Waardering en selectie is een afweging tussen verschillende belangen. Die belangen zijn samen te vatten als het burgerbelang, organisatiebelang en het erfgoedbelang.
Het burgerbelang is veelzijdig en omvat onder andere bewijs, rechtszekerheid, gegevensbescherming of privacy, openbaarheid, en democratische controlemogelijkheden. #
Een selectielijst geeft de burger inzicht in de verantwoordelijkheden en taken van een organisatie en welke informatieobjecten daarin voorkomen. Sommige informatieobjecten kunnen een bewijswaarde voor de burger hebben. In het verlengde hiervan krijgt de burger inzicht in de bewaartermijnen van de informatieobjecten. Welke worden bewaard (en dus overgebracht en in principe openbaar) en welke worden vernietigd. Voor de burger geldt ook de vraag of die bewaring of die vernietiging wel in diens belang is. Zijn zij erbij gebaat om bepaalde stukken permanent te bewaren? Of om bepaalde stukken te vernietigen? Moeten bijvoorbeeld voogdijdossiers volledig worden bewaard of vernietigd? Een antwoord hierop vanuit burgerbelang kan verschillen met die vanuit erfgoedbelang; er is sprake van een belangenafweging. De burger heeft daarnaast het recht om te weten op welk moment bepaalde informatie wordt vernietigd. Een te korte of te lange bewaartermijn kan nadelig voor hen zijn. Bijvoorbeeld in het geval van een rechtszaak of in het geval van grondrechten. De motivatie bij het bepalen van bewaartermijnen moet voor de burger helder, logisch en consistent zijn.
Gegevensbescherming vormt een belangrijk onderdeel in het geheel. De burger heeft er belang bij om te weten welke persoonsgegevens door wie worden bewaard. En voor hoe lang. De overheid mag persoonsgegevens niet te lang, maar ook niet te kort bewaren. Zo moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens van studenten ingediend bij de eerste inschrijving voor een universitaire studie, na deze inschrijving worden vernietigd. Deze persoonsgegevens dienen alleen om de identiteit van de student te controleren; verder hebben ze geen enkel doel waardoor er geen reden is om ze langer
te bewaren.
#Het belang van de organisatie zit vooral in het uitvoeren van hun taken, het aantonen van rechten en verplichtingen, het afleggen van verantwoording en het bieden van rechtszekerheid voor burgers en bedrijven.
Ten eerste hebben medewerkers van organisaties de informatieobjecten nodig voor hun werk. Om kennis te verwerven, voor de continuïteit van beleid, om hun gelijk te bewijzen of om verantwoording af te leggen aan andere instanties én burgers. In het eerste geval kan gedacht worden aan de bouwtekening voor onderhoud aan een pand. In het laatste geval kan bijvoorbeeld aangetoond worden dat een organisatie de juiste procedure heeft gevolgd of er (bewust) van is afgeweken. Te allen tijde toont verantwoording aan of een overheid zich aan de wet heeft gehouden, een van de principes van de democratische rechtstaat. Daarbij geldt dat de overheid ook verantwoordt naar de burger welke informatieobjecten hoe lang worden bewaard.
Het bewaren en beheren van digitale en papieren informatieobjecten kost geld. Een object dat voor niemand meer waarde heeft, is nutteloos om te bewaren. En de meeste informatieobjecten verliezen na verloop van tijd hun waarde. Veruit de meeste facturen zijn bijvoorbeeld na het verlies van hun administratieve waarde vernietigbaar. Het gaat hier niet alleen om opslag, maar ook om kosten voor duurzame toegankelijkheid, dus voor het vindbaar, beschikbaar en leesbaar houden van de informatieobjecten. Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar houden van applicaties en het behouden van de metadata.
Tot slot verbetert het vernietigen van informatieobjecten de vindbaarheid van alle overige informatieobjecten. En borgt ze deze. Waardering en selectie is daarmee ook gericht op het toekomstig beschikbaar stellen en gebruik van overheidsinformatie waar onderzoek in gedaan kan worden.
#Tot slot is er het erfgoedbelang. Een aantal informatieobjecten heeft of krijgt in de loop der tijd een symbolische, emotionele, informatieve of andere meerwaarde. Een meerwaarde die het rechtvaardigt om deze informatieobjecten blijvend te bewaren. Ze worden gezien als bronnen voor kennis en begrip van de Nederlandse overheid en samenleving. En maken historisch onderzoek mogelijk. Voorbeelden zijn de notulen van de ministerraad of van Gedeputeerde Staten, maar ook saneringsonderzoeken van bodem of grondwater of de Basisregistratie Personen. Dit soort informatieobjecten krijgen dan de betekenis van cultureel erfgoed. Na twintig jaar brengen de overheidsorganisatie deze informatieobjecten over naar een archiefdienst, waar de archivaris de objecten beheert.
Maar hoe bepaal je wat cultureel erfgoed is? Hoe maak je die keuze? Als uitgangspunt is er de landelijke selectiedoelstelling. Die selectiedoelstelling is uitgewerkt in een aantal bewaarcriteria voor overheidsorganisaties. Voor particuliere archieven stellen archiefdiensten daarnaast eigen collectie- of acquisitieprofielen op. Het acquisitieprofiel van het gemeentearchief Putten is een voorbeeld van de decentrale overheden. Voor de rijksoverheid is er het acquisitieprofiel van het Nationaal Archief. Dit zijn de kaders waarop de keuze tot blijvende bewaring worden gemaakt. Uiteraard is er ruimte om informatieobjecten buiten deze kaders om te bewaren, zoals in het geval van een hotspot of door gebruik te maken van andere criteria voor het uitzonderen van vernietiging.
Door het waarderen van informatieobjecten als blijvend te bewaren, krijgen ze de betekenis van cultureel erfgoed. Blijvend te bewaren overheidsarchieven worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor gemeenten zijn dat de gemeentearchieven of regionale archiefinstellingen, zoals het gemeentearchief Tynaarlo of Archief Eemland. Provincies dragen hun archieven over naar provinciale archiefinstellingen, bijvoorbeeld het Drents Archief. Waterschappen dragen op hun beurt over naar verschillende soorten archiefinstellingen, zoals het Streekarchief Langstraat Heusden Altena of hebben hun eigen archief, zoals Brabantse Delta. Voor de rijksoverheid is er het Nationaal Archief of een rijksarchiefbewaarplaats in een van de provinciën, zoals het Historisch Centrum Limburg in Maastricht.
Met overgebrachte overheidsarchieven en opgenomen particuliere archieven bouwen archivarissen een collectie op. Deze stellen zij beschikbaar voor een breed publiek. De archivaris draagt daardoor bij aan het behoud van cultureel erfgoed en aan het bevorderen van het gebruik ervan. Daarmee leveren zij een bijdrage aan het culturele geheugen van de inwoners van hun woonplaats, streek of land.