Om informatie te kunnen interpreteren moet duidelijk zijn wat de betekenis van de informatie en de onderliggende gegevens zijn. En in welke context die ontvangen dan wel gecreëerd zijn. Om dit voor elkaar te krijgen is het nodig om metagegevens vast te leggen en beschikbaar te stellen. Met behulp van metagegevens kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoord worden:
- Waar gaat de informatie over?
- Wanneer is het aangemaakt of aangepast?
- In het kader van welke activiteiten werd de informatie aangemaakt of ontvangen?
- Over wie of welke locatie gaat de informatie?
- Is informatie aan elkaar gerelateerd? En hoe?
- Welke gebeurtenissen (zoals beheermaatregelen) met betrekking tot de informatie hebben plaatsgevonden?
Het beantwoorden van deze vragen is niet een eenmalige aangelegenheid, maar een continu proces. Informatie kan door de tijd heen bijvoorbeeld in verschillende contexten (her)gebruikt worden. Of er kunnen beheermaatregelen getroffen worden die moeten worden vastgelegd, zoals een migratie. Ook de samenhang met andere informatie is belangrijk om inzichtelijk te maken.
Om informatie in te kunnen zetten voor verschillende doeleinden is het belangrijk om de informatie te kunnen interpreteren. Als de informatie niet binnen de juiste context kan worden geplaatst, betekent dat ook dat er minder waarde kan worden gegeven aan die informatie.
- Leg metagegevens over informatie vast.
- Stel documenten in combinatie met de metagegevens beschikbaar aan gebruikers.
- Maak gebruikers duidelijk wat de onderlinge samenhang van informatie is.
- Bij de publicatie van een officieel besluit is het voor een gebruiker duidelijk wanneer het besluit genomen is en door wie. En waar het besluit betrekking op heeft.
- Burgers zijn beter in staat om de totstandkoming van een besluit te reconstrueren als ze alle informatie die betrekking heeft op dat proces in samenhang kunnen interpreteren.