In de categorie ‘ontdekken’ is de centrale vraag: welke oplossingsrichtingen zijn er? Oftewel, op welke manieren zouden we het probleem kunnen oplossen?
Voorbeelden van het afwegen van oplossingsrichtingen zijn:
- Hoe richten we de vernietigingsfunctie in? Doen we dat volledig geautomatiseerd? Welke controle- en correctiemogelijkheden richten we in? Kiezen we voor functionaliteit die we zelf kunnen bedienen of regelen we het via een dienstverleningsovereenkomst met een SAAS-leverancier of de interne IT-afdeling?
- Hoe regelen we de beschikbaarheid van informatie die is vastgelegd in een applicatie die we gaan vervangen? Migreren we die naar het nieuwe systeem? Laten we het oude systeem nog een tijdje draaien als raadpleegvoorziening? Migreren we naar een generiek systeem zoals DMS, zaaksysteem of e-depot? Maken we een datadump op een netwerkschijf? Of kiezen we voor een andere oplossing?
- Hoe regelen we opslag van documenten en gegevens? Koppelen we voor de opslag van documenten met een DMS? Kiezen we voor een integrale opslagvoorziening binnen een applicatie: Richten we een fileshare in? Of gaan we voor een andere variant?
Het ‘ontdekken’ kan betrekking hebben op elementaire architectuurkeuzes, zoals wel of niet koppelen aan bepaalde generieke voorzieningen. Maar kan ook te maken hebben met kleine details, zoals welke metadata geautomatiseerd kunnen worden toegekend en welke niet. Daarom is dit een categorie activiteiten die doorlopend plaatsvinden.
Oplossing niet alleen in techniek zoeken
Een bekende valkuil (‘voor elk probleempje een systeempje’) is om alleen in technische oplossingen te denken. Soms kan ook een aanpassing in de manier van werken een (deel van) de oplossing zijn. Bijvoorbeeld: in plaats van alle medewerkers een elektronische handtekening te geven zodat ze voortaan digitaal hun documenten kunnen ondertekenen, kan ook worden onderzocht of het mogelijk is om simpelweg minder documenten te ondertekenen of om niet voor elk proces de juridisch zwaarste variant elektronische handtekening te gebruiken (zie ook het praktijkvoorbeeld van gemeente Reusel de Mierden).
Ontdekken door marktverkenning of referentiebezoek
Typische activiteiten die te maken hebben met ‘ontdekken’ zijn bijvoorbeeld een marktverkenning of een referentiebezoek bij een andere organisatie. Een marktverkenning gaat meestal vooraf aan een aanbesteding. Het is een manier om inzicht te krijgen in het marktaanbod en zo op nieuwe ideeën te komen. Het is een manier om open vragen te stellen en leveranciers de gelegenheid te geven om te vertellen hoe zij iets zouden oplossen. Referentiebezoeken bij andere organisaties hebben het voordeel dat je gebruik kunt maken van andermans leerpunten en expertise: waar liepen anderen tegenaan en hoe hebben zij dat opgelost?
Typische documentatie bij ‘ontdekken’
Typische documentatie waarin de uitkomst van ‘ontdekken’ wordt vastgelegd, is bijvoorbeeld een project start architectuur (PSA) en/of functioneel en technisch ontwerp.