Hoe verhoudt deze module zich tot het DUTO-raamwerk?
In de module De waarde van de duurzame toegankelijkheid van het DUTO-raamwerk lichten we het belang van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (DUTO) toe. De perspectieven daarin gelden voor overheidsinformatie. En dus ook voor gegevens. De module Meerwaarde van toegankelijke gegevens beschrijft hoe duurzame toegankelijkheid van gegevens ervoor zorgt dat je meer met je gegevens kunt doen.
Waarom duurzaam toegankelijke gegevens?
Gegevens zijn essentieel voor het goed functioneren van de overheid. Gegevens zijn de bouwstenen die de informatie (betekenisvolle gegevens) vormen voor de sturing en uitvoering van overheidsorganisaties [GEMMA]. Om de gegevens op die manier te gebruiken, moeten die gegevens onder andere duurzaam toegankelijk zijn. Want hoe kunnen gegevens bouwstenen zijn voor de sturing en uitvoering als ze onvindbaar, niet beschikbaar, onleesbaar, onbetrouwbaar, niet te interpreteren en niet toekomstbestendig zijn? Daarin zit de meerwaarde van de duurzame toegankelijkheid van gegevens.
Duurzaam toegankelijke gegevens zijn van belang om organisatiedoelen en -ambities te behalen. Het belang van duurzame toegankelijkheid bekijken we vanuit drie invalshoeken:
- Publieke waarde: wat we als samenleving waardevol vinden en hoe de overheid daaraan bijdraagt. Bijvoorbeeld vanuit de interbestuurlijke datastrategie (IBDS) wordt gesproken over hoe datagebruik kan ondersteunen bij het oplossen van maatschappelijke opgaven.
- Organisatie: hoe de overheid effectief en efficiënt kan handelen. Vanuit de optiek van datagedreven werken kun je de effectiviteit van werkprocessen binnen je organisatie ondersteunen.
- Legitimiteit: dat het handelen van de overheid voldoet aan wet- en regelgeving. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het voldoen aan de privacywet- en regelgeving (AVG) of aan het kunnen reconstrueren van besluiten van de overheid.
Module 1 van het DUTO-raamwerk beantwoordt de vraag waarom het belangrijk en waardevol is om overheidsinformatie (o.a. gegevens) duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De drie perspectieven worden in die module als volgt weergegeven:
De plaat toont drie vierkanten in de vorm van een driehoek met in het midden een rondje. Tussen alle driehoeken en het rondje lopen lijnen.
In het rondje in het midden staat Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie.
De bovenste vierkant staat voor de Open Overheid met als kernwaarde Publieke Waarde. In het vierkant staat de opsomming: Goede dienstverlening ervaren, Onderzoek doe, Behouden van erfgoed, Participeren in besluitvorming en Hergebruiken data ten behoeve van economie en maatschappij.
De vierkant rechtsonder staat voor de presterende overheid met als kernwaarde Organisatie. In het vierkant staat de opsomming: Taken efficiënt en effectief uitvoeren, Benutten van kansen en beheersen van risico’s, Bevorderen van ketensamenwerking en Verminderen effect van dataopslag op klimaatverandering.
De vierkant linksonder staat voor de betrouwbare overheid met als kernwaarde Legitimiteit. In het vierkant staat de opsomming: Rechtszekerheid bieden, Controleren van het handelen van de overheid en Voldoen aan wet- en regelgeving.
Vanuit het rondje in het midden lopen lijnen naar de vierkanten. Hier staat de volgende tekst op: Van midden naar Publieke waarde, Open en transparant. Van midden naar Organisatie, efficiënt en effectief. En van midden naar Legitimiteit, Veilig verantwoord en herleidbaar.
De vierkanten zijn ook verbonden. Vanuit Publieke waarde loopt een lijn naar Legitimiteit met de tekst Vertrouwen. Vanuit Publieke Waarde loopt een lijn naar Organisatie met de tekst Diensten en producten. En van Organisatie naar Legitimiteit loopt de lijn met de tekst Rechtmatig.
De NORA definieert gegevensmanagement als volgt: ‘het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren.’ De nadruk ligt op de kwaliteit en het beschikbaar stellen van gegevens. Vanuit duurzame toegankelijkheid (DUTO) worden ook eisen aan gegevens gesteld. Dat de gegevens beschikbaar, vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig zijn. Gegevensmanagement gaat dus ook over de duurzame toegankelijkheid van gegevens.
Duurzame toegankelijkheid moet daarom een plaats krijgen binnen gegevensmanagement. Dat is nog niet altijd vanzelfsprekend. Anders dan informatiebeveiliging en privacy, waar in de praktijk wel vaak rekening mee wordt gehouden. Duurzame toegankelijkheid binnen gegevensmanagement vraagt om expertise. Deze expertise kan binnen je organisatie ondergebracht worden of zijn als:
- Informatiehuishouding;
- Informatiebeheer;
- Informatiemanagement;
- Recordmanagement.
In onderstaand voorbeeld gebruiken we de term Informatiebeheer.
Toepassing bij gemeente Rotterdam
Het werkt als volgt. Informatiebeheer stelt een advies op over duurzame toegankelijkheid van gegevens. Dat advies wordt gebruikt voor gegevensleveringsovereenkomsten. In deze overeenkomsten staan afspraken tussen de afnemer, bijvoorbeeld een team binnen de gemeente, en de leverancier van gegevens. In deze overeenkomst wordt onder andere vastgelegd wat de bewaartermijnen van de gegevens zijn. De termijnen worden door informatiebeheer geleverd. Dit maakt inzichtelijk hoe lang welke gegevens door wie worden gebruikt. En wanneer welke gegevens moeten worden vernietigd; in lijn met het gedachtegoed van duurzame toegankelijkheid van gegevens en de uitvoering van de selectielijst.
Gemeente Rotterdam heeft over bovenstaande een presentatie gegeven op een KIA-evenement. In het verslag staat meer informatie en de presentatie.