In alle applicaties gaat het erom informatieobjecten te identificeren en deze te koppelen aan de selectiebeslissing. Wat van belang is in elke omgeving zijn de volgende overwegingen:
- Op welk aggregatieniveau van de informatieobjecten moet je de selectiebeslissing uitvoeren volgens de selectielijst? Bijvoorbeeld op dossier, op versie van een document of op een reeks?
- Is dat aggregatieniveau ook beschikbaar in deze omgeving? Als het informatieobject om te koppelen een dossier is, kun je dan een dossier herkennen?
- Welke categorie van de selectielijst past bij het proces en bij de informatieobjecten in het proces? Dit vraagt om een blik op de inhoud; is te herkennen waar het over gaat?
Methoden van toekenning
Er zijn verschillende methoden om selectiebeslissingen aan informatieobjecten toe te kennen. Deze kun je onderverdelen in:
- Vooraf; de by-designoptie. Je richt de applicatie(s) zo in dat de selectiebeslissing al in de ordening is meegenomen, of door templates bepaald wordt.
- Gelijktijdig; de selectiebeslissing wordt bij of vlak na het opslaan van een informatieobject toegevoegd. Handmatige selectiebeslissingen of autoclassificatie zijn hier voorbeelden van.
- Achteraf; als er pas op een later stadium selectiebeslissingen worden toegekend kan dit handmatig of query based.
Dit is een veel toegepaste methode in documentmanagementsystemen. Vaak reflecteert de ordening in het DMS de ordening van de op processen gebaseerde selectielijst. De selectiebeslissing wordt in de ordeningsstructuur aan een aggregatie toegekend. Elk informatieobject dat onder deze aggregatie wordt aangemaakt, overerft de selectiebeslissing.
Een variant hierop is dat de ordeningsstructuur uit de selectielijst als classificatie wordt opgevoerd. Deze mogelijkheid geeft ruimte om meerdere ordeningsstructuren in de applicatie op te nemen/in te bouwen. Bijvoorbeeld een specifieke ordeningsstructuur gericht op een voor de gebruiker herkenbare manier van opslaan van informatie. Zolang er in de structuur maar een aggregatie is waar deze classificatie aan gekoppeld kan worden. De verdere overerving werkt hetzelfde.
Deze methode werkt alleen als overerving mogelijk is vanaf het gekozen aggregatieniveau. Zie het voorbeeld van het bezoekersreglement. Deze regel geldt voor het aggregatieniveau - document. Een selectiebeslissing toekennen op dossier of een nog hoger aggregatieniveau is dan niet mogelijk. Omdat inrichten by design wel de meest gebruikelijke methode is, bemoeilijken dit soort voorwaarden de implementatie.
NB. De classificatie hoeft niet gebaseerd te zijn op activiteiten. Je kunt ook een classificatie op documenttype maken, zodat alle nota’s dezelfde selectiebeslissing ontvangen.
De voordelen van deze methode zijn:
- Veel praktijkervaring bij organisaties
- Invloed van de gebruiker is beperkt. De organisatie controleert.
- Betrouwbaar, omdat dit centraal ingericht en beheerd wordt.
De nadelen van deze methode zijn:
- Vooral geschikt voor DMS/RMA-applicaties.
- Weinig flexibel, als er verschillen zijn dan moet er handmatig achteraf aangepast worden.
Templates zie je vooral bij zaakgericht werken. Een template wordt gedefinieerd per zaaktype. De selectiebeslissing koppel je aan het template. Als het template gebruikt wordt bij de creatie van een nieuwe zaak, wordt ook de selectiebeslissing gelijk meegenomen. Voor alle informatieobjecten in de zaak wordt dan gebruik gemaakt van overerving.
Op dezelfde wijze kun je ook voor specifieke documenttypes een template aanmaken waaraan je een selectiebeslissing koppelt.
Belangrijk bij het gebruik van templates is wel dat de gebruiker niet teveel keuze krijgt in vergelijkbare templates. Een fout is dan snel gemaakt. Het koppelen van templates aan gebruikersprofielen voorkomt dit.
De voordelen van deze methode zijn:
- Veel praktijkervaring bij organisaties
- Betrouwbaar, omdat het centraal ingericht en beheerd wordt.
De nadelen van deze methode zijn:
- Vooral geschikt voor zaaksystemen of DMS/RMA-applicaties.
- Afhankelijk van de keuze van een gebruiker. Deze kan makkelijk een fout maken.
De selectiebeslissing koppelen aan een workflow is een methode die enigszins lijkt op het gebruik van templates. In dit geval kent de workflow een relatie met een activiteit die als categorie in de selectielijst is opgenomen. Door de selectiebeslissing aan de workflow te koppelen, wordt elk informatieobject in de workflow voorzien van de selectiebeslissing.
De voordelen van deze methode zijn:
- Betrouwbaar omdat het centraal ingericht en beheerd wordt.
- Volledig geautomatiseerd.
- Sterk voor individuele informatieobjecten, omdat deze met name in een workflow behandeld worden.
De nadelen van deze methode zijn:
- Niet vaak toegepast.
- Niet flexibel, wijzigingen vragen aanpassingen in de workflow. Dit is vaak een ontwikkelvraag en daarmee tijdrovend.
- Ontwikkelen is tijdrovend. Een workflow ontwerpen is niet eenvoudig en vraagt een investering in tijd van meerdere medewerkers voor het ontwikkelen en testen.
De capstone-methodiek is het voorbeeld van deze methode. Deze methode versimpelt de selectie en toekenning in bepaalde applicaties. De beoordeling en inrichting vindt niet plaats op inhoud. Het toekennen is gebaseerd op kenmerken van de organisatie en documenttype. Zoals in dit geval de rol van de medewerker en e-mail. Omdat deze optie leidt tot een eigen werkwijze die past bij de applicatie en documenttype is dit een voorbeeld van een by-designoplossing om selectiebeslissingen toe te kennen (zie ook de Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid van RDDI).
De voordelen van deze methode zijn:
- Eenvoudig.
- Betrouwbaar, er kan geen fout gemaakt worden in de toekenning, omdat deze standaard bekend is.
- Geschikt voor communicatiesystemen zoals e-mail en chat applicaties. Deze methode past goed als de informatieobjecten correspondentie tussen individuen betreft.
De nadelen van deze methode zijn:
- Vraagt aparte waardering en selectie met een aparte selectielijst.
- Geen directe relatie met processen en activiteiten van de organisatie.
Deze oplossing vraagt veel van de gebruiker. Hij/zij moet bij creatie of ontvangst van een informatieobject herkennen onder welke categorie het informatieobject valt. En deze dan vinden in een classificatie, als de classificatie gekoppeld is aan de selectiebeslissing.
Als er geen classificatie is om mee te koppelen (vaak bij fysieke informatieobjecten), dan moet de gebruiker de categorie opzoeken, een keuze maken voor de selectiebeslissing. En deze koppelen aan het informatieobject.
Deze methode werkt eigenlijk alleen voor experts. Of - als de keuze aan categorieën enorm beperkt is - voor de individuele gebruiker.
De voordelen van deze methode zijn:
- Veel praktijkervaring beschikbaar. Deze methode is al veel langer toegepast, voordat er digitale systemen gebruikt werden.
- Geschikt voor de fysieke en digitale informatieobjecten.
- Heel flexibel, elk informatieobject kan anders beoordeeld worden en makkelijk worden gewijzigd.
De nadelen van deze methode zijn:
- Vraagt een grote inspanning van de gebruiker. Bij elk informatieobject moet een keuze worden gemaakt.
- Onbetrouwbaar, want een grote kans op fouten bij het toekennen van de beslisregel.
- (Bijna) alleen beschikbaar in DMS/RMA-applicaties.
Tip: Plaats fysieke en digitale informatieobjecten nooit in dezelfde aggregatie bij het toekennen van selectiebeslissingen. Het is niet mogelijk dezelfde acties uit te voeren op fysieke en digitale informatieobjecten. Veel triggers zijn moeilijk uitvoerbaar voor een fysiek informatieobject, omdat er geen koppeling is met een ander systeem waar deze informatie vandaan komt; selectiehandelingen die ergens anders plaatsvinden en die niet gekoppeld zijn aan de fysieke dossiers. Denk aan vernietigen zoveel jaar na contactbeëindiging, of zoveel jaar na overlijden.
Vooraf wordt een (classificatie) regelset met criteria zoals: in de titel staat vergunning, bepaald om informatie te herkennen en te kunnen categoriseren. Op basis van de criteria wordt een classificatie toegekend. De classificatie is weer gekoppeld aan de selectiebeslissing. Een (software)agent bekijkt regelmatig nieuwe objecten en kent de juiste classificatie en selectiebeslissing toe.
In een verantwoording moet staan hoe autoclassificaties tot stand komen (welke kenmerken zijn gebruikt, waarom is de genomen beslissing goed, waar wordt dit vastgelegd?, etc.) Het is belangrijk om een autoclassificatie proces met voldoende waarborgen in te richten. Dus met beslissingen vooraf, het gebruik en de uitkomsten van een dergelijk proces. Het is bij deze optie noodzakelijk om zorgvuldig te testen en regelmatig te toetsen.
De voordelen van deze methode zijn:
- Geen invloed van de gebruiker. De regelset wordt door de organisatie ontwikkeld en beheerd.
- Flexibel, de regels zijn meestal eenvoudig aan te passen en lerend.
- Breed inzetbaar, zolang er informatie is om te beoordelen werkt autoclassificatie.
De nadelen van deze methode zijn:
- Inrichting en beheer van autoclassificatie vraagt grote inspanning.
- Betrouwbaarheid sterk afhankelijk van de kwaliteit van de metagegevens.
Een typische vorm die veel lijkt op de autoclassificatie-optie is het gebruik van zoekqueries. Hierbij bepaal je achteraf een zoekvraag om informatieobjecten te vinden van een bepaalde categorie uit de selectielijst. Het betreft informatieobjecten waarvan de termijn is verlopen en de actie, zoals vernietigen uitgevoerd moet worden. Hoewel je in één query mogelijk meerdere categorieën kunt combineren, zolang de regel maar gelijk is, is dit vanuit de verantwoording niet aan te raden. Het doel van het zoeken is hierbij uiteraard niet om een selectiebeslissing nog toe te kennen, maar om deze gelijk uit te voeren.
Voorwaarden om hiermee aan de slag te gaan is dat er over systemen heen gezocht kan worden op metadata en full text. Er wordt gebruik gemaakt van technieken zoals text mining en informatie-extractie om de informatieobjecten die aan criteria voldoen te vinden. Het uitvoeren van acties is vaak nog de zwakste schakel in deze oplossing. Vaak moet daarvoor gebruik worden gemaakt van bestaande functionaliteit in de bronapplicaties. Deze is vaak niet voorhanden.
In een verantwoording moet staan hoe queries zijn opgebouwd. Dus welke kenmerken zijn gebruikt, welke algoritmes zijn gebruikt, welke foutwaarden, welke controles?
De voordelen van deze methode zijn:
- Geen invloed van de gebruiker, het is volledig in de controle van de organisatie.
- Flexibel, queries zijn makkelijk aan te passen.
- Breed inzetbaar, zolang er door informatieobjecten gezocht kan worden werkt deze methode.
De nadelen van deze methode zijn:
- Inrichting van queries vraagt grote inspanning.
- Betrouwbaarheid is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de metagegevens.
Bij deze oplossing wordt de hele applicatie als één informatieobject beschouwd, dus geen aparte bewaartermijn voor individuele informatieobjecten in de applicatie.
Bestaande applicaties, vaak al jaren in gebruik, kennen meestal geen functionaliteit om informatieobjecten te herkennen en deze individueel te vernietigen. Om deze nog in te bouwen is vaak niet de moeite waard, gezien de levensduur van het systeem. Dit is op te lossen door het toekennen van een selectiebeslissing op het hele systeem en deze uit te voeren. Bijvoorbeeld de selectiebeslissing: vernietigen zeven jaar na het buiten gebruik plaatsen van het systeem.
De voordelen van deze methode zijn:
- Geen invloed gebruiker, de organisatie bepaalt en voert deze beslissing uit.
- Breed inzetbaar. Het kan in principe toegepast worden voor elk ICT systeem
- Pragmatisch, deze methode beoordeelt niet de individuele informatieobjecten maar het gebruik van een heel ICT systeem.
De nadelen van deze methode zijn:
- Niet flexibel; alle informatieobjecten moeten dezelfde bewaartermijn hebben.
- Beperkte relatie met activiteiten en werkprocessen.
- Niet altijd passend bij de selectielijst.
NB. Deze mogelijkheid is een pragmatische oplossing om te voldoen aan de selectielijst. De gekozen selectiebeslissing moet passen bij de selectielijst.
Ook achteraf kun je handmatig nog een selectiebeslissing toekennen. Vooral in bestaande fysieke archieven waar een achterstand bestaat, is deze methode heel gebruikelijk. Een medewerker bekijkt de informatieobjecten en beoordeelt deze aan de hand van de selectielijst. Het toekennen van de selectiebeslissing is in dit geval gebaseerd op categorie, en daarbinnen – indien nodig - op informatieobject. De medewerker doet feitelijk het werk van de beslisregel.
De voor- en nadelen zijn dezelfde als bij handmatige selectie.