Module Wat moet je weten en kunnen?

In onze organisatie is steeds meer aandacht voor het belang van een goede informatiehuishouding. We vinden het belangrijk dat informatie die voortkomt uit de werkprocessen duurzaam toegankelijk is. Een manier om de informatiehuishouding te verbeteren is ‘archiveren by design’. Bij archiveren by design neem je maatregelen voor duurzame toegankelijkheid van informatie op het moment dat informatiesystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. Archiveren by design is daarom een integraal onderdeel van elk project waarin duurzame toegankelijkheid een rol speelt. Vanuit jouw rol geef je hier concrete invulling aan. Daarbij werk je nauw samen met onder meer de architect, informatiebeveiliger en privacybeschermingsdeskundige.

Onze organisatie staat voor een aantal grote uitdagingen. We gaan de komende jaren enkele belangrijke applicaties vervangen, meer datagedreven werken en onderzoeken hoe we kunstmatige intelligentie kunnen inzetten in de werkprocessen. We vinden het belangrijk dat duurzame toegankelijkheid van informatie in al deze ontwikkelingen wordt meegenomen.

Je bent een bevlogen en enthousiaste professional. Je bent op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied. Je staat open voor andere ideeën en bekijkt een vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken. Je vindt het leuk om in teamverband met andere specialisten samen te werken, veelal in projectvorm. Je weet wanneer je voet bij stuk moet houden, maar ook wanneer je water bij de wijn moet doen. Je houdt rekening met belangen van anderen en met beperkingen in tijd en geld.

Vanochtend begint de dag met het maandelijkse informatiemanagementoverleg. Hier wordt het projectenportfolio van de organisatie besproken. Jij zit aan tafel om de aandachtspunten voor duurzame toegankelijkheid in te brengen. Na het overleg belt de architect je op. Ze werkt aan een nieuwe versie van de enterprise architectuur en wil bij je toetsen of ze daarin de juiste uitgangspunten voor duurzame toegankelijkheid heeft opgenomen. ’s Middags doe je mee aan een sessie waarin requirements worden geformuleerd voor het nieuwe financiële systeem. Je moet helaas iets eerder weg, want de kick-off voor het nieuwe dataplatform is vandaag en jij mag daar het onderwerp duurzame toegankelijkheid pitchen.

Voor het uitvoeren van archiveren by design vinden we een aantal competentiegebieden belangrijk.

Competenties

• Creativiteit: oplossingen bedenken specifiek voor het vraagstuk, waarbij je ook met frisse ideeën komt.
• Analyseren: het proces en de behoefte helder in kaart kunnen brengen. Je hanteert bij de analyse verschillende invalshoeken en kunt verbanden leggen tussen gegevens en/of vraagstukken. Hierbij kun je ook hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden.
• Samenwerken: je zoekt de samenwerking op met experts op andere gebieden en wisselt met hen van gedachten over de vraagstukken die spelen. Gezamenlijk werk je toe naar een goed eindresultaat, waarbij je jouw kennis ook deelt met anderen.
• Luisteren: door te luisteren naar de beweegredenen van anderen en deze te begrijpen, kun je jouw boodschap laten aansluiten op wat belangrijk is voor je gesprekspartners.
• Flexibiliteit: het kan zijn dat de oplossing die je voor ogen had niet mogelijk blijkt. Misschien moet je dan terug naar de tekentafel. Je aanpak moet je kunnen aanpassen als de situatie daar om vraagt. Als er bijvoorbeeld beperkingen zijn in budget en planning dan ben jij flexibel en weet je naar omstandigheden het optimale uit de situatie te halen.
• Overtuigingskracht: je kunt goed beargumenteren waarom archiveren by design van belang is en wat je ermee bereikt. Ook al kan dit tijdens het project wat meer tijd vragen. Ideeën om archiveren by design toe te passen kun je duidelijk formuleren en overbrengen aan anderen. Ook wanneer de ander misschien niet dezelfde belangen heeft als jij.
• Anticiperen: je krijgt te maken met veranderende wet- en regelgeving. Ook volgen technologische ontwikkelingen elkaar snel op. Het is belangrijk om alert te zijn op wat dit betekent voor het archiveren van gegevens en documenten. En hierbij kritisch te kijken naar hoe archiveren by design toegepast kan worden.
• Netwerken: je bent in staat om, naast contact met je collega’s met andere specialismen, ook extern een netwerk op te bouwen. Hiermee haal je kennis en ervaringen op van andere organisaties. Deze inzichten kun je vervolgens weer toepassen in je eigen werk. De kennis die je van buiten de organisatie ophaalt, kun je ook delen met collega’s om zo de kennis over archiveren by design in de organisatie te vergroten.

De uitwerking van de competenties is gebaseerd op de Competentiegids Rijk. Deze gids bevat een uitwerking van competenties die van belang zijn om de taken van de Rijksoverheid uit te voeren. 

Het is voor deze rol belangrijk dat je beschikt over (basis)kennis van informatiebeheer, zoals relevante wet- en regelgeving. Daarnaast verwachten we basiskennis van algemene methodieken en conceptuele kennis van expertisegebieden waar je nauw mee samen werkt.

Kennisgebieden

Vakkennis informatiebeheer

• DUTO: de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Zie ook: de DUTO-eisen.
• Bewaartermijnen: het implementeren van maatregelen voor vernietigen. Zie ook: handreiking Digitaal vernietigen.
• Metadata: implementeren van metadata(schema’s) voor duurzame toegankelijkheid. Zie ook: MDTO.
• Zoeken en vinden: implementeren van methodieken om vindbaarheid van informatie te verbeteren. Zie ook: DUTO-eis vindbaar.
• Preserveren: het bepalen van maatregelen die gericht zijn op het behoud van de integriteit van informatie. Zie ook: preservering.
• Vervanging: implementeren van maatregelen om papieren documenten te kunnen vervangen door digitale reproducties. Zie ook: handreiking Vervanging archiefbescheiden.
• Openbaarheid en hergebruik: implementeren van kaders en methodieken om informatie (voor zover toegestaan) maximaal beschikbaar te maken voor intern en extern (her)gebruik, zowel nu als in de (verre) toekomst. Zie ook: openbaarheid.
• Wet- en regelgeving, waaronder Archiefwet, Woo en Who.

Kennis van veel gebruikte werkmethodieken en frameworks, zoals:

• Agile;
• Lean;
• BiSL;
• Prince2;
• DAMA-DMBOK

Om een goede gesprekspartner te zijn, is het belangrijk om conceptuele kennis te hebben over:

• architectuur;
• privacybescherming;
• informatiebeveiliging;
• functioneel beheer;
• ICT;
• risicomanagement;
• verandermanagement.