Een vastgestelde selectielijst is een momentopname. Daarbij kun je niet met alle toekomstige ontwikkelingen rekening houden. Of deze ontwikkelingen onmiddellijk meenemen bij een herziening. Daarom is het mogelijk om binnen bepaalde grenzen af te wijken van een vastgestelde selectielijst. Deze module beschrijft welke afwijkingen mogelijk zijn en richt zich vervolgens specifiek op hotspots. En hoe je de beslissing om af te wijken vastlegt en verantwoordt. Zodat het voor iedereen duidelijk is waar je van de selectielijst afwijkt en waarom. Meer informatie over de daaropvolgende toepassing van deze afwijkingen in informatiesystemen vind je in de module Afwijken beslisregels bewaartermijnen.
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die behoefte aan afwijkingen van een selectielijst signaleren, die deze willen vastleggen en die kunnen verantwoorden. Zoals informatiebeheerders, adviseurs of projectleiders. Maar ook op archiefinspecteurs, auditors of andere geïnteresseerden.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit voorziet momenteel één mogelijke afwijking op de selectielijst, namelijk uitzonderen van vernietiging. Met andere woorden: informatie die in de selectielijst gewaardeerd is als te vernietigen alsnog blijvend bewaren. Je kan dus dus zo meer informatie blijvend bewaren. Op voorwaarde dat de criteria zijn vastgelegd in de selectielijst. De volgende uitzonderingen zijn mogelijk:
- Hotspots op basis van de hotspotcriteria
- Belangrijke precedenten
- Bijzondere gebeurtenissen
- Bijzondere personen
- Bijzondere gebouwen
Artikel 9, lid 2 van de Archiefwet biedt daarnaast een grondslag voor noodvernietiging. Waarbij in buitengewone omstandigheden – denk aan oorlog of oorlogsgevaar - tot onmiddellijke vernietiging beslist kan worden. Zonder rekening te moeten houden met de selectielijst. Dit is een bijzondere en uitzonderlijke procedure die buiten de scope van deze module valt.
Voor alle beslissingen tot uitzonderen van vernietiging gelden de volgende algemene aanbevelingen:
- Neem een besluit om informatieobjecten uit te zonderen van vernietiging en documenteer dit. Een intensief afstemmingsoverleg is niet nodig, maar zorg er in elk geval voor dat het geen beslissing van één persoon is en dat ook de proceseigenaar betrokken is. Het besluit geeft minimaal aan welke informatieobjecten worden uitgezonderd, op basis van welk uitzonderingscriterium in de selectielijst en welke beweegreden en, tot slot, met wie het besluit is afgestemd.
- Informeer het Strategisch Informatie Overleg (SIO).
Voor hotspots gelden de volgende specifieke aanbevelingen in de vorm van een stappenplan: