Alles uitklappen
Informatie moet binnen korte termijn en binnen redelijke inspanning gevonden kunnen worden. Dat betekent dat informatie zich binnen die condities laat vinden door middel van een zoekfunctie, bij voorkeur onafhankelijk van tijd, plaats en systeem. En dat de raadpleeglocatie bekend moet zijn.
Niet alle informatie kan of mag zonder meer door iedereen gevonden kunnen worden. Denk hierbij aan informatie over personen, of staatsgeheime informatie.
Als informatie niet gevonden kan worden, dan kan deze ook niet worden gebruikt.
- Definieer primaire en secundaire gebruikers.
- Bied gebruikers een overzicht aan van waar zij informatie kunnen vinden.
- Bied gebruikers een zoekfunctie aan waarmee zij informatie kunnen vinden.
- Zorg dat informatie alleen vindbaar is voor degenen die daartoe het recht hebben.
- Zorg dat termijn en inspanning voor het vinden van informatie (inclusief de manier van weergeven en rangschikken van resultaten) zijn afgestemd op de behoeften en verwachtingen van gebruikers en de beschikbare zoektechnologie.
- Zorg dat informatie kan worden gevonden zonder specifieke training of kennis van de zoekfunctionaliteit of van de gezochte informatie.
- Zorg dat informatie na vernietiging niet meer vindbaar of reconstrueerbaar is.
- Informatie vindbaar maken door middel van publicatie op een website, bijvoorbeeld via mijnoverheid.nl.
- Implementatie van enterprise search (functionaliteit voor het zoeken in meerdere systemen die binnen een organisatie in gebruik zijn).
- Zoekindex creëren op basis van tekstgegevens en metagegevens.