#Definitie
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van waardering en selectie. (Bron: Nationaal Archief)
Toelichting
Het Nationaal Archief definieert archiveren heel breed. Het gaat om alle maatregelen die gebruik en hergebruik van informatie mogelijk maken. Ongeacht welke actor en met welk doel, voor zo ver binnen wettelijke kaders is toegestaan. Er zijn ook andere definities in omloop waarin archiveren minder breed wordt opgevat. Daarom zou je ‘archiveren’ in deze context ook als ‘duurzame toegankelijkheid’ of ‘informatiebeheer’ kunnen lezen, als de term archiveren te beperkte associaties oproept.
#Definitie
Een bepaalde doelstelling in het ontwerp verankeren.
Toelichting
De letterlijke vertaling van by design is ‘door middel van ontwerp’. Werken ‘by design’ houdt dan ook in dat maatregelen om een bepaald doel te bereiken, in dit geval duurzame toegankelijkheid, onderdeel zijn van het ontwerp van een informatiesysteem. Dit is vergelijkbaar met de toepassing van ‘privacy by design’ en ‘security by design’.
#Definitie
Een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie. (Bron: NORA)
Toelichting
Een informatiesysteem is een samenhangend geheel van voorzieningen om aan de informatiebehoefte van een organisatie te voldoen. Bijvoorbeeld om informatie te kunnen ontvangen, maken, bewerken, verwerken, presenteren, uitwisselen en vernietigen. Tot een informatiesysteem worden naast de informatie en de technische voorzieningen ook de daarmee verbonden organisatie, mensen en processen gerekend. Een informatiesysteem is dus niet synoniem aan een applicatie, maar heeft een bredere betekenis.
#Definitie
Een samenhangende set van procedures en/of technieken om voorwaarden in te vullen en daarmee een gestreefde situatie te bewerkstelligen. (Bron: NORA)
Toelichting
Een belangrijk aspect van een maatregel is dat deze geen vrijblijvend advies is, maar dat de gemaakte keuze ook daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Soms worden maatregelen bedacht door een projectteam dat ook direct de implementatie kan verzorgen, maar het kan ook gebeuren dat een buitenstaander aanbevelingen doet. In dat laatste geval is er nog niet direct sprake van een maatregel. Deze zal eerst door de projectorganisatie omarmd moeten worden, anders is er geen sprake van archiveren by design.
#Definitie
Maatregelen zijn passend als ze proportioneel zijn in relatie tot de bewaarbelangen en de risico’s van voortijdig verlies (dan wel het nalaten van het vernietigen van informatie). (Bron: concept Archiefwet 2021 – versie openbare consultatie)
Toelichting
Maatregelen zijn passend als deze geschikt zijn om het doel (duurzame toegankelijke informatie) te bereiken voor het specifieke informatiesysteem en als ze in verhouding staan tot het belang van de informatie en het risico dat deze ontoegankelijk wordt. Dit impliceert maatwerk: wat in de ene situatie passend is, kan in de andere situatie helemaal niet passend zijn. Er kunnen verschillende variabelen van invloed zijn. Zo kan het belang van privacybescherming ogenschijnlijk contrasteren met het belang van transparantie en openbaarheid, als deze aspecten onvoldoende in onderlinge samenhang worden bezien. Natuurlijk moeten de maatregelen ook uitvoerbaar en betaalbaar zijn. Of maatregelen passend zijn, is kortom een afweging van veel verschillende factoren. Daardoor is er geen standaardpakket met maatregelen dat altijd kan worden toegepast.
#Definitie
Implementatie is het proces van diverse activiteiten en maatregelen die nodig zijn om bepaalde systemen en of vernieuwingen door te voeren. (Bron: Ensie.nl)
Toelichting
Maatregelen zijn pas effectief, wanneer zij ook worden uitgevoerd. Implementeren gaat over het feitelijk inrichten en organiseren, zodat daarna uitvoering plaats kan vinden. Wij rekenen de implementatie van maatregelen ook tot ontwerpen, omdat tijdens de implementatie kan blijken dat er nog aanpassingen in het ontwerp nodig zijn.
#Definitie
Betekenisvolle gegevens. (Bron: NORA)
Toelichting
Informatie ontstaat als gegevens in onderlinge samenhang een bepaalde context vormen. Informatie kan vele verschillende verschijningsvormen aannemen. Dit kunnen traditionele documenten zijn zoals e-mails, tekstbestanden, filmpjes en chatberichten, maar informatie kan ook een virtuele view zijn op gegevenselementen die zich in verschillende bronregisters bevinden. In principe moet alle informatie duurzaam toegankelijk zijn, die een overheidsorganisatie bij het uitvoeren van haar taken ontvangt (van een burger, organisatie of andere overheid) of zelf maakt. Ongeacht de vorm van de informatie of het informatiesysteem waarin deze beheerd wordt. Maatregelen om de duurzame toegankelijkheid te waarborgen, kunnen per verschijningsvorm verschillen. Het bewaren van een tekstdocument is bijvoorbeeld wezenlijk anders dan het kunnen reproduceren van een virtuele view op gegevenselementen in verschillende bronregisters.
#Definitie
Informatie is duurzaam toegankelijk als die gedurende de vastgestelde bewaartermijn voldoet aan de DUTO-kenmerken: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Voor iedereen die daar recht op heeft en voor zo lang als noodzakelijk. (Bron: NORA)
Toelichting
Informatie is duurzaam toegankelijk als het voldoet aan de DUTO-principes: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. De informatie kan worden (her)gebruikt door iedereen die daar recht op heeft, zo lang als dat nodig is en het wettelijk is toegestaan. Ambtenaren beschikken over de benodigde informatie om hun werk te doen en kunnen reeds gemaakte keuzes en besluiten reconstrueren, maar ook burgers, bedrijven, journalisten en onderzoekers kunnen informatie vinden, raadplegen en interpreteren. Niet alleen nu, maar wanneer nodig ook op de lange termijn.
Vanuit vier verschillende perspectieven is de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie van groot belang:
- Dienstverlening. Voor een goede dienstverlening is informatie over die diensten essentieel. Zodat burgers en bedrijven weten wat de dienst inhoudt, hoe ze er gebruik van kunnen maken en hoe het met de uitvoering van de dienst staat.
- Verantwoording. De overheid moet inzage kunnen bieden in haar handelen als daar om gevraagd wordt. Bijvoorbeeld bij parlementaire verantwoording, een rechtszaak of omdat burgers en bedrijven geïnteresseerd zijn of een belang hebben bij overheidshandelen.
- Participatie. Als de overheid wil dat burgers en bedrijven participeren in overheidstaken, dan moeten zij ook over de informatie kunnen beschikken die daarvoor nodig is. Bijvoorbeeld in de vorm van open data en toegang tot de kennis die de overheid in huis heeft.
- Erfgoed. Nederland is gebouwd op zijn verleden. Toekomstige generaties willen daarom ook inzicht hebben in ons heden. Zodat ze kunnen leren van wat we nu goed en verkeerd doen. Of simpelweg omdat het mooi is om een geschiedenis te hebben.
#Definitie
Een concrete keuze die aangeeft hoe invulling wordt gegeven aan een eis. (Bron: ArchiXL)
Toelichting
Een eis kan vaak op verschillende manieren worden ingevuld. Bij het maken van een ontwerpkeuze zijn er verschillende factoren die meewegen. Bijvoorbeeld kosten, gebruiksvriendelijkheid of complexiteit. Ook kan beleid invloed hebben op welke ontwerpkeuze uiteindelijk gemaakt wordt.