Het maken van een selectielijst kent een aantal vaste stappen. Hieronder wordt dit traject beschreven.
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hanteren dezelfde methodiek als de rijksoverheid. Maar zij machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kun je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW, en (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie. Wat betreft de hier genoemde decentrale overheden is de beschrijving van dit traject met name relevant voor de koepelorganisaties.
De procesplaat geeft je een idee van het volledige proces en van het specifieke traject voor (koepelorganisaties van) decentrale overheden.
Centraal staat de vraag: heeft de organisatie een nieuwe selectielijst nodig? Of moet de bestaande selectielijst geactualiseerd worden? Dat is het geval als je een van de volgende vragen met ‘ja’ beantwoordt.
- De organisatie krijgt er nieuwe taken bij, stoot taken af of draagt ze over.
- De organisatie verandert. Denk bijvoorbeeld aan ingrijpende reorganisaties, privatisering of verstatelijking.
- De organisatie vernieuwt haar informatiehuishouding.
- De organisatie wil de waarderingen in de selectielijst aanpassen. Bijvoorbeeld vanwege (nieuwe) vernietigingstermijnen in sectorale wetgeving of de belangenafweging die opnieuw dient te gebeuren door veranderende omstandigheden.
- De organisatie heeft een selectielijst die ouder is dan 20 jaar, wat in strijd is met artikel 2, lid 2 van het Archiefbesluit 1995.
Krijg je voldoende steun binnen je (koepel)organisatie om een selectielijst op te stellen? Het opstellen van een lijst is een belangrijke klus, en vraagt specialistische archiefkennis. Je moet hiervoor dus de opdracht, tijd én ondersteuning krijgen.
Heb je de opdracht om voor meerdere, gelijkwaardige overheidsorganisaties een gezamenlijke selectielijst op te stellen, dan moet je organisatie daartoe gemachtigd worden. Randvoorwaarde voor zo’n machtiging is dat de selectielijsten van deze zorgdragers op dezelfde manier vastgesteld worden. Het is van belang dat je de achterban op de hoogte brengt. Denk hierbij ook aan andere type organisaties in het veld. Hiermee geef je anderen de kans om aan te haken bij het opstellen van de selectielijst.
Neem, voordat je een selectielijst opstelt, contact op met het Nationaal Archief om een afspraak te maken voor een intakegesprek of om jezelf verder te informeren. Dat kan via dit formulier op onze website.
Het Nationaal Archief wijst een contactpersoon aan, die je dan uitnodigt voor een intakegesprek.
Na het gesprek kun je starten met het opstellen van de conceptselectielijst. Gebruik daarvoor de volgende drie modules:
Bij het opstellen van een selectielijst is interne afstemming nodig. Het afstemmen binnen je organisatie doe je bijvoorbeeld met bijvoorbeeld de proceseigenaar, privacy officer, jurist, architect, functionaris gegevensbescherming. Hetzelfde principe geldt uiteraard voor de koepelorganisaties VNG, IPO en UvW en hun respectievelijke achterban.
Elke organisatie die een selectielijst opstelt, zoekt een eigen externe deskundige. Dit is wettelijk verplicht. Een organisatie die heel groot is of een heel diverse takenpakket heeft, kan er overigens voor kiezen om meer dan één externe deskundige aan te trekken. Een externe deskundige moet aan een aantal eisen voldoen. Het vinden van een externe deskundige vraagt soms meer tijd. Begin hiermee tijdens het opstellen van de conceptselectielijst.
Voor waterschappen, provincies en gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen verloopt de benoeming van de externe deskundige anders dan bij de Rijksoverheid. Een externe deskundige voor lokale overheden wordt niet benoemd door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, maar door de dagelijks besturen van waterschappen, Gedeputeerde Staten of colleges van Burgemeester en Wethouders. De voordracht gebeurt door de leden van het strategisch informatieoverleg (SIO) van de lokale overheden.
In de praktijk worden de koepelorganisaties VNG, IPO en UvW door hun leden gemandateerd om een selectielijst op te stellen. En het bijhorende SIO te organiseren.
Je stemt de conceptselectielijst meerdere keren af met de archivaris. Die toetst of het concept aan de wettelijke eisen (art. 5 Archiefbesluit) en aan de voorgestelde waarderingen voldoet.
De archivaris beschrijft en verantwoordt (de uitkomst van) deze onderlinge afstemming in het ‘verslag overleg’ (artikel 5.1d Archiefbesluit). Dat verslag wordt ook aan jou voorgelegd en zo nodig op basis van jouw opmerkingen aangepast of aangevuld.
Als jij en de archivaris het eens zijn, hebben we nog geen definitieve selectielijst maar een consensusversie. Hierover brengt een externe deskundige nog een advies uit.
De volgende stap is het inwinnen van het advies van de externe deskundige. En dat advies verwerken.
(Koepelorganisaties van) decentrale overheden organiseren hun SIO’s zelf. Het Nationaal Archief is hier niet bij betrokken. Voor meer informatie kun je de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden raadplegen.
De formele procedure begint op het moment dat de (koepel)organisatie het ontwerp van de selectielijst indient bij de algemene rijksarchivaris.
Je stemt de conceptselectielijst meerdere keren af met je contactpersoon van het Nationaal Archief. Die toetst of het concept voldoet aan de wettelijke eisen (artikel 5 Archiefbesluit). En in lijn is met selectiedoelstelling, bewaarcriteria en waarderingsmethodiek.
Het Nationaal Archief beschrijft en verantwoordt (de uitkomst van) deze onderlinge afstemming in het ‘verslag overleg’ (artikel 5.1d Archiefbesluit). Dat verslag wordt ook aan jou voorgelegd en zo nodig op basis van jouw opmerkingen aangepast of aangevuld.
Na afronding van de vorige stappen legt het Nationaal Archief de selectielijst zes weken ter inzage op de studiezaal en de website van het Nationaal Archief. In de Staatscourant is elke eerste werkdag van de maand terug te vinden welke selectielijst(en) ter inzage ligt of liggen.
Iedereen mag een reactie, een zienswijze, geven op de selectielijst. Bijvoorbeeld burgers die het niet eens zijn met de beslissing om bepaalde informatie wel of niet te bewaren.
Wanneer een zienswijze is ingediend handelen de archivaris en de vertegenwoordiger van de overheidsorganisatie deze gezamenlijk af. De inbrenger van de zienswijze krijgt altijd antwoord. Een samenvatting van de zienswijze en de reactie daarop wordt toegevoegd aan het ‘verslag overleg’. Het is mogelijk dat een selectielijst wordt aangepast, als daartoe besloten wordt.
Wanneer zes weken zijn verlopen en geen zienswijzen zijn ontvangen stelt de minister van OCW de selectielijst voor de decentrale overheden vast door ondertekening van een vaststellingsbesluit.
Het Nationaal Archief publiceert het vaststellingsbesluit in de Staatscourant. En de nu officieel vastgestelde selectielijst op diens website. De selectielijst is geldig vanaf de tweede dag na publicatie van het besluit in de Staatscourant.
Na vaststelling is de selectielijst gedurende een periode van zes weken vatbaar voor beroep. Een beroep heeft geen schorsende werking: de selectielijst mag ondanks het beroep worden toegepast.