In de categorie ‘definiëren’ is de centrale vraag: waar moet de oplossing aan voldoen? Oftewel: wat zijn de eisen en wensen? En welke kaders, standaarden en andere voorwaarden zijn van toepassing?
Vanuit het perspectief van archiveren by design, is het bij ‘definiëren’ belangrijk om onderscheid te maken tussen het ‘wat’ en het ‘hoe’. De vuistregel hierbij is dat het ‘wat’ (zoals een wettelijke bepaling) niet onderhandelbaar is, maar het ‘hoe’ wel. Een voorbeeld hiervan gaat over vernietiging. Het ‘wat’ schrijft voor dat het mogelijk is om informatie tijdig te vernietigen op grond van de selectielijst. Dat is immers een wettelijke verplichting die niet ter discussie staat. Wel zijn er verschillende manieren om dit in te richten (zie ook het praktijkvoorbeeld van de gemeente Tilburg). Daarom is het belangrijk om enerzijds het ‘wat’ zo concreet mogelijk te formuleren, maar tegelijkertijd niet in de valkuil te trappen om ook al heel concreet te beschrijven hoe de oplossing eruitziet. Vermijd dus te algemene eisen (‘de oplossing voldoet aan de Archiefwet’), maar timmer het ook weer niet te veel dicht.
Requirements
Een onderdeel binnen ‘definiëren’ is het opstellen van requirements, zoals user stories en functionele eisen en wensen in een programma van eisen. Hieronder geven we een paar goede en slechte voorbeelden. Deze laten zien hoe je in de formulering ruimte kunt bieden voor verschillende oplossingsrichtingen versus de valkuil om hierin beperkend te denken.
√ Het is mogelijk een overzicht te maken van informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen. Dit is nodig voor het interne goedkeuringsproces.
X Er is een aparte recordmanagementmodule waarin geautomatiseerd vernietigingslijsten worden klaargezet voor de informatiebeheerder, zodat deze ze ter goedkeuring naar de proceseigenaar kan mailen.
√ Als Woo-functionaris wil ik eenvoudig en snel geanonimiseerde informatie beschikbaar kunnen stellen, zodat ik binnen de wettelijke termijn een Woo-verzoek kan behandelen.
X Als Woo-functionaris wil ik informatie kunnen lakken zodat ik voldoe aan de privacywet.
Standaarden inventariseren
Naast functionele eisen en wensen, kun je binnen ‘definiëren’ vaststellen welke standaarden van toepassing zijn. Het is handig om binnen de eigen organisatie een overzicht te hebben van de belangrijkste standaarden. Een standaard moet wel iets toevoegen. Het heeft bijvoorbeeld niet veel zin om een richtlijn voor duurzame bestandsformaten te hanteren als gegevens maar een bewaartermijn van enkele weken hebben. Elke keer dat je archiveren by design toepast, maak je opnieuw de afweging welke standaarden in dat specifieke geval van toepassing zijn.
Typische documentatie bij ‘definiëren’
Typische documentatie waarin de uitkomst van ‘definiëren’ wordt vastgelegd, is bijvoorbeeld een backlog met user stories en acceptatiecriteria, programma van eisen, projectstartarchitectuur en/of businesscase.