Overheidsorganisaties bepalen in samenspraak met hun archivaris (voor Rijk: de algemene rijksarchivaris) hoelang hun informatie bewaard moet worden. Daarbij moeten ze rekening houden met de Archiefwet en verschillende belangen waarvoor informatie gearchiveerd wordt. Ook moeten ze verantwoording kunnen afleggen over hun keuzes via een kenbaar selectiebesluit.
Een verantwoorde waardering van informatie in chatberichten maken en vastleggen in een kenbaar selectiebesluit kan primair met:
• een bestaande selectielijst, met een indeling op basis van werkprocessen;
• een aanvullende selectielijst, met een indeling op basis van (sleutel)functies.
En secundair met
• de hotspotmonitor.
De bestaande selectielijst, de aanvullende selectielijst en de hotspotmonitor kunnen naast elkaar worden toegepast. Het zijn verschillende manieren om de context waarbinnen informatie gemaakt of verwerkt wordt te duiden en op basis daarvan selectiekeuzes te maken.
De bestaande selectielijst biedt handvatten om chatberichten die duidelijk zijn te koppelen aan een bepaald werkproces binnen die context (in een DMS/RMA) te archiveren. Chatberichten kunnen ook als afzonderlijke informatiestroom worden gearchiveerd. Dan komt de sleutelfunctionaris-methode aan bod. Daarbij is de functie van de medewerker bepalend wat hoe lang wordt bewaard. Of de chats nu worden gekoppeld aan een werkproces of als afzonderlijke stroom worden gearchiveerd, in beide gevallen kan de hotspotmonitor worden toegepast. Dat betekent dat chatberichten die normaal op termijn zouden worden vernietigd, alsnog permanent bewaard blijven.
#Bestaande selectielijst
Bij het volgen van bewaartermijnen voor informatie zoals vastgelegd in de bestaande selectielijst van de organisatie komen bij het archiveren van chatberichten verschillende knelpunten naar boven.
Omdat selectielijsten uitgaan van het waarderen van informatie op werkprocesniveau is het vaak moeilijk ze te vertalen naar het selecteren van specifieke informatie in alle applicaties die een organisatie gebruikt.
Een serie chatberichten is vaak ook moeilijk te vatten in een selectielijst. De inhoud van een serie chatberichten kan ook over allerlei onderwerpen en daarmee verschillende werkprocessen gaan. Met verschillende bewaartermijnen.
Toch vinden zakelijke chatgesprekken wel plaats in de context van werkprocessen. En die context is belangrijk. Zie dit fictieve voorbeeld:
A: Ben je akkoord?
B: Ja.
Zonder toelichting is niet duidelijk waarop gesprekspartner B akkoord is. Dit kan immers zowel op de start van een miljoenenproject zijn, als op een luncharrangement.
Als de context waarbinnen het gesprek plaatsvindt niet duidelijk is, kan de waarde van het gearchiveerde bericht nihil zijn. Die context is gekoppeld aan zowel het onderwerp van het gesprek, als aan de functies van de gesprekspartners en de datum waarop het gesprek plaatsvindt.
Daarom kan het van belang zijn om te bekijken of microselectie mogelijk is. Dat kan bijvoorbeeld door met aanvullende vragen chatberichten te identificeren die niet gearchiveerd hoeven te worden. Bijvoorbeeld vragen als:
- Zou de informatie in dit bericht behalve bij mijzelf ook bij anderen binnen het team/ de afdeling /de organisatie bekend moeten zijn?
- Zou de informatie op termijn een rol kunnen spelen bij publieke verantwoording (parlement en Woo) of in rechtszaken?
#Aanvullende selectielijst
In plaats van de bestaande selectielijst als uitgangspunt te nemen, is het mogelijk een aanvullend selectiebesluit te nemen. En te kiezen voor de sleutelfunctionarismethode die bij e-mailarchivering voor de rijksoverheid is voorgenomen.
Deze methodiek is gebaseerd op de capstone-methodiek van de Amerikaanse NARA (National Archives and Records Administration). De term ‘capstone’ (=deksteen) slaat op het uitgangspunt van deze methodiek: enkel de e-mails van de top van een organisatie worden permanent bewaard. Deze topambtenaren worden zodoende ‘capstone officials’ (sleutelfunctionarissen) genoemd. De e-mail van niet-sleutelfunctionarissen wordt na een bepaalde termijn (bijv. 10 jaar) vernietigd.
De sleutelfunctiemethodiek past binnen de bredere waarderingsmethodiek van het Nationaal Archief die de systeemanalyse heet. In dat kader wordt gesteld dat e-mailboxen van sleutelfuncties belangrijke informatieknooppunten zijn.
Selectielijsten zijn normaliter ingedeeld op basis van werkprocessen. De sleutelfunctionarismethode zet daar een indeling naast op basis van functie.
Dit is in lijn met de vormvrijheid van selectielijsten die beschreven wordt in de Nota van Toelichting bij het Archiefbesluit: selectielijsten kunnen ingedeeld worden naar onder andere informatiestromen. Waar zowel e-mail, als chatberichten, als een voorbeeld van zijn.
In feite betekent de sleutelfunctionarismethode dat context toegekend wordt op basis van functie, in plaats van werkproces. Zie voor meer informatie het rapport Selectie van sleutelfunctionarissen op KIA.
Ook bij toepassing van de sleutelfunctiemethodiek is het goed te onderzoeken of niet-zakelijke berichten kunnen worden uitgezonderd van veiligstelling.
#Hotspotmonitor
Of chatberichten nu aan een werkproces worden gekoppeld of als afzonderlijke stroom worden beschouwd, in beide gevallen kan aanvullend de hotspotmonitor worden toegepast. Dat betekent dat content die normaal op termijn zouden worden vernietigd, alsnog permanent bewaard blijft, omdat ze gekoppeld kan worden aan een zgn. ‘hotspot’. Hotspots zijn gebeurtenissen die leiden tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling en die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Bij de hotspotmethodiek wordt de context niet op basis van werkproces, of functie, maar op basis van een hotspot toegekend.
Het kan zijn dat voor een hotspot chatberichten worden bewaard, of dat de organisatie zelfs bij gebeurtenissen die potentieel een hotspot kunnen worden preventief informatie -ook in chatberichten- wil veiligstellen.