In de categorie ‘analyseren’ is de centrale vraag: wat is de functionele behoefte? Ofwel, wat is het probleem en wat moet de verandering idealiter teweeg brengen?
Kenmerkend voor de activiteiten die te maken hebben met ‘analyseren’, is dat ze gericht zijn op het doorgronden van de kern van het vraagstuk. Soms hebben initiatiefnemers al een hele concrete voorstelling van hoe de oplossing er in hun ogen uit moet komen te zien. Maar in termen van informatiemanagement wordt eerst gekeken wat ‘de vraag achter de vraag’ is. De kern van het probleem wordt eerst in kaart gebracht, zodat daar vervolgens de beste oplossing voor gezocht kan worden. Ter vergelijking: eind 19e eeuw wilden mensen een sneller paard. Maar wat ze eigenlijk wilden, was sneller van a naar b komen. Een sneller paard leek daarvoor de meest logische oplossing, totdat bleek dat een auto eigenlijk geschikter was. Zo is het ook met IT: als niet duidelijk is wat het achterliggende probleem of de achterliggende behoefte is, dan bestaat het risico dat uiteindelijk niet de beste oplossing wordt gekozen.
Naast het vinden van de kern van het probleem, richt ‘analyseren’ zich op het in kaart brengen van de omgeving. Wie en wat worden potentieel geraakt door de verandering? Hierbij gaat het om vragen als: wie zijn de stakeholders en wat zijn hun belangen? Hoe ziet het informatielandschap er uit? Welke gegevensbronnen zijn er? Welke systemen worden gebruikt en welke koppelingen zijn er? Zowel de bestaande situatie als de doelsituatie moeten in kaart worden gebracht.
Inzicht door kernvragen
Wat betekent dit voor archiveren by design? Dat een beeld wordt gevormd van welke informatie geraakt wordt door het initiatief. En welke waarde die informatie vertegenwoordigt. Om hier inzicht in te krijgen, kan de informatieprofessional een aantal kernvragen proberen te beantwoorden. Hierbij kun je denken aan vragen als:
- Op welke dienst(en) en/of product(en) van de organisatie heeft het initiatief betrekking?
- Deze vraag geeft inzicht in welke bewaartermijn(en) van toepassing zijn. En maakt helder of de gegevens en documenten gekoppeld aan deze dienst(en) en/of product(en), vallen onder de categorieën informatie die op grond van de Woo actief openbaar gemaakt moeten worden.
- Wie is/zijn verantwoordelijk voor de informatieverwerking?
- Met deze verantwoordelijke(n) worden afspraken gemaakt over het beheer van informatie.
- Wie is/zijn potentieel belanghebbend bij de informatie?
- De eerste stap om uiteindelijk te kunnen bepalen op welke manier(en) informatie toegankelijk moet zijn, is te analyseren wie potentieel belanghebbend is bij de informatie. Het gaat dan niet alleen om de primaire gebruikers van informatie, zoals behandelaren. Maar ook om hergebruikers zoals data-scientists, ketenpartners en toekomstige onderzoekers.
- Hoe is de informatie in de huidige situatie ontsloten?
- Het antwoord hierop geeft inzicht in welke knelpunten zich in de huidige situatie voordoen die verbeterd kunnen worden. En is nuttig om een migratiestrategie op te stellen.
- Zijn er papieren informatiestromen?
- De overheid werkt digitaal, maar soms ontvangen we post op papier of printen we brieven uit om ze handmatig te ondertekenen. Als het antwoord op deze vraag ‘ja’ is, zijn er mogelijk extra maatregelen nodig om volledig digitaal te kunnen werken. En alle informatie daarbij volledig digitaal te archiveren.
Typische documentatie bij ‘analyseren’
Typische documentatie waarin de uitkomst van ‘analyseren’ wordt vastgelegd, is bijvoorbeeld een intakedocument, projectvoorstel, projectstartarchitectuur of architectuurnotitie, risicoanalyse of impactassessment, initiële businesscase en/of backlog met epics. Dit zijn stuk voor stuk geen documenten die volledig gericht zijn op archiveren by design, maar documenten waarin onderdelen van archiveren by design in opgenomen kunnen worden.