Lessons learned: gemeente Tilburg
Deze praktijkervaring gaat over een werkproces van de gemeente Tilburg. Hiervoor is een interview afgenomen met Wouter Verdaas, proces- en recordmanager bij de gemeente Tilburg, op 1 november 2021.
Deze praktijkervaring laat zien wat het voordeel is om interne instrumenten te maken, zoals een checklist met de eisen waar een nieuwe applicatie aan moet voldoen. Dit is ook na de ingebruikname van de applicatie een handig hulpmiddel. Dit praktijkvoorbeeld laat ook zien dat het van belang is om creatief te kijken naar hoe de eisen van de checklist behaald kunnen worden. Ook komt het belang van de samenwerking met diverse inhoudelijke experts aan bod.
Context van de praktijkervaring
Gemeente Tilburg heeft archiveren by design toegepast bij het aanschaffen van een nieuwe applicatie voor het werkproces ‘Meldingen openbare ruimte.’ Burgers kunnen via een website van de gemeente meldingen maken over bijvoorbeeld kapotte lantaarnpalen, losliggende stoeptegels of zwerfvuil. Deze meldingen werden sinds 2003 geregistreerd in een applicatie, gemaakt op basis van een Oracle-database. De data in deze applicatie heeft een bewaartermijn van vijf jaar maar informatie- en archiefbeheer was niet ingeregeld. De applicatie was op maat gemaakt voor de gebruikers. Tegelijkertijd was de applicatie erg verouderd en was archiefbeheer niet mogelijk. De data in de applicatie werd bijvoorbeeld niet vernietigd. De gemeente wilde een nieuwe applicatie aanschaffen. De actuele data zou overgezet worden naar dat nieuwe systeem. De verouderde data zou worden vernietigd.
Les 1: stel de juiste eisen en denk na over interpretatie van die eisen
Tijdens dit inkooptraject was het belangrijk dat de gemeente de juiste eisen kon stellen aan wat de markt kan leveren. Zo moest de nieuwe applicatie een vernietigingsfunctie hebben en een lijst kunnen uitdraaien van te vernietigen stukken. Of, wanneer dit niet het geval was, een koppeling met het zaaksysteem kunnen leggen. De gemeente heeft deze eisen en meer vastgelegd in een checklist. Het bleek ook dat de gemeente en de aanbieder verschillende interpretaties kunnen hebben van dezelfde normen, zoals de berichtenstandaard StUF. Ga hierover dan eerst in gesprek om tot een zo goed mogelijk werkende oplossing te komen. En gebruik het als feedback waarmee je de formulering van de eisen alvast kunt verbeteren voor de volgende keer.
Les 2: wees creatief
In de eerste instantie was het de bedoeling dat gebruikers konden tijdreizen door de koppeling met het zaaksysteem. Tijdreizen wil zeggen dat in de archiefdatabase te zien is wie welke wijzigingen heeft toegevoegd en wanneer. Dit bleek echter op deze manier niet mogelijk. Daarom heeft de gemeente Tilburg als alternatieve oplossing een aparte archiefdatabase gemaakt. Vervolgens is er een koppeling gemaakt tussen deze archiefdatabase en de nieuwe taakapplicatie. Dankzij die koppeling kan nu wel een tijdreis gemaakt worden. De tijdreis is geborgd, alleen niet in de taakapplicatie zelf zoals in eerste instantie de bedoeling was.
Les 3: bedenk alternatieve oplossingen
Deze nieuwe applicaties zorgden er ook voor dat de gemeente op meerdere plekken data moet vernietigen wanneer de V-termijn is bereikt. De gemeente moet vernietigingslijsten kunnen maken van vernietigde data. Aanvankelijk was het de bedoeling dat de gemeente deze vernietigingslijsten zelf kon maken. Via de taakapplicatie lukte dit niet. Het maken van deze lijsten is nu geborgd door de koppeling met het zaaksysteem. De gemeente Tilburg levert de vernietigingslijsten bij de leverancier van de taakapplicatie aan en deze vernietigt de daar op geregistreerde data in opdracht van de gemeente. Vervolgens ontvangt de gemeente een bevestiging van vernietiging. Hiervoor is een dienstverleningsafspraak opgesteld. Hoe de leverancier de informatie precies vernietigt, maakt voor de gemeente eigenlijk niet uit. Het gewenste resultaat wordt bereikt ondanks dat er ogenschijnlijk geen vernietigingsfunctionaliteit in de applicatie zit. Deze alternatieve oplossing had de gemeente niet kunnen vinden zonder de archiveren-by-designblik van de adviseur.
Les 4: informatie moet herbruikbaar zijn
Er moest ook een oplossing bedacht worden voor het hergebruiken van de data. De informatie moest herbruikbaar zijn voor bijvoorbeeld wijkregisseurs of WOB-behandelaars. De oplossing hiervoor, oftewel ontwerpkeuze, was het maken van een koppeling met het centrale zaaksysteem. In het zaaksysteem staat alle informatie, inclusief foto’s en bijlagen die horen bij iedere individuele zaak. De hele organisatie heeft toegang tot dat zaaksysteem. WOB-verzoeken kunnen daarom makkelijker opgepakt worden in dit systeem. Zo kunnen de behandelaren in hun eigen systeem hun werk doen met de benodigde workflow-ondersteuning. En is de informatie via het zaaksysteem ook toegankelijk voor andere afdelingen die deze informatie gebruiken.
Les 5: maak en onderhoud een checklist
Overheden hebben ook een opvoedtaak tegenover de leveranciers over vernietiging. Dit blijkt voor veel leveranciers nog nieuw terrein te zijn. Een vernietigingsfunctie zou een harde eis moeten zijn voor alle applicaties. De eisen en wensen voor bijvoorbeeld een taakapplicatie worden in de gemeente Tilburg vastgelegd in een checklist. Daarbij wordt de checklist ook aangepast wanneer zich nieuwe ontwikkelingen voordoen. Het helpt als bepaalde eisen voor informatiebeheer verplicht gesteld worden, anders zal een opdrachtgever of een leverancier ruimte in de interpretatie zoeken wanneer het archiefelement als “vertragend” wordt gezien.
Les 6: zoek samenwerkingsverbanden
Het team van Informatiebeheer & Control (IBC) van de gemeente Tilburg werkt nauw samen met de teams Privacy en IT. De privacy-specialisten hadden aanvankelijk hetzelfde probleem als IBC, namelijk dat ze niet automatisch betrokken werden bij projecten. Daarom hielp het om samen op te trekken. IBC is nu, net als Privacy, een van de vaste stakeholders in het inkooptraject. Inkooptrajecten moeten worden aangemeld bij IT. Samen met IT, heeft IBC een proces opgesteld waarin de business verplicht is om bepaalde stakeholders te betrekken bij het inkooptraject. Hiermee is archiveren by design in het proces geborgd. IBC moet formeel toestemming geven voor het gebruik van nieuwe applicaties. Dit is vastgelegd dus als men volgens de procedure handelt, zou het goed moeten gaan. Hoewel het in de praktijk nog wel eens voorkomt dat afdelingen niet het formele proces volgen, wordt IBC steeds vaker benaderd. Soms heeft IBC zelfs het gevoel overvraagd te worden. De vier IBC-adviseurs van de gemeente Tilburg draaien allemaal mee in vier of vijf projecten per persoon. Dit is inmiddels structureel werk geworden.
Les 7: gebruik goede voorbeelden
De gemeente Tilburg heeft tijdens dit traject de handleiding van de VNG gebruikt. Daarnaast zijn de checklists van gemeenten Amsterdam en Waalwijk als voorbeeld gebruikt tijdens een latere herziening van de eigen checklist. Het Gelders Archief had weer een goed voorbeeld van een checklist met eisen op het gebied van IAB voor samenwerkingsverbanden. Voor de gemeente Tilburg was dit echter geen theoretische studie. Vanaf het begin was men zeer praktisch ingesteld.