Duurzame toegankelijkheid van gegevens biedt overheidsorganisaties voordelen en beperkt risico’s. Hieronder staat een lijst met risico’s en kansen van duurzame toegankelijkheid. Deze kunnen worden gebruikt als voorbeeld. Daarnaast kun je ze vertalen naar de eigen organisatie. Met als doel om beslissers in de organisatie te overtuigen van de meerwaarde van duurzame toegankelijkheid. NB: De lijst is niet volledig.
| Risico’s niet duurzaam toegankelijke gegevens | Gevolgen |
|---|---|
| Gegevens zijn moeilijk te vinden (vindbaar). | Een Woo-verzoek kost extra tijd en inspanning wanneer gegevens niet of moeilijk vindbaar zijn. Het op tijd behandelen van een Woo-verzoek is daarmee in het geding. Dit kan leidden tot imagoschade en kan ook leiden tot een last onder dwangsom. |
| Gegevens zijn niet interpreteerbaar. | Het is onduidelijk welke gegevens zijn gebruikt als basis om besluiten te kunnen nemen. De betrouwbaarheid van besluiten van de organisatie zijn daarmee in het geding. Hoe kun je dan verantwoorden dat besluitvorming volgens de geldende wet- en regelgeving en kaders heeft plaatsgevonden? |
| Gegevens worden niet tijdig vernietigd; de wettelijke bewaartermijn uit de vastgestelde selectielijst wordt overschreden. | Het niet (tijdig) vernietigen van (persoons) gegevens heeft een aantal gevolgen: De rechtszekerheid wordt niet geborgd. Denk hierbij niet alleen aan de Archiefwet, maar ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Bijvoorbeeld Als er geen tijdige vernietiging van (bijzondere) persoonsgegevens plaatsvindt, kan dit vervelende gevolgen hebben voor burgers en overheidsorganisaties in geval van een datalek. Taakuitoefening; het gebruiken van gegevens die al vernietigd hadden moeten zijn, kan ertoe leiden dat het maken van beleid op verkeerde veronderstellingen is gestoeld. |
| Gegevens worden niet binnen de juiste context vernietigd. | Als gegevens in meerdere contexten worden gebruikt, kunnen verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn. Ongecontroleerde vernietiging in één context kan leiden tot vroegtijdig gegevensverlies in een ander. |
| Kansen duurzaam toegankelijke gegevens | Gevolgen |
|---|---|
Gegevens zijn beschikbaar voor hergebruik. | De publieke dienstverlening wordt bevorderd doordat onderzoekers gebruik kunnen maken van onderzoeksgegevens, en bedrijven het economisch potentieel kunnen benutten van gegevenssets. Gegevens zijn daarmee van publieke (meer)waarde. |
| Gegevens zijn door metagegevensbeheer interpreteerbaar. | Dit stelt burgers in staat om de totstandkoming van een besluit te reconstrueren. Ook overheidsorganisaties kunnen de totstandkoming van een besluit of het beleid beter verantwoorden. |
| Informatiesystemen zijn ingericht met dataminimalisatie als uitgangspunt. | Door vooraf na te denken over welke (persoons) gegevens nodig zijn om als overheidsorganisatie effectieve en efficiënte dienstverlening te verlenen, voorkom je het onnodig beheren van (persoons)gegevens. En loop je minder risico dat je mogelijk gevoelige gegevens onbedoeld ter beschikking stelt. |
| Gegevens zijn op tijd vernietigd, conform de wettelijke bewaartermijnen uit de selectielijst. | Gegevens worden niet langer dan nodig beheerd. Dit leidt tot minder kosten voor de opslag van gegevens. Vernietiging is beter voor het klimaat. Door minder opslag is er namelijk minder CO2-uitstoot. |
| Wanneer gegevens betrouwbaar zijn levert dit een wezenlijke bijdrage aan de kwaliteit van deze gegevens. | Door hoge gegevenskwaliteit kun je als overheidsorganisatie zorgvuldig handelen. En verantwoording afleggen over dat handelen. Bijvoorbeeld wanneer je als overheidsorganisatie verantwoording aflegt over uitgevoerde audits op de betrouwbaarheid van gegevens. En kunt aantonen dat de gegevens zijn wat ze beweren te zijn. Dat er bijvoorbeeld niets onbedoeld of onrechtmatig is gewijzigd of verwijderd. En kunt laten zien hoe je dit hebt georganiseerd. |