Situatie
Tijdens een teamoverleg komt naar voren dat het CHV-plan dringend aan actualisatie toe is. Om het proces overzichtelijk aan te pakken, worden alle relevante documenten op een centraalpunt verzameld. Vervolgens gaat een klein team aan de slag om het CHV-plan te updaten.
Een belangrijk onderdeel is het in kaart brengen van de ruimten waarin archiefmateriaal is opgeslagen. Zo komt het team bij een ruimte met kasten vol microfiches. Omdat deze bij een calamiteit lastig te redden zijn, ontstaat het plan om ze te verplaatsen naar een beter toegankelijke ruimte.
Bij het openen van de kasten blijken de laden muurvast te zitten. Een collega krijgt uiteindelijk met veel moeite een lade open. Dan wordt duidelijk wat er aan de hand is: de lade is vastgeroest door vocht. De microfiches zijn beschadigd, er zit schimmel op en de inkt is uitgelopen.
Aanpak
Omdat in dezelfde ruimte ook papieren archiefstukken liggen, ontstaat de zorg dat de schimmel zich heeft verspreid. Daarom worden schimmeltesten aangeschaft en worden verschillende documenten steekproefsgewijs onderzocht. De stukken van één afdeling testen negatief en kunnen worden verplaatst. De documenten van een andere afdeling testen positief en moeten voorlopig blijven staan.
Hoe nu verder?
Het incident leidt tot een structurele aanpak. Er wordt gewerkt aan een inspectieprotocol schimmelvorming waarin afspraken worden vastgelegd over testmethoden, frequentie en de aanpak bij schimmelvorming.
Daarnaast wordt een projectplan opgesteld voor de positief geteste documenten. Hierin wordt beschreven hoe deze veilig kunnen worden gedigitaliseerd, zonder andere archiefstukken aan besmettingsgevaar bloot te stellen.
Tip uit de praktijk
Een onverwacht incident kan ook tot iets positiefs leiden. Een geplande actualisatie van het CHV-plan leidt tot een onverwachte ontdekking én tot nieuwe afspraken om schimmelvorming in het archief beter te signaleren en aan te pakken. Een geluk bij een (bijna) ongeluk.