Lessons learned: Staatsbosbeheer
Staatsbosbeheer is een ZBO van de rijksoverheid en valt onder het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. De missie van Staatsbosbeheer is het beschermen en ontwikkelen van het kenmerkende groene erfgoed van Nederland. De teams ICT en DIV zijn samen verantwoordelijk voor informatiemanagement en archivering binnen Staatsbosbeheer.
Voor deze praktijkervaring zijn op 25 juni en 13 juli 2021 interviews afgenomen bij de volgende medewerkers: Joost Lameris, technisch architect en projectleider, en Stefan Funnekotter, informatiemanager en Jilske de Bruin, DIV-adviseur. Zij zijn beide leden van het projectteam.
Het praktijkvoorbeeld van Staatbosbeheer laat zien dat door de gunstige timing van het project er meer middelen vrij kwamen voor innovatie. In dit voorbeeld komt ook duidelijk de resultaatgerichte aanpak van het project naar voren. De praktische instelling van het projectteam zorgde ervoor dat er makkelijk terug kon worden gegaan naar de tekentafel wanneer iets niet werkte zoals verwacht. Ook was men zich bewust dat dit project andere partijen raakt. Het is dus belangrijk om die partijen op het juiste moment te betrekken. In het bijzonder was er aandacht voor de gebruikers van het systeem.
Het project
Staatsbosbeheer werkt aan de overstap naar Office 365 en MS Teams. Twee jaar geleden begon de organisatie met het nadenken over “de werkplek van de toekomst.” Voor deze ambitie heeft Staatsbosbeheer nieuwe systemen nodig. Er wordt een projectteam ingericht. Projectlid Jilske de Bruin overtuigt projectleider Joost Lameris ervan dat duurzame toegankelijkheid een serieus onderdeel moet zijn van het traject.
De opdrachtgever van het project is de directeur Bedrijfsvoering en Financiën. Er is ook een stuurgroep die het project overziet. Hoewel Office 365 vóór 2022 online kan zijn, kan het gehele traject van implementatie en aanpassen wel vijf jaar duren.
Les 1: vertrouw op eigen visie en aanpak
Digitale duurzaamheid staat vaak niet zo helder op het netvlies van de opdrachtgever als andere onderwerpen zoals de AVG en cybersecurity. Archiveren wordt gezien als complex en lastig. Er is ook geen stok achter de deur waarmee de organisatie gemotiveerd wordt om het alsnog op te pakken. Er zijn geen externe consequenties voor slecht archiveren zoals bijvoorbeeld een boete. Het is aan de DIV-adviseur en de andere projectleden om goed archiveren in de organisatie op de kaart te zetten.
Bij Staatsbosbeheer brengt het projectteam hier verandering in door het eigenaarschap rond archiveren en bewustwording van het belang van goed archiveren aan te wakkeren bij medewerkers. Deze (gedrags)verandering moet volgens de projectleden top-down en bottom-up worden aangevlogen. Hier is dus ook een actieve rol voor de directeur weggelegd. Het projectteam werkt aan de goede zichtbaarheid van DIV en het opstellen van praktische kaders voor archivering. Hierdoor wordt het makkelijker om de benodigde samenwerking aan te gaan met andere teams en afdelingen. Het uiteindelijke doel is dat de eindgebruiker niet meer merkt dat hij of zij aan het archiveren is. Er zijn geen actieve handelingen meer nodig. Het is een visie met een lange adem maar het landt goed bij de opdrachtgever en de gebruikers.
Les 2: taalgebruik en organisch handelen
Het projectteam is praktisch is ingesteld. Men is zich bewust van de overlap tussen de verschillende disciplines en weten alle relevante partijen bij het proces te betrekken. Het werk verloopt organisch en intuïtief. De projectleden beschrijven zichzelf als een resultaatgericht collectief zonder eigenaar. Ze gebruiken bewust weinig vaktaal. Het projectteam heeft ervaren dat ze de doelgroep zo beter bereiken. Er is ook geen formeel scrumproces. Het projectteam beschouwt de diverse managementmethodieken als minder relevant dan resultaatgericht werken.
Het projectteam heeft een actielijst van te realiseren producten, met eigenaren en deadlines. Elke dinsdagochtend bespreekt het team onderling de voortgang op een informele manier.
Staatsbosbeheer is momenteel vooral bezig met het afstemmen achter de schermen. Uiteindelijk moeten de betreffende medewerkers het nieuwe systeem goed oppakken. Dat is het belangrijkste resultaat. De projectleden gaan bewust om met deze groep en hun behoeften. De implementatie aan de achterkant is net zo belangrijk als het ontwerp aan de voorkant. Daarom gaat Staatsbosbeheer ook met prototypes werken voor de hele keten. Als iets niet werkt, in welk onderdeel dan ook, gaat men terug naar de tekentafel.
Les 3: gebruik het momentum
In voorgaande jaren was er bij Staatsbosbeheer weinig ruimte voor innovatie. Toen iedereen moest thuiswerken vanwege Covid 19, kwam daar verandering in. Vanwege het digitale werken kwamen ook meer middelen vrij voor dit project. Er werden o.a. nieuwe medewerkers aangenomen. Digitaal vergaderen is nu geen probleem meer. De projectleden kunnen elkaar makkelijker vinden via de digitale weg. Het is vanzelfsprekend geworden dat de DIV-adviseur aanschuift tijdens projectvergaderingen.
Conclusie
Veel van wat Staatsbosbeheer hier doet, sluit aan op het concept ‘archiveren by design.’ De projectleden gebruiken deze term zelf niet. Zij vinden de naam niet belangrijk. Het gaat hen vooral om resultaatgericht werken, korte lijntjes en innovatie. Het is fijn om te zien dat dit mogelijk is.