Toekomstbestendig

Informatie is nu en in de toekomst te verwerken voor iedereen die daar belang bij heeft, voor zo lang als noodzakelijk. 

Informatie die je niet kunt interpreteren wordt gevisualiseerd door puzzelstukjes zoals ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’ die laten zien dat belangrijke vragen niet beantwoord zijn. Op een gesloten hangslot staan drie vinkjes en twee kruisjes – dit symboliseert de eerste vijf DUTO-kenmerken. Informatie die niet begrepen kan worden is niet bruikbaar, ook als deze wel gevonden en beschikbaar is en ook in te lezen.
Alles uitklappen

Beschrijving

Organisatie, beleid, techniek en processen zijn ingericht op het vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar maken en houden van informatie gedurende de gehele levensduur. Op die manier worden maatregelen getroffen om (onacceptabel en onbedoeld) informatieverlies te voorkomen.

Zo wordt er bij het ontwerp van informatiesystemen vooraf nagedacht (by design) vanuit een analyse van de omgeving en van technologische ontwikkelingen. Over welke technieken bijvoorbeeld gebruikt gaan worden. Op die manier is te voorkomen dat gewerkt wordt met de techniek van gisteren dan wel met nog onvoldoende robuuste en volwassen technieken. Het gebruik van open standaarden en formaten kan informatieverlies tijdens migratie tegengaan.
 

Rationale

Veranderingen in techniek, organisatie of gebruikerswensen mogen niet van negatieve invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van informatie. Hetzelfde geldt voor bitrot (het 'omvallen' van bits en bytes door technisch verval van het opslagmedium). Dit betekent dat er vooraf maatregelen genomen worden om informatie toekomstbestendig te maken, zodat deze toegankelijk blijft voor de van toepassing zijnde vormen van (her)gebruik.

Mogelijke implicaties

  • Zorg dat informatie in de toekomst gereproduceerd en gedeeld kan worden. 
  • Analyseer welke gevolgen veranderingen (in techniek, organisatie, of gebruikerswensen) hebben voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. 
  • Beperk leveranciersafhankelijkheid.

Voorbeelden

Relevante wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de toekomstbestendigheid van informatie zijn: 

Techniek 

  • Verandering in applicaties (verandering in functie of uitfasering).
  • Veroudering van bestandsformaten, software of informatiedragers.
  • Nieuwe technieken als AI, blockchain, cloudopslag e.d.

Organisatie 

  • Organisatorische veranderingen zoals een reorganisatie, gewijzigd beleid, (andere koers, prioriteiten), wijzigingen in architectuur en verandering in rollen/functies.

Gebruikerswensen 

  • Vraag naar nieuwe applicaties, technieken of methodes om het werk te ondersteunen. Zoals zoeken en vinden of datagedreven werken