Voorkeursformaten Overheid

De voorkeursformaten zijn ingedeeld op informatiesoort. Bij elke informatiesoort horen specifieke bestandsformaten. Binnen de bestandsformaten bestaan er verschillende versies en profielen, zoals PDF 1.7 en PDF/A voor tekstdocumenten. Er bestaan inmiddels duizenden bestandsformaten met meerdere versies.

Om keuzes hierin overzichtelijker te maken, geven we in de lijst voorkeursformaten een overzicht van duurzame bestandsformaten per informatiesoort. De informatiesoorten in deze norm zijn als volgt opgedeeld: 

1. Afbeelding (raster)
2. Afbeelding (vector)
3. Audio en codecs
4. Data-uitwisseling
5. Database
6. E-mail
7. Geo-data
8. Platte tekst
9. (Dia)Presentatie
10. Spreadsheet
11. Tekstdocument
12. Video en codecs
13. Website

Er is voor een indeling gekozen die nauw overeenkomt met het nationale en internationale archiefveld. Met als doel om de samenwerking makkelijker te maken en standaardisatie te stimuleren. Het is echter een functionele indeling en geen harde richtlijn. Kies voor een indeling die past bij jouw organisatie en de informatie die je organisatie creëert en beheert.

Op de lijst worden de voorkeursformaten ingedeeld per informatiesoort. Hierbij onderscheiden we twee categorieën: 

• Voorkeursformaten: ‘open’ formaten en/of ‘industry standards’. Er is rekening gehouden met de mogelijkheid tot exact omkeerbare (lossless) compressie.
• Acceptabele formaten: niet (volledig) ‘open’ formaten en/of ‘industry standards’ waar nationale en internationale instanties voldoende vertrouwen voor duurzame toegankelijkheid in hebben. Ook formaten die niet-exact omkeerbare (lossy) compressie toepassen komen hier voor.

Zowel de voorkeursformaten als acceptabele formaten zijn geschikt voor het duurzaam toegankelijk opslaan van informatie. Als stimulans van hebben bestandsformaten met een open standaard volgens de definitie van het Forum Standaardisatie de voorkeur. 

Belangrijk: De lijst is bedoeld voor het maken van keuzes bij de creatie van informatie, niet voor het moment van overbrengen. Ook is het niet bedoeld als lijst bestandsformaten om naar te converteren. Verouderde formaten die niet op de lijst staan, worden niet automatisch uitgesloten bij overbrenging naar een archiefinstelling. De praktijk leert dat het grootste risico op informatieverlies optreedt bij slecht uitgevoerde conversies (van gesloten naar een open formaat). Wordt informatie bij overbrenging aangeboden in een formaat dat niet op de lijst staat, overleg dan met de betrokken archiefdienst. Deze adviseert over passende maatregelen.

Niet alle soorten informatie die worden gemaakt en beheerd bij overheidsinstellingen komen op de lijst voor. Het ontbreken van een bestandsformaat op de voorkeursformatenlijst betekent ook niet dat deze niet duurzaam toegankelijk is. In beide gevallen betekent dit ontbreken dat er nog geen erkende werkwijze bestaat voor het duurzaam toegankelijk beheren van de informatie. Voor deze gevallen is het formuleren van een eigen formatenbeleid van belang. Voor bijzondere of afwijkende informatiesoorten en bestandsformaten gebruik je de selectiecriteria als meetlat om beslissingen te maken over bestandsformaten die duurzaam zijn, maar ook passen bij de wensen van de organisatie.

De Wegwijzer Voorkeursformaten van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) is hierin een belangrijk hulpmiddel. Hier vind je een stappenplan voor het opstellen van een eigen voorkeursformatenbeleid, een register met alle informatiesoorten (getypeerd als ‘toepassingsgebieden’) en bijpassende bestandsformaten met duurzaamheidsscores. Overheids-, maar ook erfgoed-organisaties kunnen een eigen pagina aanmaken, en hierop aangeven welke voorkeursformaten zij hanteren en welk expertiseniveau zij zich per bestandsformaat toekennen. Dit kun je ook van elkaar zien. Zo heb je snel inzicht in welke instelling welke informatie beheert en welk beleidskeuzes met betrekking tot voorkeursformaten zij hebben. Zie ook de module Voorkeursformaten in de praktijk voor een handig stappenplan.