Het maken van een selectielijst gaat in een aantal vaste stappen. Hieronder wordt dit traject beschreven voor rijksorganisaties, zoals ministeries en zelfstandige bestuursorganen (zbo’s).
Visueel overzicht van het traject
Stappen traject selectielijst
Alles uitklappenCentraal staat de vraag: heeft de organisatie een nieuwe selectielijst nodig? Of moet de bestaande selectielijst geactualiseerd worden? Dat is het geval als je een van de volgende vragen met ‘ja’ beantwoordt.
- De organisatie krijgt er nieuwe taken bij, stoot taken af of draagt ze over.
- De organisatie verandert. Denk bijvoorbeeld aan ingrijpende reorganisaties, privatisering of verstatelijking.
- De organisatie vernieuwt haar informatiehuishouding.
- De organisatie wil de waarderingen in de selectielijst aanpassen. Bijvoorbeeld vanwege (nieuwe) vernietigingstermijnen in sectorale wetgeving of de belangenafweging die opnieuw dient te gebeuren door veranderende omstandigheden.
- De organisatie heeft een selectielijst die ouder is dan 20 jaar, wat in strijd is met artikel 2, lid 2 van het Archiefbesluit 1995.
Is een selectielijst erg verouderd of nog volgens een oudere methodiek opgesteld, dan wordt een nieuwe lijst gemaakt.
Het opstellen van een selectielijst is een belangrijke klus, en vraagt vooral specialistische archiefkennis. Je moet hiervoor dus de opdracht, tijd én ondersteuning krijgen. Zorg dus voor voldoende commitment binnen je organisatie met een duidelijke door het bestuur gegeven en gedragen opdracht.
Heb je de opdracht om voor meerdere, gelijkwaardige overheidsorganisaties een gezamenlijke selectielijst op te stellen, dan heeft je organisatie daar een machtiging van betrokken organisaties voor nodig. Randvoorwaarde voor zo’n machtiging is dat de selectielijsten van deze organisaties op dezelfde manier vastgesteld worden.
Neem, voordat je een selectielijst opstelt, contact op met het Nationaal Archief om een afspraak te maken voor een intakegesprek of om jezelf verder te informeren. Dat kan via dit formulier op onze website.
Het Nationaal Archief wijst uit de eigen organisatie een contactpersoon aan. Die vertegenwoordigt de algemene rijksarchivaris.
De contactpersoon nodigt je uit voor een intakegesprek. Tijdens het gesprek lopen we samen de stappen door voor het opstellen van de selectielijst. En stellen we een planning op.
Ter voorbereiding op het intakegesprek is het handig als je de volgende vragen kan beantwoorden:
- Heeft de selectielijst betrekking op een of meerdere organisaties?
- Welke rechtspositie heeft de organisatie?
- Heeft de selectielijst betrekking op de gehele organisatie? Of vallen onderdelen van de organisatie of van de informatiehuishouding buiten het bereik van de lijst, en waarom is dat?
- Maakt je organisatie al gebruik van één of meerdere selectielijsten?
- Zijn er selectielijsten in het werkveld relevant, bijvoorbeeld van ketenpartners of het moederdepartement (afstemming bewaartermijnen)?
Na het gesprek kun je starten met het opstellen van de conceptselectielijst. Gebruik daarvoor de volgende drie modules:
Bij het opstellen van een selectielijst is interne afstemming nodig. Het afstemmen binnen je organisatie doe je bijvoorbeeld met de proceseigenaar, privacy officer, jurist, architect en/of functionaris gegevensbescherming. Wanneer, hoe (vaak) en met wie hangt af van de regels en afspraken binnen je organisatie.
Elke organisatie die een selectielijst opstelt, zoekt een eigen externe deskundige. Dit is wettelijk verplicht. Een organisatie die heel groot is of een heel diverse takenpakket heeft, kan er overigens voor kiezen om meer dan één externe deskundige aan te trekken. De externe deskundige moet aan een aantal eisen voldoen. Het vinden van een externe deskundige vraagt soms meer tijd. Begin hiermee tijdens het opstellen van de conceptselectielijst.
Je stemt de conceptselectielijst meerdere keren af met je contactpersoon van het Nationaal Archief. Die toetst of het concept aan de wettelijke eisen (art. 5 Archiefbesluit) en de voorgestelde waarderingen voldoet.
Het Nationaal Archief beschrijft en verantwoordt de onderlinge afstemming en gemaakte afspraken in het ‘verslag overleg’ (artikel 5.1d Archiefbesluit). Dit verslag passen we indien nodig op basis van jouw opmerkingen aan. Het resultaat is dan nog niet definitief, maar we hebben een consensusversie van de selectielijst. Hierover brengt een externe deskundige nog een advies uit.
##De formele procedure begint op het moment dat je overheidsorganisatie het ontwerp van de selectielijst indient bij de algemene rijksarchivaris. Je stelt hiervoor een indieningsbrief op. De zorgdrager (of diens verantwoordelijke voor de informatiehuishouding) ondertekent deze brief.
In de sjabloon brief staan de voorwaarden waaraan de indieningsbrief moet voldoen.
De volgende stap is het inwinnen van het advies van de externe deskundige. En dat advies verwerken.
De selectielijsten van de Hoge Colleges van Staat, ministeries, de Rechtspraak en een aantal zelfstandige bestuursorganen worden besproken in het Strategisch Informatieoverleg (SIO).
De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding neemt hieraan deel namens de organisatie. De andere deelnemers zijn de algemene rijksarchivaris en de externe deskundige. Overheidsorganisaties kunnen hun inbreng toelichten en bespreekpunten aandragen. Eventuele openstaande vragen worden in het SIO behandeld. En er wordt besloten of de lijst ter inzage gelegd kan worden.
Een SIO vindt niet altijd fysiek plaats, we spreken dan van een schriftelijk of gedelegeerd SIO. Schriftelijke SIO’s vinden vooral plaats bij de selectielijsten van kleinere zbo’s of certificerende instellingen. Het schriftelijk SIO wordt weergegeven in het ‘verslag overleg’. Dit verslag is een bijlage van de selectielijst.
Na afronding van de vorige stappen legt het Nationaal Archief de selectielijst zes weken ter inzage op de studiezaal en de website van het Nationaal Archief. In de Staatscourant is elke eerste werkdag van de maand terug te vinden welke selectielijst(en) ter inzage ligt of liggen.
Iedereen mag een reactie, een zienswijze, geven op de selectielijst. Bijvoorbeeld die het niet eens zijn met de beslissing om bepaalde informatie wel of niet te bewaren. Zo'n reactie noemen we een zienswijze.
Wanneer een zienswijze is ingediend handelen de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris en de vertegenwoordiger van de overheidsorganisatie deze gezamenlijk af. De inbrenger van de zienswijze krijgt altijd antwoord. Een samenvatting van de zienswijze en de reactie daarop wordt toegevoegd aan het ‘verslag overleg’. De selectielijst wordt eventueel aangepast.
Wanneer zes weken zijn verlopen en geen zienswijzen zijn ontvangen, stellen we de selectielijst vast. Hoe? Dat varieert per type overheidsorgaan.
- Is je organisatie een Hoge College van Staat of het Kabinet van de Koning? Dan wordt de selectielijst vastgesteld per Klein Koninklijk Besluit. Het Nationaal Archief doet voor dat besluit het nodige.
- Is je organisatie een ministerie? Voor deze selectielijsten stelt het Nationaal Archief een besluit op dat zowel de minister van OCW als die van het betrokken departement ondertekenen. Dit heet een vaststellingsbesluit.
Behoort je organisatie tot een ander overheidsorgaan? Ook dan stelt het Nationaal Archief een vaststellingsbesluit op. Die wordt vervolgens alleen door de minister van OCW ondertekend. Het Nationaal Archief publiceert het besluit in de Staatscourant. En de nu officieel vastgestelde selectielijst op de diens website. De selectielijst is geldig vanaf de tweede dag na publicatie van het besluit in de Staatscourant.
Na vaststelling is de selectielijst gedurende een periode van zes weken vatbaar voor beroep. Een beroep heeft geen schorsende werking: de selectielijst mag ondanks het beroep worden toegepast.