Deze module gaat over het uitzonderen van vernietiging en dan met name over de uitvoering hiervan. De module beschrijft de stappen die je moet zetten nadat je hebt besloten om af te wijken van een waardering in de selectielijst. En dus ook van een beslisregel voor een bewaartermijn.
Afwijken doe je op basis van een in de selectielijst opgenomen uitzonderingsgrond: hotspots, belangrijke precedenten, bijzondere (lokale) gebeurtenissen en bijzondere personen of gebouwen. Indien een organisatie besluit om te vernietigen informatieobjecten toch niet te vernietigen is dat nooit zonder reden. Maar ook niet zonder gevolgen.
Dus: je hebt een hotspotmonitor uitgevoerd en daarbij hotspots vastgesteld. Of je hebt een persoon of gebouw geïdentificeerd als ‘bijzonder’. Maar wat nu?
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die zich in de praktijk met dit onderwerp bezig houden. Zoals adviseurs informatiebeheer en informatiemanagers.
De scope is het aanpassen van beslisregels voor informatieobjecten. Het maakt niet uit waar de informatieobjecten zich bevinden, dat kan in elke willekeurige applicatie of datalaag zijn. De objecten kunnen ook fysiek (papier, microfilm) zijn. Fysieke objecten moeten wel vastgelegd worden in een systeem, zodat er digitaal een registratie beschikbaar is.
Het gaat in deze module niet over identieke kopieën/duplicaten van informatieobjecten zoals deze bijvoorbeeld in een back-up zijn opgeslagen of op een persoonlijke schijf. Het tijdig verwijderen van kopieën en duplicaten is een problematiek die losstaat van het toekennen van beslisregels.
Dit lijkt vrij simpel: een kwestie van het wijzigen van een beslisregel in je beheeromgeving. Maar in de praktijk blijken er toch verschillende zaken te zijn waar je tegen aan kan lopen. Hoe voer je de wijziging door? Wat zijn de randvoorwaarden? Waar moet en waar kun je rekening mee houden? Een handig stappenplan biedt uitkomst en een aantal praktijkvoorbeelden dienen ter inspiratie.
> Bekijk het stappenplan uitvoering uitzonderen van vernietiging