Lessons learned: Technische Universiteit Delft
Deze praktijkervaring beschrijft hoe de Technische Universiteit (TU) Delft archiveren by design toepast. Hiervoor is begin 2022 een interview afgenomen met Esther Maes, Manager Document Management & Archive bij de Technische Universiteit Delft.
De TU Delft past archiveren by design al een aantal jaar toe. Je leest hoe de mindset van medewerkers hierdoor is veranderd en wat deze manier van werken heeft opgeleverd. Ook blijkt uit deze praktijkervaring dat geduld loont. En dat je al flinke verbeterslagen kunt maken zonder direct de perfecte oplossing te hebben.
Context praktijkervaring
Rond 2017 begon de TU Delft met archiveren by design. Dit ging niet vanzelf. Het toepassen ervan ging gepaard met het in beeld brengen van de applicaties waar binnen de organisatie mee gewerkt wordt. Voorheen gaf men voornamelijk aandacht aan het DMS. Medewerkers waren bang het overzicht te verliezen als ze zich ook met andere applicaties zouden bezighouden. De TU Delft heeft namelijk veel applicaties in gebruik. Er wordt redelijk makkelijk overgegaan tot de aanschaf van een nieuwe applicatie. Door verschillende lijsten te combineren, bijvoorbeeld een lijst met applicaties van de afdeling ICT en een inkooplijst, worden de applicaties die in gebruik zijn in beeld gebracht. Op dit moment zijn ongeveer zeshonderd applicaties in beeld. Maar de verwachting is dat het totaal uit zal komen rond de vijftienhonderd.
Doordat er nu een uitgebreide lijst applicaties bekend is, moet er ook anders worden gekeken naar hoe je hier grip op houdt. Het team documentmanagement en archief bestaat uit tien personen. Die kunnen niet al die applicaties monitoren. Daarom is archiveren nu ook onderdeel van de training geworden die alle functioneel beheerders volgen. Zij zijn namelijk verantwoordelijk geworden voor het monitoren van de informatie in de applicaties. Samen met de afdeling ICT wordt er jaarlijks geanalyseerd welke data in de applicaties zitten. De applicaties worden beoordeeld op een aantal onderdelen. Hieruit volgt een score die duidelijk maakt welke aandachtspunten er nog zijn. Het team heeft hierin een adviserende rol.
Les 1: kijk naar wat kan, niet naar wat moet
Het toepassen van archiveren by design is geleidelijk gegaan. Als iemand van het team documentmanagement en archief aan tafel zat bij de aanschaf van een nieuwe applicatie was het in het begin wat onwennig. Het was, ook voor henzelf, niet altijd direct duidelijk wat hun rol was. Maar achteraf is gebleken dat het waardevol is om aan tafel te zitten. En van daaruit aandacht te hebben voor de archivering van informatie in deze applicaties. Een stapsgewijze aanpak waarbij je langzaam een beweging in gang zet. Je moet ergens beginnen. Soms maak je fouten, maar daar leer je van. Het hoeft ook niet gelijk allemaal perfect ingeregeld te worden, maar kijk naar wat kan. Begin met kleine verbeteringen die praktisch haalbaar zijn, ondertussen neemt de bewustwording toe en komt iedereen steeds beter in zijn rol. En ga vanuit daar stap-voor-stap verder.
Les 2: omdenken als leveranciers niet kunnen voldoen aan eisen
De TU Delft heeft het proces zo ingeregeld dat in principe bij de aanschaf van elke nieuwe applicatie verschillende experts, waaronder op het gebied van archivering, advies kunnen geven in de vorm van een eisenlijst. Het komt regelmatig voor dat het de eerste keer is dat de leverancier een bepaalde eis hoort. De ervaring is dan ook dat leveranciers vaak nog niet aan alle eisen kunnen voldoen. Daarom wordt een eis regelmatig een wens. Het helpt daarbij om te benoemen dat bepaalde wensen zijn ontstaan voor het goed kunnen toepassen van de AVG. Dan zijn leveranciers vaak wel geneigd deze wensen sneller op te pakken en een oplossing hiervoor te ontwerpen in de applicatie.
Op het moment dat een leverancier niet kan voldoen aan een eis en deze een wens wordt voor later, kan het helpen om creatief te denken en met een alternatieve oplossing te komen. Een voorbeeld hiervan is ‘delete by design’. De TU Delft heeft hier een eerste pilot mee gedaan. En dit principe op verschillende manieren toepast bij een aantal applicaties. Soms was het niet zo simpel: zo is het bij een omvangrijk systeem niet mogelijk om in bulk informatie te vernietigen; dit moet per stuk. Daarom wordt onderzocht of RPA (Robotic Process Automation) ingezet kan worden om vernietiging in bulk uit te voeren. In plaats van een mens een grote hoeveelheid documenten een voor een te laten verwijderen, wordt deze taak door een robot uitgevoerd. Op deze manier kan op alternatieve wijze toch het doel worden bereikt, terwijl de gewenste functionaliteit om in bulk te kunnen vernietigen in de applicatie zelf niet aanwezig is.
Les 3: nieuwe technologie kan ook vragen om een andere aanpak
De TU Delft heeft de mogelijkheden onderzocht voor het toepassen van AI voor e-mailarchivering. Het gaat hierbij dus om het classificeren van te bewaren e-mails. Hierbij kregen ze hulp van studenten van de Universiteit van Amsterdam. De uiteindelijke conclusie was dat het te complex is om AI hiervoor in te zetten. Er zijn te veel e-mails nodig die dienen als trainingsdata. Per onderwerp zijn tenminste vierhonderd e-mails als voorbeeld nodig. Een belangrijk leerpunt hieruit was dat je bij het toepassen van nieuwe technologie misschien anders moet denken. AI kan misschien niet voor de traditionele manier van archiveren van e-mails worden ingezet. Maar er zijn wel mogelijkheden om nieuwe methodes uit te proberen. Bijvoorbeeld door te kijken naar bepaalde type e-mails of specifieke kenmerken van e-mails. Bij die laatst categorie kan je denken aan kenmerken als de grootte van de e-mail of het (formeel) taalgebruik in de e-mail. Hiermee kun je niet alle e-mails identificeren, maar toch al wel stappen zetten op het gebied van archivering. Denk hierbij aan het vernietigen van e-mails met persoonskenmerken. Hierbij is AI simpeler in te zetten, zeker als je het aantal onderwerpen kan beperken. Sollicitatiebrieven zijn er bijvoorbeeld eenvoudig uit te halen door het inzetten van AI. De vraag is dan niet hoe nieuwe technologie kan worden ingezet om een traditionele aanpak uit te voeren. Maar welke nieuwe methodieken bedacht kunnen worden om de technologische mogelijkheden optimaal te benutten.