Procesbeschrijving
Het DUTO-proces vernietigen hangt samen met andere DUTO-processen. Vernietigen volgt na registratie; informatie moet geregistreerd zijn om vernietigd te kunnen worden. Het kan ook volgen op migratie, wanneer achtergebleven informatie na een succesvolle migratie kan worden vernietigd. De wet vereist het vernietigen van overheidsinformatie wanneer een bewaartermijn verstrijkt of wanneer er sprake is van formele vervanging.
Een goede inrichting (zowel organisatorisch als functioneel) van het vernietigingsproces is noodzakelijk voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Een goede inrichting maakt het eenvoudiger om tijdig te vernietigen. En draagt daarmee bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving. Denk hierbij niet alleen aan de Archiefwet, maar ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Rechtszekerheid wordt ook geborgd bij tijdige vernietiging van informatieobjecten die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten. Verder maakt een opgeruimde informatiehuishouding, waarin tijdig wordt vernietigd, het makkelijker om relevante informatie snel te vinden en te gebruiken. Dit draagt bij aan het efficiënt en effectief uitvoeren van taken. Een laatste voorbeeld van een positieve bijdrage is het door vernietiging verminderde effect van opslag en transmissie van gegevens op het klimaat.
Het is mogelijk dat onderdelen van informatieobjecten (onderliggende bestanden of gegevensobjecten) door meerdere informatieobjecten worden gebruikt, ieder met een eigen bewaartermijn. Wanneer informatieobjecten vernietigd moeten worden, kan het zijn dat de gerelateerde onderliggende bestanden of gegevensobjecten langer of permanent bewaard moeten worden. Net zo lang als de langste bewaartermijn van het informatieobject waar zij aan gerelateerd zijn.
Hoewel metagegevens onlosmakelijk aan informatieobjecten verbonden zijn, kan het nodig zijn om bepaalde metagegevens te behouden. Terwijl het informatieobject zelf vernietigd wordt. Bijvoorbeeld om de vernietiging vast te leggen, of voor het maken van een zogeheten ‘tombstone’. Dat is een ‘grafschrift’ waarin de vernietiging vermeld staat. En wordt weergegeven wanneer iemand een link naar het betreffende informatieobject gebruikt. Of en welke metagegevens behouden blijven, bepaal je bij het opstellen van een vernietigingsprotocol. Het hebben van een vernietigingsprotocol is een specifieke randvoorwaarde.
De inrichting van het DUTO-proces vernietigen en de samenhang van dit proces met andere DUTO-processen geven we weer in de onderstaande plaat.
Deze afbeelding is een visualisatie van de onderlinge relaties tussen de verschillende DUTO-processen en het DUTO-proces vernietigen.
- De rechterkant van de plaat toont dat één of meer applicaties voldoen aan de DUTO-modeleisen. Deze applicatie(s) hebben toegang tot overheidsinformatie om deze te kunnen vernietigen. Deze informatie bestaat uit informatieobjecten en de daaraan verbonden metagegevens.
- Binnen de applicatie zijn functies (metagegevensbeheer, toegangsbeheer, validatie, verantwoording, vernietiging en zoeken) ingericht ter ondersteuning van het DUTO-proces vernietigen. De invulling van de functies staat in het generieke deel.
- Om duurzaam toegankelijk te vernietigen voldoet de organisatie aan generieke randvoorwaarden. De afbeelding toont in het bijzonder de voorwaarde “er is een vastgestelde selectielijst”, en de invloed die hotspots daar op kunnen hebben. De afbeelding toont ook twee specifieke randvoorwaarden, namelijk er “er is een procedure en protocol voor vernietiging” en “er is beleid voor omgang met back-ups”.
- Het DUTO-proces vernietigen houdt verband met de DUTO-processen bewaren, registreren en migreren. In module 3 werkt de plaat ‘DUTO-processen in hun onderlinge samenhang’ deze relaties verder uit.
- Wanneer vernietigen voortkomt uit de DUTO-processen registreren of bewaren, dan is de trigger het verstrijken van de bewaartermijn. Daarvoor wordt een lijst te vernietigen overheidsinformatie en een verklaring van vernietiging opgesteld. Wanneer het vernietigen voortkomt uit het DUTO-proces migreren, dan is de trigger dat informatie achterblijft na migratie. Dit wordt verwerkt in een verklaring van overbrenging/migratie.
Voor de architectuurplaten is een legenda gemaakt. De platen zijn ook in .xml-formaat of als .png te downloaden.