Situatie
Tijdens kantooruren ontdekt een depotmedewerker schimmel in een depot op kelderniveau. Al snel blijkt dat het om een omvangrijke aantasting gaat: ongeveer 1.000 meter archiefstelling is getroffen. Het betreft stukken uit één specifiek archief, opgeborgen in omslagen en portefeuilles met een halflinnen rug en marmeren papieren voor-en achterkant.
Een combinatie van omstandigheden
De oorzaak blijkt niet één enkele factor te zijn. Het archief is afkomstig uit een hulpdepot waar veel stof aanwezig was en de omstandigheden niet optimaal waren. Ook in het huidige depot is sprake van stof op de stellingen. Daarnaast wordt opkruipend vocht via een flexibele voeg geconstateerd, waardoor de relatieve luchtvochtigheid en temperatuur oplopen.
Door werkzaamheden in het depot zijn de portefeuilles tijdelijk met de ruggen tegen elkaar geplaatst. Hierdoor kan een eventuele besmetting zich gemakkelijk van stelling naar stelling verspreiden. De combinatie van stof, vocht, temperatuur en de wijze van plaatsing versnelt daarmee de ontwikkeling en verspreiding van de schimmel.
Aanpak
Een restaurator en het hoofd van de restauratieafdeling beoordelen de situatie. De schimmel wordt eerst getest op levensvatbaarheid en blijkt niet meer levend te zijn. Vervolgens worden een veegmonster en een petrischaaltje door een gespecialiseerd bureau onderzocht. Het blijkt te gaan om een algemene schimmel die in stof voorkomt en bij normale hoeveelheden geen bijzonder gezondheidsrisico vormt. Tijdens de werkzaamheden worden uiteraard persoonlijke beschermingsmiddelen gebruikt.
Het advies van het bureau is om het aangetaste archief met gammastraling te behandelen en de ruimte te ontsmetten. Het archief wordt verpakt en voorbereid voor transport. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verhuisplannen die bij een eerdere verhuizing zijn opgesteld.
Om ruimte te creëren, wordt ander archiefmateriaal intern verhuisd. Hierdoor ontstaat een tijdelijke bufferruimte voor het besmette materiaal. Na het transport wordt ook deze ruimte ontsmet en geschikt gemaakt voor de opslag van het behandelde archief.
Bij de aanpak zijn naast depotmedewerkers en restauratoren ook andere interne medewerkers en gespecialiseerde externe bedrijven betrokken. Het gaat onder meer om bedrijven voor schimmelonderzoek, gammastraling en transport. In totaal is ongeveer 4 kilometer collectie bij de werkzaamheden betrokken. Ook de luchtbehandelingsinstallatie en de kanalen worden meegenomen in de maatregelen.
Hoe nu verder?
Het incident vormt aanleiding voor het Nationaal Archief om de preventieve maatregelen aan te scherpen. De controle van reeds opgeslagen archiefmateriaal wordt geïntensiveerd en ook nieuw binnenkomend materiaal wordt beter gecontroleerd. De behoefte aan een quarantainevoorziening wordt duidelijk, zodat nieuw materiaal eerst apart kan worden beoordeeld voordat het in een regulier depot wordt geplaatst.
Ook het acquisitieproces wordt aangepast. Er worden duidelijkere afspraken gemaakt over depothygiëne en er worden eisen gesteld aan verpakkingsmaterialen. Zo wordt opslag in geschikte dozen het uitgangspunt. Daarnaast worden stofzuigers met HEPA-filters aangeschaft.
Verder wordt toegewerkt naar een gebouwbeheersysteem waarmee temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in alle depots continu kunnen worden gemonitord. Hierdoor kunnen afwijkingen eerder worden gesignaleerd en kan tijdig worden ingegrepen.
Belangrijke les
Het incident laat zien dat een schimmelaantasting het gevolg kan zijn van een combinatie van factoren. Stof, vocht, temperatuur, opslagomstandigheden en tijdelijke plaatsing kunnen elkaar versterken en een aantasting snel laten uitbreiden. Preventie en vroegtijdige signalering zijn daarom essentieel.
Tips uit de praktijk
Goede depothygiëne, controle van binnenkomend materiaal, continue klimaatmonitoring en een goede voorbereiding op calamiteiten helpen om risico's tijdig te herkennen en de gevolgen voor de collectie te beperken.