Inrichten hotspotmonitor

Voordat je aan de slag kan gaan, heb je:

• De rolverdeling en organisatie besproken en vastgelegd. Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. En dus ook tot het inrichten van de hotspotmonitor op de hoofdlijnen.
• De basiskeuzes gemaakt en vastgelegd.
• De systeemanalyse uitgevoerd en opgesteld.
• De risicoanalyse uitgevoerd en opgesteld.

Hotspotcriteria moeten opgenomen zijn in de selectielijst. Deze staan al standaard vermeld in het sjabloon selectielijst. Controleer bij de actualisatie van de selectielijst of ze geformuleerd zijn, samen met andere criteria voor precedenten, bijzondere personen en bijzondere gebouwen. Deze criteria zijn niet aan te vullen of aan te passen.

De periodieke uitvoering van het proces beleg je bij een specifiek bedrijfsonderdeel. Het ligt voor de hand de regierol te beleggen bij het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer. De regisseur zorgt dat het proces doorlopen wordt. En functioneert als contactpersoon tussen de organisatie, de archiefdienst en andere (externe) partijen.

Na vaststelling van een hotspotlijst, begeleidt de regisseur ook de daaropvolgende uitvoering. 

Bepaal hoe vaak de periodieke hotspotmonitor herhaald wordt. Gangbaar is eens in de één tot drie jaar. Het is ook mogelijk om hiervan af te wijken als zich een belangrijke hotspot voordoet.

Terugblikken op een langere periode vergroot de kans dat waardevolle informatie al verloren is gegaan of niet meer eenvoudig vindbaar is. Omgekeerd heeft te snel terugkijken het nadeel dat de waan van de dag heerst. En dat elk incident tot hotspot wordt bestempeld.

Een expertpanel van inhoudelijke experts bepaalt periodiek welke hotspots er zijn of zijn geweest. 

De regisseur betrekt functionarissen bij het expertpanel die goed op de hoogte zijn van wat er leeft binnen de organisatie. En die een goed overzicht hebben van het hele werkterrein van de organisatie. Dat zijn bijvoorbeeld medewerkers van communicatie-, staf- en bestuursdiensten. 

In het expertpanel zit daarnaast iemand die op de hoogte is van het informatiebeheer en de informatiehuishouding van de organisatie.

Andere, mogelijke leden van het expertpanel zijn de externe deskundige, een functionaris gegevensbescherming of een (eigen) historicus.

Teken het proces uit. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een stroomschema. 

Bepaal hoe het signaleren van hotspots in zijn werk gaat. De deelnemers van het expertpanel kunnen bijvoorbeeld op voorhand een bijdrage leveren aan een longlist van hotspots. Vervolgens beoordeelt het expertpanel in een bijeenkomst welke zaken wel en welke niet als hotspot worden beschouwd. En dus wel of niet op de shortlist - lees: de hotspotlijst - komen.

Bepaal ook op welk moment in het proces de regisseur advies vraagt aan de archiefdienst. Dit moment is bij voorkeur nadat de longlist is opgesteld. Dan kan de archiefdienst namens de archivaris advies inbrengen. Niet om zelf hotspots te signaleren. Maar om de toepassing van de criteria en de verantwoording te toetsen.

Bepaal vervolgens hoe de besluitvorming plaatsvindt. Hét gremium voor de vaststelling van een hotspotlijst is een bestaand of nog in te richten strategisch informatieoverleg (SIO). Voor de inrichting van een SIO kunnen decentrale overheden gebruik maken van een handreiking die is opgesteld door de VNG, IPO en de UvW. Rijksorganisaties spreken dit af met het Nationaal Archief. Heeft de organisatie nog geen strategisch informatieoverleg, stel dan een alternatieve besluitvormingsroute voor waarbij de inbreng van de archiefdienst geborgd is.

Beschrijf tot slot waar de hotspotlijst gepubliceerd wordt. Die publicatie maakt ook voor de burger duidelijk op basis van welke hotspots relevante informatieobjecten blijvend bewaard kunnen worden. De hotspotlijsten van rijksorganisaties worden gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief. Decentrale overheidsorganisaties beslissen zelf waar zij hun hotspotlijsten publiceren. Hun gezamenlijke selectielijsten bieden daarvoor de ruimte.

Fictief voorbeeld

De NOFZ heeft de intentie is om jaarlijks in het eerste kwartaal van dat jaar de hotspotmonitor toe te passen. 

Een adviseur van de afdeling Informatievoorziening is de regisseur van het proces. Daarnaast zetelen in het expert team één senior medewerker van elke afdeling die betrokken is bij het primair proces, één senior juridisch adviseur en één lid van de directie.

De leden van het expertteam geven elk jaar in januari mogelijke hotspots door aan de regisseur die deze bundelt in een longlist. Tijdens een daaropvolgend overleg in februari bespreekt het expertteam de longlist en beslist of zaken al dan niet als hotspot aangemerkt worden. Tegelijkertijd bekijkt het expertteam voor eerder vastgestelde hotspots of de einddata bepaald kunnen worden. De archivaris neemt deel aan dit overleg als adviseur.

De regisseur neemt de vastgestelde hotspots op in de hotspotlijst. En verduidelijkt voor elke hotspot de start- en eventuele einddatum, de relevante hotspotcriteria, een korte beschrijving en de rol van de organisatie. Deze versie legt de regisseur voor advies voor aan de archivaris. En vervolgens ter vaststelling aan het strategisch informatieoverleg (SIO). De vastgestelde hotspotlijst wordt tot slot gepubliceerd op de website van de archiefdienst en de eigen organisatie.

Na vaststelling stelt de organisatie de voor een hotspot relevante informatie veilig en, indien dit niet al het geval is, merkt de informatie aan voor blijvende bewaring.