Informatieobjecten bevinden zich in verschillende applicaties. Methoden die goed werken in de ene applicatie werken soms niet in de andere applicatie. Ook spelen de eigenaardigheden van een omgeving een rol. Zo maakt het uit of er sprake is van toekennen van selectiebeslissingen aan fysieke informatieobjecten of aan informatieobjecten in een zaaksysteem.
Overzicht van mogelijkheden per applicatie:
| Methoden / applicatie | DSM/RMA | Zaaksysteem | Fysiek beheer | E‑mail | Berichten apps | Netwerk-schijven | Business-applicatie | GIS |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ordening | v | v | ||||||
| Template | v | |||||||
| Workflow | v | v | v | |||||
| Capstone | v | v | ||||||
| Handmatig | v | v | v | v | ||||
| Autoclassificatie | v | |||||||
| Queries | v | v | v | v | v | |||
| Decommisioning | v | v |
NB: Er zijn uiteraard verschillen tussen applicaties van verschillende leveranciers. Het bovenstaande overzicht geeft aan welke methode goed toepasbaar is. Maar soms zijn ook andere methoden beschikbaar. Zo kennen een aantal DMS/RMA-applicaties ook een zaaksysteemcomponent voor templates.
DMS/RMA
Een RMA is een applicatie waarmee een organisatie haar informatieobjecten kan beheren. Een RMA kan een apart systeem zijn, maar kan ook met een DMS geïntegreerd zijn, als een ‘archiefmodule’. Zo’n geïntegreerde RMA is zodanig in te richten dat informatieobjecten in het DMS automatisch onder het beheer van de RMA worden geplaatst. Dit is binnen de overheid de meest voorkomende vorm.
Zaaksysteem
Een zaaksysteem is een informatiesysteem waarbinnen zaaksgewijs wordt gewerkt. Het is ingericht aan de hand van zaaktypen voor verschillende processen/activiteiten.
Fysiek (collectie) beheer
Een fysiek beheersyteem zorgt voor het beheer van de fysieke collectie van informatieobjecten. Vaak is dit een module van een RMA. Oftewel een DMS/RMA kan vaak ook de fysieke informatieobjecten beheren.
E-mailapplicaties bestaan eigenlijk uit twee verschillende applicaties. Een e-mailserver en een e-mailclient. Functionaliteit voor het beheer van e-mail zit meestal op het niveau van de e-mailserver. De client is namelijk niet door de organisatie beheerd, want het is altijd een lokale installatie op een apparaat (PC, laptop, tablet, telefoon).
Berichtenapps
Berichtenapps zijn besloten kanalen voor het uitwisselen van chatberichten. Meestal via (client)apps op smartphones.
Netwerkschijven (ongestructureerde opslag van informatie)
Schijf die verwijst naar een gedeelde map (share) op een andere computer, bijv. s-schijf, h-schijf, etc. Voor de gebruiker lijkt het alsof hij/zij bestanden kan opslaan en lezen vanaf een harde schijf op de eigen computer. Maar in werkelijkheid staan de gegevens op een server.
Businessapplicaties (relationele databases)
Meestal een softwareprogramma dat een bedrijf of organisatie helpt de productiviteit te meten of te verhogen. De term business software omvat een grote variatie van toepassingen. Toepassingen die uiteenlopen van CRM-oplossingen tot aan datamanagementoplossingen. De meeste businessapplicaties zijn relationele databases.
Geografisch Informatie Systeem (GIS)
Dit is een informatiesysteem waarmee (ruimtelijke) gegevens of informatie over geografische objecten worden opgeslagen, beheerd, bewerkt, geanalyseerd, geïntegreerd en gepresenteerd.