Informatie over het ontwikkelen en beheren van kennisproducten. Deze informatie is bedoeld voor iedereen die werkt met of geïnteresseerd is in de kennisproducten van het Nationaal Archief.
Een kennisproduct is elke vorm van vastgelegde kennis. Dat kan tekst zijn, maar ook een video of een praatplaat.
Het Nationaal Archief ontwikkelt en beheert kennisproducten met betrekking tot het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Deze zijn bedoeld voor archiefvormers en archiefinstellingen.
We bieden onze kennisproducten aan als handreiking of norm.
Een handreiking bevat een algemeen advies. Vaak heeft het onderwerp betrekking op een recente ontwikkeling, zoals het archiveren van chatberichten of het archiveren van overheidsinformatie op sociale media. Het Nationaal Archief verzamelt dan nationale en internationale methodieken en praktijkervaringen. En deelt deze in een toegankelijke vorm met het werkveld. Er wordt voor een handreiking gekozen als er nog geen consensus is over een specifieke werkwijze of aanpak. Of er geen behoefte is aan een dergelijke consensus.
Een norm bevat erkende afspraken, specificaties of criteria. Een norm beschrijft een op consensus gebaseerde gezamenlijke taal en werkwijze. Een norm maakt een efficiëntere, goedkopere en minder foutgevoelige verbinding tussen organisaties, processen en informatiesystemen mogelijk. Wij bepalen samen met het werkveld of er behoefte is aan normering en een norm wordt pas ontwikkeld als het werkveld daar klaar voor is. En als hier al best practices voor zijn. Een voorbeeld is de ‘Richtlijn archiveren overheidswebsites’.
Met andere woorden: een handreiking biedt meerdere mogelijke oplossingen voor een vraagstuk op het gebied van archivering; een norm biedt één breed gedragen oplossing voor een dergelijk vraagstuk.
Het Nationaal Archief is een landelijk expertisecentrum voor archivering. Kennisproducten maken het mede mogelijk dat overheidsinformatie nu en in de toekomst duurzaam toegankelijk is. Voor de gehele overheid, dus zowel voor het Rijk (departementen en zelfstandige bestuursorganen) als voor decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen). Door nieuwe inzichten, veranderende technieken en mogelijkheden en door het ontstaan van nieuwe vormen van archief kan het nodig zijn een geheel nieuw kennisproduct te ontwikkelen, een bestaand kennisproduct een update te geven of een achterhaald kennisproduct in te trekken.
Voor de ontwikkeling en het beheer van kennisproducten werkt het Nationaal Archief nauw samen met het werkveld. De belangen van de gebruikers van deze kennisproducten worden op strategisch niveau geborgd door de Standaardisatieraad. Daarbij is op hoofdlijnen het volgende proces van toepassing.
| Processtap | Toelichting |
|---|---|
| Uitvoering vooronderzoek | De ontwikkeling van een kennisproduct begint vaak met een signaal uit het werkveld. Een kort vooronderzoek moet de meerwaarde van een kennisproduct aantonen. En welke kennis over het onderwerp al beschikbaar is. |
| Opstellen aanmeldformulier | Een aanmeldformulier bevat de belangrijkste informatie over het te ontwikkelen kennisproduct, en op hoofdlijnen de inhoud en indeling van dit kennisproduct. |
| Akkoord Standaardisatieraad | Het aanmeldformulier wordt voorgelegd aan de Standaardisatieraad, dat een algemeen advies of concrete suggesties kan formuleren. Zowel op het gebied van inhoud als dat van prioritering. Na akkoord wordt het kennisproduct op de ontwikkelagenda van het Nationaal Archief geplaatst. |
| Opstellen concepten | Concepten van het kennisproduct worden opgesteld onder regie van het Nationaal Archief. Daarbij wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij bestaande kaders en normen. Zoals de ISO-standaarden. Om een lange doorlooptijd te voorkomen wordt een kennisproduct doorgaans opgesplitst in modules. Elke module is een op zichzelf staand en voor de doelgroep waardevol deelproduct. Voorbeelden van modules zijn: een overzicht van bestaande methoden en technieken, een stappenplan, een sjabloon of een voorbeeldbrief. Bedoeling is dat er geregeld zinvolle tussenproducten kunnen worden gepubliceerd. |
| Toetsen concepten | Het Nationaal Archief deelt concepten van het kennisproduct meermaals, zodat het werkveld ze kan toetsen. Dat gebeurt voor elk kennisproduct via representatieve redactiegroepen van vijf tot tien experts. En als daar vanwege het onderwerp in het veld behoefte aan is, ook via online feedbacksessies die voor iedereen toegankelijk zijn. Zo zorgen we dat het kennisproduct voldoet aan behoefte van de beoogde gebruikers. En dat de inhoud wordt onderschreven door vakgenoten. |
| Openbare review concepten (voor normen) | Een norm is op consensus in het werkveld gebaseerd. En gaat daarom gepaard met een openbare review van een concept via het Kennisnetwerk Informatie en Archief, KIA. Het Nationaal Archief verwerkt de opgehaalde reacties in overleg met de redactiegroep. |
| Accordering Standaardisatieraad | Het definitieve document wordt voor accordering voorgelegd aan de Standaardisatieraad. Die beoordeelt met name of het gevolgde proces zorgvuldig is geweest. |
| Publicatie | Het door de Standaardisatieraad geaccordeerde kennisproduct wordt door het Nationaal Archief gepubliceerd op zijn website. |
| Beheer | Bij de afronding van een kennisproduct wordt een beheergroep samengesteld, bij voorkeur uit leden van de voormalige redactiegroep. Hierin zetelen minimaal twee experts, één met een centraal en één met een decentraal perspectief. De beheergroep adviseert het Nationaal Archief over vragen of voorstellen tot wijziging of intrekking van het kennisproduct. Het kan ook uit eigen beweging voorstellen formuleren. |
| Evaluatie | Belanghebbenden kunnen bij het Nationaal Archief meldingen (wijzigingsverzoeken) indienen, variërend van wensen tot aanpassing van een kennisproduct tot de verbetering van fouten in een kennisproduct. Het Nationaal Archief organiseert ook evaluaties van kennisproducten. Die kunnen ook leiden tot wijzigingsvoorstellen. |
| Wijziging, herziening of intrekking | Voor het doorvoeren van wijzigingen bestaan verschillende procesvarianten. Oplossingen van technische fouten of verbeteringen van redactionele aard worden zo snel mogelijk uitgevoerd door het Nationaal Archief. Inhoudelijke wijzigingen worden opnieuw afgestemd met het werkveld. Het Nationaal Archief documenteert wijzigingen en legt die vast in een apart document bij de uitgebrachte versie van de standaard. De gebruiker kan zo nagaan wanneer, waar en hoe de betreffende standaard gewijzigd is. Moet een kennisproduct ingetrokken worden, dan wordt het van de website van het Nationaal Archief gehaald. De oudere inhoud blijft in alle gevallen beschikbaar via het webarchief van de website van het Nationaal Archief. |
Ja, iedereen heeft altijd de mogelijkheid om kosteloos bezwaar te maken tegen de inhoud of het beheer van kennisproducten . Dat kan via het e-mailadres info@nationaalarchief.nl. Het bezwaar moet het volgende vermelden:
- 'Bezwaar - [naam kennisproduct]' in de onderwerpregel;
- uw naam en adres;
- uitleg van het besluit waartegen u bezwaar maakt;
- waarom u het niet eens bent met het besluit en dus bezwaar maakt.
De bezwaarmaker krijgt een ontvangstbevestiging. Een bezwaar tegen het gevolgde proces wordt behandeld door de Standaardisatieraad. Vervolgens worden zowel de bezwaarmaker als de redactiegroep of beheergroep geïnformeerd over de reactie op het bezwaar.
Kennisproducten van het Nationaal Archief vallen onder de volgende licentie: CC BY-SA.
Het Nationaal Archief organiseert onder andere digitale spreekuren en 'koplopersgroepen' om het in praktijk brengen van bepaalde kennisproducten te ondersteunen. Kijk hiervoor op KIA. Of stel een vraag via het contactformulier.
Het Nationaal Archief heeft in zijn taak als expertisecentrum geen bevoegdheid om normen verplicht te stellen. Hetzelfde geldt voor de Standaardisatieraad. Overheidsorganisaties kunnen er voor kiezen hun informatiebeheer anders in te richten dan in de normen beschreven. Zolang ze maar wel voldoen aan de bepalingen uit de Archiefwet. Het toepassen van de normen heeft echter het voordeel dat een organisatie niet zelf de eisen hoeft te formuleren. En gemakkelijker kan samenwerken met andere organisaties die dezelfde normen hanteren. Bovendien kunnen overheidsorganisaties de normen wel voor zichzelf verplicht stellen. Vaak gebeurt dit door een overkoepelend orgaan dat daar een mandaat voor heeft, zoals het CIO-beraad voor het Rijk en het College van Dienstverleningszaken van de VNG voor gemeenten.
#Meer informatie is te vinden in het beheerplan kennisproducten van het Nationaal Archief. Dit document beschrijft eerst de wijze waarop het beheer van normen en handreikingen in het algemeen is geregeld. De aanpak en de indeling op hoofdlijnen zijn respectievelijk gebaseerd op het beheer- en ontwikkelmodel voor open standaarden (BOMOS) en het daarin opgenomen activiteitendiagram. Vervolgens is alvast voor MDTO een addendum voorzien waarin wordt beschreven hoe het beheer en de activiteiten voor deze norm precies ingericht zijn en ingevuld worden. Opnieuw volgens het BOMOS Activiteitendiagram.