Op een selectielijst staat een overzicht van categorieën (vaak activiteiten) met daaraan gerelateerd de bewaartermijn, de trigger en de actie. De bewaartermijn en trigger verschillen niet altijd per activiteit, sommige activiteiten kennen dezelfde regels:
- Termijn: 7 jaar; Trigger: na sluiten dossier; Actie: vernietigen
- Termijn: bewaren; Trigger: na vaststellen nieuwe versie; Actie: bewaren/overbrengen
Als de beslisregels overeenkomen dan is er, in de uitvoering, geen verschil. Voor de implementatie van de selectielijst, namelijk het toekennen van selectiebeslissingen is de eerste stap dan ook het omzetten van de selectielijst(en) in een schema van beslisregels. Zoals in de SelectTool voor gemeenten (VNG).
Met andere woorden de situatie is omgedraaid. Stel vast welke regels er zijn, en waar deze actief moeten zijn.
Om daadwerkelijk acties uit te voeren op informatieobjecten moeten deze de vorm hebben van uitvoerbare beslisregels. Anders kan een applicatie niets anders doen dan een metagegeven teruggeven en moeten alle acties handmatig door een informatiebeheerder worden uitgevoerd. Dit is voor digitale informatieobjecten niet gewenst. Een schema met machine-leesbare beslisregels is implementeerbaar. De beslisregels zijn uitvoerbaar.
Opzetten schema beslisregels
Zet het schema zo op dat er een lijst overblijft met de regels, met daarbij een vermelding van waarop deze van toepassing zijn.
| Nummer | Termijn | Trigger | Zoektermen | Actie | Informatieobject | Categorie selectielijst |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 5 jaar | creatiedatum | werkoverleg | Vernietigen | document | Selectielijst NA categorie 1.4 |
| 2 | 20 jaar | Sluiting dossier | vernietigen | Selectielijst NA categorie 2.2, 2.3, 3.1, 3.2, 5.2 |
Dit geeft een beknopt en duidelijk overzicht om de beslisregels te beheren en toe te kennen.
Hoe herken je de beslisregels?
Beslisregels bestaan meestal uit de volgende elementen:
- Bewaartermijn/ periode (de termijn kan ook een B (bewaren) zijn
- Trigger(s)
- Zoektermen om relevante informatieobjecten te herkennen.
- Acties; vernietigen/ overbrengen/ vernietig metagegevens
- Soort informatieobject
- Status
Er kan sprake zijn van meerdere triggers. Of beter gezegd een trigger met meerdere uitkomsten, afhankelijk van het resultaat. Een bekend voorbeeld is het toekennen van een vergunning. Bij toekenning is de bewaartermijn zeven jaar, maar bij afwijzing één jaar. Het verschillende resultaat leidt dus tot een andere uitkomst.
Tip: Zorg dat regels uitvoerbaar zijn! Maak ze niet te complex. Complexe regels met veel variabelen zijn meestal niet, of heel moeilijk uitvoerbaar. Ontwerp een schema van beslisregels daarom voordat de Selectielijst wordt geaccordeerd of zorg dat bij het opstellen van de selectielijst een informatiearchitect betrokken is. Zo voorkom je dat je complexe en onvolledige, onduidelijke waarderingen vastlegt.
Voorbeelden
Uitwerking uit de selectielijst van OCW, Nationaal Archief:
Het geven van toestemming tot raadpleging van beperkt openbare archieven -> V15
| Bewaartermijn | Trigger | Criteria voor herkenning | Actie |
|---|---|---|---|
| 15 jaar | onbekend | ontbreekt in de selectielijst | vernietigen |
Dit voorbeeld heeft gelijk een onduidelijkheid. je kunt een aanname doen voor de trigger, bijv. verlenen toestemming. Maar de trigger kan ook 15 jaar na creatie zijn. De creatie als trigger is eenvoudiger in een implementatie, want de creatiedatum is altijd aanwezig als metagegeven.
Uitwerking uit de selectielijst Gemeenten van de VNG:
VNG: 5. Producten en diensten – leveren- Het door het orgaan leveren van (publieke) producten of Diensten - Vernietigen 5 jaar - Stadspas, reclamesticker, bewegwijzering, kiezerspas, certificaat van (vrijstelling tot) sanitaire controle van een schip
| Bewaartermijn | Trigger | Criteria voor herkenning | Actie | Informatieobject |
|---|---|---|---|---|
| 5 jaar | Resultaat | stadspas, reclamesticker, bewegwijzering, etc. | vernietigen | zaakdossier |
#Uitwerking uit de selectielijst van OCW, Nationaal Archief:
Het opstellen, wijzigen en intrekken van het bezoekersreglement: Bewaren eindproducten; V 1 overige neerslag na vervallen/vervanging door een volgende versie.
| Bewaartermijn | Trigger | Criteria voor herkenning | Actie | Informatieobject |
|---|---|---|---|---|
| bewaren | n.v.t. (want bewaren) | Bezoekersreglement als eindproduct | - | zaakdossier |
| 1 jaar | na vervallen/ vervanging volgende versie van bezoekersreglement | overige neerslag, status | vernietigen | document |
Dit laatste voorbeeld toont hoe complex het kan zijn. Hier zie je twee triggers, afhankelijk van de soort informatie, waarbij twijfels over de uitvoerbaarheid van de regels voor de overige neerslag gegrond zijn. Hoe herken je de trigger, hoe weet je of een nieuwere versie is verschenen? Hier was het veel eenvoudiger geweest om alle informatie te bewaren. Of om voor de overige neerslag een termijn na sluiting dossier of creatie te kiezen. Daarmee voorkom je de afhankelijkheid.
Zoals uit de voorbeelden blijkt maakt het uitschrijven van regels duidelijk, welke informatie niet of onvolledig is opgenomen in een selectielijst. Soms is deze informatie wel via een andere weg beschikbaar.