkervaring
De gemeente Reusel-De Mierden ging in 2020 verder met hun ambitie om volledig digitaal te werken. Het vervangingsbesluit van de gemeente was aangenomen, nu moest er nog een elektronische handtekening komen. De coronapandemie heeft dit project versneld. Iedereen ging immers thuiswerken waardoor veel processen volledig online werden uitgevoerd.
Les 1: bepaal een goede afbakening
Er bestaan verschillende varianten van een elektronische handtekening. De juridisch zwaarste variant van een elektronische handtekening, gebruikt een token. Als je alle benodigde tokens voor alle elektronische handtekeningen opneemt, kan het systeem overbelast raken. Daarom moet je afbakenen. Het project heeft in kaart gebracht welke werkprocessen welk type handtekening nodig hebben en waarom. En het project constateerde dat er maar één werkproces was dat de juridisch zwaarste variant van elektronische ondertekening nodig had: het opstellen van overeenkomsten. In dit proces hangt het meeste gewicht aan de legitimiteit van de handtekening. Voor andere werkprocessen kon een minder zware variant handtekening worden gebruikt, waarvoor geen tokens nodig zijn die het systeem belasten. Alle mandaatniveaus zijn bij de gemeente juridisch goed in kaart gebracht en vastgelegd in een mandaatregister. Het aanpassen van het ondertekenproces, van fysiek naar digitaal, moet meegenomen worden in dit register.
Les 2: leer van andere organisaties
De gemeente heeft voor dit project gekeken naar het werk van andere organisaties. Andere gemeenten werkten al met een elektronische handtekening. Soms ging dat mis. Zo werd bij één gemeente alles ondertekend in het digitale systeem. Hierdoor crashte het systeem. Gemeente Reusel-De Mierden heeft dit voorkomen door een goede afbakening. De bronnen van de VNG hebben hierbij zeker geholpen. De diverse niveaus voor handtekeningen stonden namelijk beschreven in de handleiding over elektronische handtekeningen van de VNG. Dit was een belangrijke bron van kennis voor het project.
Les 3: werk goed samen met de stakeholders
Reusel-De Mierden is een kleine gemeente. Er wonen minder dan 14.000 inwoners. Dat maakt dat de lijntjes binnen de gemeentelijke organisatie kort zijn. Men weet elkaar snel te vinden. De coördinator en het afdelingshoofd van DIV, de opdrachtgever van het project, waren direct betrokken. Hetzelfde geldt voor het bestuur en de hele DIV-afdeling. De stakeholders waren de eigen gebruikers; medewerkers van de afdeling Juridische Zaken. Deze medewerkers zijn ook betrokken bij de testfase. De pilot spitst zich namelijk toe op de bezwarencommissie, een proces dat wordt ondersteund door JZ. Dit project heeft gezorgd voor een betere samenwerking tussen JZ en de DIV-adviseur.
Les 4: communiceer de resultaten op een geschikt moment met het juiste publiek
De medewerkers van de gemeente zijn op de hoogte van de plannen voor de elektronische handtekening. Ze worden echter niet ingelicht over iedere gemaakte vordering. Dat is een bewuste keuze. Het project is niet voor iedere medewerker even belangrijk. Zij willen gewoon dat alles goed werkt. De waarde van het project wordt bewezen met de gemaakte resultaten. De medewerkers die wel op de hoogte zijn, zijn de sjabloonmakers, het MT en uiteraard de directie, DIV en JZ.
Les 5: benut technische mogelijkheden om het werk te vereenvoudigen
Het gebruik van sjablonen gaat ook mee naar de nieuwe situatie. Sjablonen maken het digitaal ondertekenen nog eenvoudiger en zorgen voor eenduidigheid. De opmaak van de nieuwe sjablonen verschilt inhoudelijk weinig van voorgaande versies. De enige uitzondering is het toevoegen van een code in witte tekst. Hiermee herkent het document automatisch waar de elektronische handtekening van de ondertekenaar geplaatst moet worden. En kun je steeds een andere elektronische handtekening invullen op dezelfde plek, afhankelijk van wie het document ondertekent. Het voordeel van de elektronische handtekening is dat men de authenticiteit van de documenten beter kan waarborgen. Het is te achterhalen wat er met het digitale document is gebeurd, wie het heeft bewerkt en wat er is veranderd, etc. Deze zaken zijn allemaal af te lezen aan de metadata, het “digitale DNA.”