Deze norm schrijft voor welke bestandsformaten op dit moment het meest geschikt zijn om digitale overheidsinformatie zo duurzaam toegankelijk mogelijk te bewaren. Deze bestandsformaten noemen we voorkeursformaten. De norm Voorkeursformaten is een landelijke norm, en geldt voor alle lagen van de overheid.
Informatie is duurzaam toegankelijk wanneer deze vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is. Het voldoen aan deze kenmerken, en vooral de leesbaar- en toekomstbestendigheid van informatieobjecten, is deels afhankelijk van de bestandsformaten waarin zij zijn opgeslagen. Deze formaten veranderen namelijk continue. Nieuwe en veranderende versies, software, hardware en werkmethoden zorgen ervoor dat bestandsformaten die ooit gebruikelijk waren door de tijd heen minder gangbaar worden. Uiteindelijk kan het zelfs zo zijn dat bestandsformaten helemaal niet meer ondersteund worden (obsoletie) en daardoor niet meer te openen zijn. Dat betekent dat de informatie in deze bestanden in de toekomst mogelijk niet meer toegankelijk is, en daarmee verloren gaat. Of dat er grote inspanning nodig is om deze toegankelijk te houden.
Duurzame bestandsformaten hebben een hogere kans om lang lees- en toonbaar te blijven. Dat komt door een aantal factoren die we beschrijven in selectiecriteria.
Er bestaan duizenden bestandsformaten. Om hierin keuzes te maken, moet er rekening worden gehouden met een aantal kenmerken en factoren die invloed hebben op de duurzame toegankelijkheid van de bestanden. Daarom hebben we een aantal selectiecriteria opgesteld. De selectiecriteria geven een onderbouwing van de gemaakte keuzes in de voorkeursformatenlijst. Maar bieden ook de optie om zelf overwegingen te maken bij informatiesoorten die niet op de lijst staan.
In deze norm is een lijst voorkeursformaten vastgelegd voor alle lagen van de overheid. Deze zijn gebaseerd op de selectiecriteria en input vanuit archief- en overheidsorganisaties. Zo kunnen overheidsinstellingen al bij de inrichting van hun werkprocessen en informatiesystemen kiezen voor duurzame bestandsformaten.
Niet alle informatiesoorten die voorkomen bij overheidsinstellingen worden genoemd in de lijst voorkeursformaten. Bijvoorbeeld als hier nog geen erkende werkwijze of consensus voor bestaat. Om ook in deze gevallen de keuze te maken voor het opslaan van informatie in een duurzaam bestandsformaat, vind je hier naast de selectiecriteria een stappenplan voor bijzondere of afwijkende bestandsformaten.
Zo biedt de norm Voorkeursformaten overheidsorganisaties handvatten bij het bepalen van de voorkeursformaten die passen bij hun organisatie. En bij het opslaan van hun informatie op een duurzame manier, vanaf het ontstaan van deze informatie.
De norm schrijft voor welke bestandsformaten op dit moment als het meest duurzaam gelden. Met deze landelijke norm zorgen we dat bestandsformaten worden gebruikt waarvan we weten dat ze lang houdbaar blijven. Hiermee bevorderen we de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Ook worden de bestandsformaten die overheden gebruiken zo meer uniform. Dat is belangrijk, omdat beheer en de beschikbaarstelling van informatie makkelijker wordt bij minder diversiteit aan bestandsformaten. Dat maakt ook samenwerking tussen instellingen, met inbegrip van het proces van overbrenging naar een archiefbewaarplaats, makkelijker.
Dit kennisproduct is bedoeld voor informatieprofessionals bij centrale- en decentrale overheidsinstellingen die zich bezighouden met het beheer, maar ook de inrichting van werkprocessen en informatiesystemen.
Denk hierbij aan adviseurs, projectleiders en/of managers verantwoordelijk voor het opstellen van de eisen bij de (her)ontwerp van informatiesystemen en deze vertalen naar concrete plannen.
Deze norm gebruik je bij het inrichten van werkprocessen en digitale informatiesystemen, niet voor reeds gevormd archief. De norm sluit aan op de methodiek archiveren by design en de DUTO-eisen.
Bij reeds gevormd archief bestaat de kans dat er informatieobjecten in bestandsformaten aanwezig zijn die niet op de voorkeursformatenlijst staan. Het is niet de bedoeling om deze vlak voor overbrenging (op grote schaal) te converteren naar een ander formaat dat wel op de lijst staat of voldoet aan de selectiecriteria. Het risico op informatieverlies is dan namelijk groot. Bewaar informatieobjecten zoveel mogelijk in het bestandsformaat waarin ze oorspronkelijk gegenereerd of opgeslagen zijn. En overleg hierover met de archiefinstelling waarnaar wordt overgebracht, conform de Archiefregeling 2009, artikel 26.1.
Een norm is een erkende werkwijze van een bepaald onderwerp en toepassingsgebied die via consensus tot stand komt. Op de pagina Ontwikkeling en beheer kennisproducten lees je meer over hoe normen tot stand komen en wat de status van een norm is.
Het normerende deel wordt gevormd door:
- de selectiecriteria;
- de lijst voorkeursformaten.
Informerend van aard zijn:
- deze inleiding;
- wat en waarom van duurzame bestandsformaten;
- de praktische toepassing in de vorm van een stappenplan.
Ten slotte is er een aantal niet-normerende bijlagen:
- toelichting compressie: een uitleg over de verschillende vormen van compressie en adviezen over het wel of niet toepassen hiervan;
- begrippenlijst.