Module Hoe pak je het aan?

Handreiking archiveren by design

Waarom deze module?

Archiveren by design kan op verschillende soorten veranderingen worden toegepast. De meest voorkomende verandering is het toepassen van archiveren by design op het applicatie- en gegevenslandschap. Daarom ligt in deze module het accent op die toepassing. Welke typische activiteiten vinden zoal plaats binnen archiveren by design? Wat doe je concreet? Hoewel archiveren by design geen ‘one-size-fits-all’-proces is, zijn er wel activiteiten te benoemen die je vaak tegen zult komen als je aan de slag gaat met archiveren by design.

Deze module is informatief. Het beschrijft niet welke ontwerpbeslissingen je kunt maken. Je kunt het DUTO-raamwerk hierbij gebruiken als inhoudelijk kader.

Hoe begint het?

Elk traject waarbinnen je archiveren by design toepast, begint met een initiatief. Zo’n initiatief kan verschillende aanleidingen hebben. Bijvoorbeeld:

  • Het werk kan beter en/of makkelijker door invoering van datagedreven werken, door innovatie of door betere IT-ondersteuning.
  • Een applicatie moet vervangen worden omdat het contract afloopt of omdat de leverancier ermee stopt.
  • Een verandering in wet- en regelgeving vraagt om aanpassingen in een werkproces. Hierdoor ontstaat een nieuw werkproces of wordt een bestaand werkproces bij een ander overheidsorgaan belegd.

Zodra zo’n initiatief is gestart, begint een reeks met activiteiten die invulling geeft aan archiveren by design. Deze activiteiten kunnen plaatsvinden binnen verschillende projectmethodieken. Om effectief te zijn, moet de informatieprofessional bekend zijn met de gehanteerde methodiek. Een scrumaanpak is bijvoorbeeld anders dan de watervalmethode. Over algemene methodes en werkwijzen voor het uitvoeren van een project is via andere kanalen veel informatie te vinden. We veronderstellen op dit punt enige voorkennis bij de lezer.

In deze handreiking gaan we niet diep in op de verschillende projectmethodieken. We beschrijven de kern van de werkzaamheden zoveel mogelijk methodeneutraal. En we illustreren deze aan de hand van voorbeelden.

Hoofdactiviteiten

Binnen archiveren by design zijn verschillende activiteiten te onderscheiden die op hoofdlijnen in te delen zijn in vier groepen. Lees verder over:

Er is geen vaste volgorde van deze activiteiten. Sommige activiteiten kunnen meerdere keren terugkomen, met name bij een kortcyclische aanpak. Ook kan een aantal activiteiten tegelijkertijd worden uitgevoerd. Dit is sterk afhankelijk van de projectaanpak.