Praktijkillustraties

#Informatiebeheer Referentie Model Architectuur (IRMA) gemeente Den Haag:

De gemeente Den Haag heeft een referentiearchitectuur voor informatiebeheer opgesteld. Deze bevat uitspraken over waar het informatiebeheer aan moet voldoen, inclusief de implicaties van die uitspraken.

Zo bevat de IRMA een uitspraak over vernietigen van informatie, met de implicatie:

De IT-infrastructuur moet worden ingericht met het gegeven dat informatie die ontvangen wordt of wordt opgemaakt uiteindelijk moet worden vernietigd (of worden overgedragen). Voor onder meer procesapplicaties, databanken en back-ups moeten voorzieningen getroffen worden om de informatie tijdig en correct te kunnen vernietigen. Een koppeling met het gemeentelijk DMS is een van de voorzieningen. Deze voorzieningen moet worden getroffen bij de (her)inrichting van applicaties, omdat in de praktijk het achteraf tijdig en correct vernietigen van informatie niet mogelijk is of een intensieve en dure aangelegenheid is.

#Informatiemanagementproces provincie Zuid-Holland

Het informatiemanagementproces is een verzameling processen die ervoor zorgen dat de informatiebehoeften die vanuit de gebruikersorganisatie (de business) ontstaan, worden vertaald in informatievoorziening. Het proces start met een initiatief tot en met de uiteindelijke oplevering en inbeheername.

Ieder nieuw initiatief in de provincie Zuid-Holland met een i-component volgt dit proces. Aan dit proces nemen specialisten vanuit verschillende vakdisciplines deel, waaronder informatiebeheer. Op deze manier is in de governance structureel geborgd doordat de informatieadviseur al direct vanaf de start van een project aan tafel zit om duurzame toegankelijkheid in het project mee te nemen.

#Recordmanagementmodule OpenZaak

Gemeenten richten hun informatielandschap in toenemende mate in volgens de informatiekundige visie Common Ground. Een praktijkimplementatie van Common Ground is OpenZaak. OpenZaak is een ecosysteem van verschillende standaarden en herbruikbare softwarecomponenten, waarop gebruikersschermen gebouwd kunnen worden voor het afhandelen van zaakgerichte processen. De componenten connecteren met elkaar op basis van de API’s voor zaakgericht werken (ZGW-API’s).

Een aantal gemeenten werkt samen aan de ontwikkeling van een recordmanagementmodule. Begin 2021 is een eerste versie in productie gebracht waarmee het mogelijk is om conform de gemeentelijke selectielijst te vernietigen. Elke oplossing die werkt op basis van de ZGW-API’s kan eenvoudig gebruikmaken van deze recordmanagementmodule, ongeacht of de oplossing door gemeenten zelf is ontwikkeld of door een softwareleverancier die de ZGW-API’s heeft omarmd. De effectiviteit van het recordmanagement gaat hiermee omhoog. Gemeenten hoeven namelijk niet meer per applicatie recordmanagement in te richten en uit te voeren. Ze kunnen dit vanuit één interface doen voor alle oplossingen die volgens de principes van Common Ground zijn ontwikkeld. Omdat de ontwikkeling open source is, kan elke geïnteresseerde informatieprofessional (of andere rol) via GitHub actief bijdragen.

#GVI (generieke voorzieningen informatiebeheer) gemeente Amsterdam

In de gemeente Amsterdam werkt het domein GVI aan een portfolio van generiek inzetbare oplossingen voor informatiebeheer. In sommige gevallen betekent dat het terugbrengen van applicaties waar er te veel van zijn (in 2020 waren er nog 49 DMS’en in gebruik). In andere gevallen het ontwikkelen of aanschaffen van voorzieningen waar brede behoefte aan is, maar die nog niet binnen de gemeente beschikbaar zijn of waren. Denk aan oplossingen voor digitaal ondertekenen, anonimiseren of een tool voor datamigratie.

Een van de filosofieën achter GVI is dat het investeren in generieke voorzieningen een impuls geeft aan archiveren by design. Doordat projecten kant-en-klare oplossingen van de plank kunnen trekken, is de kans van slagen groter dan wanneer elk project eigen maatwerkoplossingen moet realiseren.