Deze module legt uit hoe een selectielijst ontstaat. Wie zijn hierbij betrokken? Wat is hun rol? Welke belangen worden door wie vertegenwoordigd? En welke stappen moet je concreet nemen?
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die een selectielijst willen opstellen of actualiseren. Zoals informatiebeheerders, adviseurs of projectleiders. Maar ook op archiefinspecteurs, auditors of andere geïnteresseerden.
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hanteren dezelfde methodiek als de rijksoverheid. Maar machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kun je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW, en in (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie. Wat betreft de hier genoemde decentrale overheden is deze module met name relevant voor de koepelorganisaties. Dat verklaart samen met de verschillende rol van het Nationaal Archief waarom deze module in het onderdeel rolverdeling een onderscheid maakt tussen enerzijds de rijksoverheid en anderzijds decentrale overheden.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Bij het maken van een selectielijst vindt een afweging plaats tussen verschillende belangen: het burgerbelang, het organisatiebelang en het erfgoedbelang. Het wegen van deze belangen is een gezamenlijke inspanning van de betrokkenen. Elk belang is op deze manier verbonden aan een rol. Zo heeft bijvoorbeeld de externe deskundige extra oog voor de belangen van de burger.
Het opstellen van selectielijsten moet zorgvuldig gebeuren. Heldere afspraken en een duidelijke rolverdeling is dan ook belangrijk. Dit voorkomt een lange doorlooptijd in het maken van een selectielijst en zo is het voor iedereen duidelijk wie wat doet en waarom. Het Nationaal Archief hecht veel belang aan goede afspraken en heeft daarom een aantal spelregels opgesteld. Dit is een goede basis voor een verdere samenwerking bij het opstellen van een selectielijst.
Het opstellen van een selectielijst kent een vaste volgorde van stappen.
Het opstellen van een selectielijst kent een vaste volgorde van stappen.