Lessons learned: gemeente Amsterdam
Deze praktijkervaring gaat over het werken in accountteams bij de gemeente Amsterdam. Hiervoor is op 8 maart 2022 een interview afgenomen met Frank Smeets, Adviseur Informatiebeheer bij de gemeente Amsterdam. Op het moment dat het interview werd afgenomen, bevond de gemeente Amsterdam zich in een organisatieontwikkeling. De manier van werken zoals in deze praktijkervaring is beschreven, is daardoor aan verandering onderhevig.
Deze praktijkervaring laat de toegevoegde waarde zien van het integraal samenwerken in teams met diverse specialismen. En dat het goed is om per project te bekijken wat zinvol en haalbaar is; soms heb je een TGV nodig en soms is een boemeltje voldoende om van A naar B te komen. In dat laatste geval kun je ook een voldoende halen door je te richten op de minimale vereisten.
Context praktijkervaring
De gemeente Amsterdam werkt sinds 2015 met accountteams. Dit zijn zelfsturende teams waarin verschillende specialismen samenkomen. Bijvoorbeeld op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer.
Elk accountteam bedient een domein; een specifiek onderdeel van de organisatie. Amsterdam is een grote organisatie die bestaat uit verschillende onderdelen, die allemaal een eigen directeur hebben. Een organisatieonderdeel is bijvoorbeeld het Juridisch Bureau, Verkeer en Openbare Ruimte of de GGD. De samenstelling van een accountteam kan per domein verschillen. Een adviseur of specialist kan in accountteams van verschillende domeinen zitten. De accountteams worden aangestuurd door een informatiemanager en bemand door diverse adviseurs/specialisten uit expertisepools.
Informatiemanager
Een informatiemanager is voorzitter van het accountteam. Hij of zij is ook het eerste aanspreekpunt voor de business en projectleiders.
Expertisepool
In een accountteam zitten adviseurs/specialisten afkomstig uit gespecialiseerde expertisepools. Zo is er een expertisepool Recordmanagement. Hierin zitten adviseurs informatiebeheer. Binnen deze expertisepools werken specialisten er gezamenlijk vanuit hun eigen expertise aan om kennis over bepaalde onderwerpen binnen de organisatie te vergroten en instrumenten te ontwikkelen.
Les 1: creëer één aanspreekpunt
Het werken in accountteams heeft de zichtbaarheid van de verschillende specialismen in de organisatie vergroot. Wanneer de business een vraagstuk heeft, komt dit in eerste instantie bij de informatiemanager terecht. Vaak gaat het hierbij om een vervanging van een applicatie. De informatiemanager brengt dit vraagstuk vervolgens in bij het accountteam. Dit werkt prettig voor de business; er is één ‘loket’. Hierdoor hoeven niet alle specialismen apart bevraagd te worden. Bovendien leidt deze samenwerking tot integrale oplossingen en voorkomt het dat de business vanuit verschillende disciplines tegenstrijdige adviezen krijgt.
Les 2: samen kun je elkaar versterken
Doordat verschillende disciplines in accountteams structureel met elkaar samenwerken, bouwen professionals kennis op over elkaars vakgebied. Het effect hiervan is dat ze elkaar sneller weten te vinden en elkaar beter begrijpen. De collega’s weten van elkaar wie wanneer moet worden betrokken. En bewaken gezamenlijk dat dit ook gebeurt.
Les 3: doe aan kennisontwikkeling en werk aan instrumentarium
Door deze manier van (samen)werken is ook binnen de expertisepool de kennis is vergroot. Het is eenvoudiger geworden om kennis te delen met elkaar, zowel tussen de verschillende disciplines als bij onderzoek naar een bepaalde innovatieve toepassing. Bijvoorbeeld hoe AI toegepast kan worden ten behoeve van het informatiebeheer. De expertisepool Recordmanagement heeft daarnaast opgedane kennis vastgelegd in handreikingen. De adviseurs informatiebeheer kunnen deze gezamenlijke opgebouwde kennis vervolgens gebruiken voor hun eigen werkzaamheden in de accountteams.
Les 4: choose your battles
Soms is het niet realistisch om de perfecte oplossing te willen realiseren. Dat kan afhankelijk zijn van beschikbare oplossingen, de mate van complexiteit van het vraagstuk (bijvoorbeeld van het informatiemodel) en de soms beperkte waarde die de informatie heeft voor de bedrijfsvoering of de burger. Dan is het goed om bewust voor een 6 te gaan. Dat is immers ook een voldoende. Door creatief mee te denken, te prioriteren en keuzes te maken kun je een goed resultaat bereiken. Richten op de minimale vereisten kan helpen om wel voortgang te boeken en hiermee te voldoen aan de (wettelijke) eisen.