Opstellen systeemanalyse

Voordat je aan de slag kan gaan, heb je:

• De rolverdeling en organisatie besproken en vastgesteld. Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. En dus ook tot het uitvoeren van een gezamenlijke systeemanalyse.
• De basiskeuzes gemaakt en vastgelegd.

Bewaarcriteria die aansluiten op de selectiedoelstelling zijn nodig bij het uitvoeren van de systeemanalyse. Deze staan al standaard vermeld in het sjabloon selectielijst. Controleer bij de actualisatie van een selectielijst of ze geformuleerd zijn. Deze criteria zijn niet aan te vullen of aan te passen.

Schrijf een kort stuk tekst over het ontstaan en de algemene ontwikkeling van de organisatie. Gebruik hierbij algemene informatie van bijvoorbeeld de website van de organisatie of jaarverslagen. 

Vermeld in de tekst ook de (vroegere) wet- en regelgeving over de taken van de organisatie. Eventueel als een afzonderlijke opsomming. 

Fictief voorbeeld

De geschiedenis van Nederlandse Organisatie voor Fictieve Zaken (NOFZ) klimt op tot het midden van de jaren 1990, toen door diverse maatschappelijke ontwikkelingen het onderscheid tussen feit en fictie steeds moeilijker te maken werd.

Met de Wet op denkbeeldige zaken (WODZ) van 24 maart 1995 (Staatscourant 1995/9795) wordt de Nederlandse Organisatie voor Denkbeeldige Zaken (NODZ) ingesteld. Deze gaat op 1 januari 1996 van start, conform het Besluit van 13 december 1995 (Staatscourant 1995/31055). De Wet Fictieve Zaken (WFZ) van 5 mei 2007 (Staatscourant 2007/14356) zal met ingang van 1 juli 2007 het takenpakket van de organisatie uitbreiden en de huidige benaming invoeren. 

De werkwijze van de organisatie is vastgelegd in een bestuursreglement: de verschillende versies dateren achtereenvolgens van 28 december 1995 (Staatscourant 1995/32803), 2 april 2005 (Staatscourant 2005/8482) en 8 juni 2007 (Staatscourant 2007/16857).

Verduidelijk via de beschrijving van de missie het bestaansrecht van de organisatie. En via de beschrijving van de doelstelling hoe de organisatie deze missie wil realiseren. Gebruik hierbij algemene informatie van bijvoorbeeld de website van de organisatie of jaarverslagen.

Neem bij de beschrijving van de taken die taken zelf als uitgangspunt, niet de organisatieonderdelen. Met andere woorden: som de taken van de organisatie op en licht deze kort toe.

Bij omvangrijke organisaties omschrijf je de taken op het allerhoogste niveau per organisatieonderdeel. 

Je beschrijft ook eventuele wijzigingen in het takenpakket. Het gaat om zowel afgestoten als op een later tijdstip verworven taken. 

Fictief voorbeeld

Bij de start van de Nederlandse Organisatie voor Denkbeeldige Zaken (NODZ) luidt de missie: ‘De NODZ levert een bijdrage aan de herkenning, erkenning en bestrijding van schadelijke denkbeeldige zaken in Nederland’.

Door de invoering van de Wet aangaande Fictieve Zaken en de daaraan gekoppelde naamswijziging is die missie veranderd. Die luidt voortaan: ‘De Nederlandse Organisatie voor Fictieve Zaken (NOFZ) stimuleert de kwaliteit en diversiteit van de waarheidsbevinding in Nederland alsmede de contradictie van aangetroffen fictieve zaken.’

Zowel de NODZ als de NOFZ hebben tot doel om de negatieve impact van imaginaire zaken op de Nederlandse maatschappij tot een minimum te beperken.

De kerntaken van de organisatie bij de oprichting in 1996 zijn:

• Het uitoefenen van toezicht.
• Het stimuleren van onderzoek naar denkbeeldige zaken.
• Het verstrekken van voorlichting.

Het takenpakket werd bij de omvorming van de NODZ tot de NOFZ uitgebreid met:

• Het opstellen van Nederlandse normen en standaarden.
• Het verlenen van subsidies.

Geef een overzicht van de onderdelen waaruit de organisatie is opgebouwd. Voor een ministerie bijvoorbeeld een overzicht van de afzonderlijke stafdiensten, directoraten-generaal, agentschappen, adviesraden, inspecties, enz. Voeg eventueel (een) organigram(men) toe.

Beschik je niet over een overzicht? Raadpleeg dan reglementen of statuten waarin beschreven staat hoe de organisatie de werkzaamheden heeft ingericht.

Zijn er binnen de te beschrijven periode reorganisaties geweest? Beschrijf dan achtereenvolgens oude en nieuwe organisatievormen. Het actorenregister van het Nationaal Archief kan een hulpmiddel zijn voor het achterhalen van oude organisatiestructuren. 

Fictief voorbeeld

De organisatiestructuur van zowel de Nederlandse Organisatie voor Denkbeeldige Zaken (NODZ) als de Nederlandse Organisatie voor Fictieve Zaken (NOFZ) is steeds omschreven en verankerd in de bestuursreglementen. 

NODZ (1 januari 1996 – 1 april 2005)
Bij de oprichting van de NODZ worden een bestuur en een raad van toezicht ingesteld. Bestuursleden worden voor onbepaalde tijd benoemd door de minister. De leden van de raad van toezicht worden op voordracht van het bestuur benoemd door de Nederlandse Raad der Benoemingszaken.

De kerntaken worden uitgevoerd door drie teams:

• Team Preventie en Voorlichting.
• Team Onderzoek.
• Team Herkenning en Erkenning.

Daarnaast waren zes teams gericht voor de PIOFACH-taken van de organisatie:

• Team Personeel en Organisatie.
• Team Financiën.
• Team Informatie en Techniek.
• Team Communicatie.
• Team Huisvesting en Facilitair.
• Team Juridische Ondersteuning.

NODZ (2 april 2005 – 30 juni 2007)
Een reorganisatie in 2005 leidt tot:

• de instelling van de stafdienst Overige Fabels. Deze stafafdeling krijgt de opdracht om onderzoek te doen naar andere fictieve zaken dan denkbeeldige zaken. Dit was in reactie op het stijgend aantal gevallen waarbij burgers aangeven dat zij buiten de jurisdictie van de NODZ vallen omdat geen sprake is van een denkbeeldige zaak, maar van een suggestieve waarheid.
• de opdeling van het team Preventie en Voorlichting in twee afzonderlijke teams, één voor preventie en één voor voorlichting.

NOFZ (1 juli 2007 – heden)
Met de organisatietransitie van de NODZ naar de NOFZ is de gehele organisatie anders ingedeeld. De organisatie wordt nu geleid door een Directie, waarvan de leden benoemd worden door de minister.

De organisatie is verder opgedeeld in twee directies: één voor uitvoering en één voor bedrijfsvoering. 

De afdelingen binnen de Directie Uitvoering (DU) zijn de volgende:

• Afdeling Subsidies (Sub).
• Afdeling Kwaliteit en Classificatie (KC).
• Afdeling Onderzoek en Waarheidsvinding (OW).
• Afdeling Diversiteit en Denkbeelden (DD).
• Afdeling Weerleggen en Voorlichten (WV).
• Afdeling Toezicht (Tz).

De afdelingen binnen de Directie Bedrijfsvoering (DB) zijn de volgende:

• Afdeling HR en Organisatie (HR&O).
• Afdeling Finance en Accounting (FA).
• Afdeling Informatievoorziening (IV).
• Afdeling IT en Beheer (ITB).
• Afdeling Communicatie (Com).
• Afdeling Facilitair en Huisvesting (FH).

De Stafafdeling Juridische Zaken staat direct onder de Directie.

Besluitvormende overlegstructuren zijn de belangrijkste besluitvormingsorganen en -routes rond de kerntaken/doelen én de inrichting van de organisatie. Denk daarbij aan structurele overleggen op hoog niveau, maar ook aan cruciale besluitvorming die langs andere wegen verloopt, bijvoorbeeld via ambtelijke voorportalen.

Bij grote organisaties met besluitvorming op verschillende niveaus beschrijf je deze per organisatieonderdeel. De focus ligt daarbij op besluitvormende gremia waar de meeste informatie samenkomt. 

De overdrachtsdossiers voor nieuwe bewindslieden of bestuurders zijn belangrijke bronnen die inzicht geven in overlegstructuren en besluitvormingsorganen en -routes. Daarnaast kan je proceseigenaren vragen waar de werkelijke beslissingen worden genomen en welke informatie in die besluitvormingsprocessen bij elkaar komt.

Fictief voorbeeld

Binnen de Nederlandse Organisatie voor Denkbeeldige Zaken (NODZ) neemt het bestuur de strategische besluiten. De Raad van Toezicht verifieert deze besluiten. 

Andere belangrijke, interne overlegstructuren zijn:

• Het management overleg uitvoering (MOU) - bespreekt voorstellen vanuit de teams Preventie en Voorlichting, Onderzoek en Herkenning en Erkenning en bereidt besluitvorming door het bestuur voor.

Binnen de Nederlandse Organisatie voor Fictieve Zaken (NOFZ) staan de strategische besluiten in het directieoverleg (DO).

Andere belangrijke overlegstructuren zijn:

• Combinatieoverleg onderzoek en diversiteit - beslist over onderzoeksagenda en -thema’s.
• Toetsingsoverleg subsidie en accounting – beslist over subsidiëring van onderzoeksprojecten alsmede controle op de besteding van de subsidiegelden.

Daarnaast zijn er de volgende organisatie-overstijgende overleggen waaraan de NOFZ deelneemt:

• Nederlandse-Vlaamse Echtheidscommissie met het Vlaams agentschap voor de waarheid (VAW). Deze wijst subsidies toe aan gemeenschappelijke projecten rond waarheidsonderzoek en waarheidsdiversiteit. Daarnaast worden de onderling verdeelde projecten besproken.

Beschrijf in grote lijnen de relatie van je organisatie met andere organisaties of actoren in de samenleving. En de positie van de eigen organisatie in deze samenwerking. 

Indien bijvoorbeeld een andere organisatie toezicht uitoefent op je organisatie, benoem dan deze relatie. Beschrijf ook financieringsrelaties, (typen) samenwerkingsconvenanten, verantwoordingsrelaties tegenover ministeries of burgers of specifieke rollen in een keten. 

NB: Het kan zijn dat de uitvoering van deze stap de reikwijdte van de selectielijst beïnvloedt. Bijvoorbeeld omdat blijkt dat taken voor een andere organisatie in mandaat uitgevoerd worden. Pas in overleg met het Nationaal Archief zo nodig de eerder bepaalde reikwijdte van de lijst aan.

Fictief voorbeeld

Zowel de NODZ als de NOFZ leggen verantwoording af aan het ministerie van Buitengewone Vraagstukken. De controle op de verstrekking van subsidies door de NOFZ wordt sinds 2007 uitgevoerd door de Nederlandse Raad van Subsidie.

In enkele Europese landen zijn inmiddels vergelijkbare instellingen opgericht. Ieder kwartaal vindt met de Fédération française á la recherche de la Vérité (FFRV), het Vlaams agentschap voor de waarheid (VAW) en de Stiftung Deutsche Wahrheitwissenschaft (SDW) het Face Facts Forum (3F) plaats om ontwikkelingen te bespreken en gezamenlijke projecten te coördineren. Deze organisaties bespreken ook de ontwikkeling van mogelijke Europese normen en standaarden.

Beschrijf in grote lijnen de processen die als cruciaal worden beschouwd. Dit zijn de processen die een goed beeld geven van nieuwe initiatieven, koerswijzigingen en belangrijke ontwikkelingen in de samenleving. Voorbeelden zijn beleid(wijzigingen), wetgeving en uitvoering van taken op bepaalde terreinen. 

Fictief voorbeeld

De cruciale processen van de NOFZ en diens voorganger zijn:

• Het adviseren van de minister van Buitengewone Vraagstukken.
• Het uitoefenen van toezicht op het gebruik van fictief en waar-geachte denkbeelden en theorieën en auteurs van waar-geachte publicaties.
• Het stimuleren van onderzoek. De organisatie publiceert onderzoeksrapporten die het zelf heeft uitgevoerd of door derden heeft laten uitvoeren.
• Het verstrekken van voorlichting aan de Nederlandse bevolking. Dit omvat het beantwoorden van specifieke vragen. En actieve communicatie via de website, nieuwsbrieven en sociale media.

Met een registratie bedoelen we dat gegevens systematisch en met het oog op hergebruik vastgelegd zijn in bijvoorbeeld een database of steekkaartsysteem. Dit kunnen gegevens over personen, objecten, uitspraken of andere gegevens zijn. De bekendste voorbeelden zijn de basisregistraties. Maar een organisatie kan daarnaast ook eigen registraties beheren.

Beschrijf de systematische registraties die je organisatie bezit of gebruikt. Bezit of gebruikt je organisatie geen systematische registraties, geef dit dan ook aan. 

Fictief voorbeeld

De NODZ en NOFZ beheren sinds 1996 twee registers over het toezicht:

• Forseti is een register van fictief en waar-geachte denkbeelden en theorieën.
• Ogma is een register van auteurs van waar-geachte artikelen.