Lessons learned: Openbaar Ministerie
Deze praktijkervaring gaat over een project van het Openbaar Ministerie (OM), onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V). Het OM wil professionaliseren en het applicatielandschap vernieuwen. Voor deze ‘lessons learned’ is een interview afgenomen met Robert Vrijland op 10 november 2021. Robert is informatiemanager bij het OM. In het project is hij verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling, nodig voor archiveren by design. Daarnaast is Robert betrokken bij het goed borgen van het informatiebeheer parallel aan de vernieuwing van het applicatielandschap.
Context praktijkervaring
Het OM is een landelijke organisatie verdeeld over tien arrondissementen, gelijk aan de tien regionale eenheden van de politie. Daarnaast richt het Landelijk Parket zich op de bestrijding van (internationaal) georganiseerde misdaad, bestrijdt het Functioneel Parket criminaliteit op het gebied van milieu, economie en fraude, en worden alle beroepen tegen verkeersboetes door het Parket Centrale Verwerking OM beoordeeld. In totaal bestaat het OM uit zeventien onderdelen. Tot nu toe waren informatiebeleid en informatiedienstverlening bij twee verschillende onderdelen georganiseerd: het beleid bij het Parket Generaal. En de dienstverlening bij de Dienstverleningsorganisatie OM (DVOM).
Bij het OM vindt vanwege een professionaliseringsslag momenteel een reorganisatie plaats. Beleid en dienstverlening worden ondergebracht in één directie. Daarnaast wil het OM het applicatielandschap vernieuwen voor een optimale ondersteuning van de primaire werkprocessen. Een van de uitdagingen hierbij is het borgen van de archieffunctie: het toepassen van archiveren by design. Naast vernieuwing moet het OM ook data uit de oude systemen veiligstellen en waar nodig naar de nieuwe omgevingen migreren.
Voor het vernieuwen van het applicatielandschap is een business informatieplan opgesteld. Hierin is o.a. opgenomen welke functionaliteit nodig is voor de opslag van informatieobjecten. Om archiveren by design te kunnen inbedden ontwikkelt het OM momenteel aanvullend beleid. Met hierin bijvoorbeeld uitgangspunten voor het borgen van duurzame toegankelijkheid van informatie. En voor het inrichten van de archieffunctie. Dit beleid vormt de basis voor de vernieuwing en de koppelingen tussen de primaire applicaties en archiefapplicatie.
Les 1: het voordeel van marktconsultatie
Het OM raadpleegt marktaanbieders over de vernieuwing van het applicatielandschap. In deze marktconsultatie zijn ook de eisen meegenomen voor archiveren by design. Het voordeel van marktverkenning is dat de informatieprofessional een goed beeld krijgt van de mogelijkheden op technisch en functioneel gebied. Leveranciers hebben misschien oplossingen waar je als informatieprofessional zelf nog niet op was gekomen. Het stellen van open vragen is hierbij belangrijk. Als je direct met concrete eisen komt, is het lastig de verschillende mogelijkheden te achterhalen. Andersom kun je aanbieders ook aandacht vragen voor punten waarmee de markt minder ver is. De inzichten van de marktverkenning helpen bij het maken van een gerichte uitvraag. De slagingskans van de aankoop is hierdoor groter. Een marktverkenning is een goede gelegenheid om een beeld te krijgen van de archiveringsfunctionaliteit bij diverse aanbieders.
Robert vertelt dat het OM ook een marktverkenning uitvoert voorafgaand aan de aanbesteding. In de marktverkenning bieden verschillende leveranciers hun producten aan. Vervolgens wordt het aanbod beoordeeld door een multidisciplinair team vanuit architectuur, informatiemanagement, informatiebeveiliging en archivering. Daarna gaat het OM inzoomen op wat het beste bij de uitvraag en bij de organisatie past. De kandidaten kunnen zich onderscheiden door schriftelijke toelichting, en mogelijk ook demo’s.
Les 2: toon deskundigheid en overtuigingskracht
Weet wie je counterpartners zijn en wees zelf een goede counterpartner. Je moet representatief zijn voor je vak. Deskundig zijn is niet genoeg: als adviseur moet je deskundigheid ook over kunnen brengen. Het motto is: gelijk hebben én gelijk krijgen. Hierdoor gaan andere medewerkers je vaker bij projecten betrekken. De kunst is om niet te bescheiden te zijn. Soms ben je de man met één oog in het land der blinden. De informatieprofessional is niet altijd op alle aspecten deskundig, maar wordt door de omgeving wel vertrouwd als deskundige. Je hoeft ook niet altijd alles te weten, maar je moet wel weten wie wanneer vanuit welke disciplines betrokken moeten worden om je doelen te bereiken. Het is als een olievlek, de informatieprofessional wordt steeds vaker benaderd en weet de juiste medewerkers op tijd te betrekken.
Les 3: stel beleidsmatige uitgangspunten vast
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) bestaan gemeenschappelijke (keten)voorzieningen zoals een archiefdepot. De J&V-onderdelen kunnen gebruikmaken van deze voorzieningen. Allereerst moet je in beeld brengen welke functionaliteit nodig is om informatie in de systemen duurzaam toegankelijk te houden gedurende de levensduur. Vervolgens moeten er keuzes worden gemaakt: ga je alles zelf ontwikkelen en inkopen, of maak je gebruik van bestaande voorzieningen? In een aantal gevallen heeft het OM bewust gekozen voor die laatste optie. Zoveel mogelijk gebruikmaken van gemeenschappelijke voorzieningen is een belangrijk uitgangspunt en schept duidelijkheid: zo doen wij het. Toepassing van dit uitgangspunt voorkomt bovendien dat er een wildgroei aan oplossingen ontstaat, waardoor er een onbeheersbaar ICT-landschap kan ontstaan.
Les 4: redeneer vanuit ketens en draai de papierkraan dicht
Het OM werkt in meerdere ketens met andere organisaties zoals de politie en de rechtbanken. Een belangrijk uitgangspunt voor het OM is dat er digitaal wordt (samen)gewerkt en dat het papier uit de strafrechtketen verdwijnt: de papierkraan moet dicht. Veel werkprocessen verlopen al digitaal. Maar binnen de strafrechtketen gaat nog veel papier rond. Dat kan diverse redenen hebben, zoals zorgen over rechtsgeldigheid van digitale documenten. Ook komt nog veel papieren post binnen.
Om het papier uit de strafrechtketen te krijgen, moet het OM ontwerpkeuzes maken. Bijvoorbeeld papieren stukken vervangen door er scans van te maken. Het digitale document wordt dan gebruikt in de werkprocessen binnen het OM. Papier mag alleen vernietigd worden als de scanprocedure is verlopen volgens protocol en is vastgelegd in een vervangingsbesluit. Dit zorgt ervoor dat tijdens de omzetting van papier naar digitaal geen informatieverlies optreedt. Door het uitgangspunt te hanteren dat alle ontvangen papieren stukken conform protocol uit het vervangingsbesluit worden gedigitaliseerd, verdwijnt een belangrijke belemmering om digitaal te kunnen werken. Het OM werkt met ketenpartners in de strafrechtketen aan maximale digitale uitwisseling van informatie, zodat het scanproces (op termijn) niet meer nodig is.
Les 5: zoek bondgenoten en versterk elkaar
Robert heeft vanaf het begin de samenwerking gezocht met collega-privacyjuristen. Bijvoorbeeld om af te stemmen op welke wijze bewaartermijnen moeten worden toegepast. Door dit netwerk op te bouwen, werden hij en zijn collega’s betrokken bij meerdere privacy-impactassessments (PIA’s). De benodigde expertise is gevonden en samengebracht. Hetzelfde geldt voor security. Volgens Robert heeft het thuiswerken geholpen met het opzoeken van deze samenwerking. Vóór corona was het netwerk erg gebonden aan de locatie van de gebouwen. Nu is dat meer losgelaten. De werkvoorraad is ook veranderd. Er worden sneller stappen gemaakt. Door nauw met elkaar samen te werken, doe je ook meer kennis over elkaars werk op. Dat heeft voordelen in de samenwerking. Je zet niet alleen je eigen pet op, maar denkt ook mee met vraagstukken van anderen. Hierdoor voelen collega’s zich geholpen en zijn ze sneller geneigd om jou te helpen met jouw eigen punten.
Les 6: bottom-up te werk gaan werkt!
Tot voor kort waren beleid, regie en uitvoering op het gebied van informatievoorziening versnipperd georganiseerd. Momenteel worden alle poten binnen de informatievoorziening binnen één directie gebracht: de directie IVOM. Het doel is om concernbreed regie te gaan voeren op de informatievoorziening van het OM. Dat geldt niet alleen voor de ICT-organisatie, projectenportfolio en applicatielandschap. Maar ook voor de governance op data en archieven. Binnen IVOM wordt hiervoor informatiebeleid gemaakt. Ook wordt een ‘vraagorganisatie’ ingericht. Deze brengt de informatiebehoefte en gevraagde ICT-ondersteuning van de OM-parketten in beeld. Robert geeft als tip mee dat je als informatieprofessional niet te vast in je rol moet blijven hangen. Zolang je per thema de juiste medewerkers weet te betrekken en tot een gezamenlijk resultaat kunt komen, is je werk geslaagd. Niet wachten tot iemand een thema oppakt, maar aan de slag gaan en verbinden!